公司会议规范[标准版] 会议服务规范

会议管理规范

为了规范本公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，保证各项工作顺利展开及落实，特制定以下规范：

第一条 ：会议管理权责及适用范围

1．1、适用范围：本会议规范适用与公司全体员工

1．2、管理权责：总经办（人事部）负责公司会议统筹协调及本制度的执行监督管理。

会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

第二条 ：会议分类及组织 1

会议名称 例会

主题特点

固定时间、固定回报程序

类别 公司例会

主持人

参加人

主办中心/部门 部门负责人/公司

高层领导

2 3 4

动员会 研讨会 鉴定/评审会

发言固定、没有讨论程序 对课题或者问题切磋、探讨 对工作的进展、前景分析

临时会议 临时会议 不定期

主办中心/部门 会议发起人拟定 中心/部门 董事长/高层主管

会议发起人拟定 会议发起人拟定

5 专题会 为某一专题而开，必须有结果 临时会议 会议发起人拟定

会议发起人拟定

6 7

评比会 总结会

一般在年底或某一重大活动 公司例会 人力资源部 常务总裁

会议发起人拟定 会议发起人拟定

总结前一段时间工作，研究成果，公司例会 提出下一步工作计划

8 汇报会 下级向上级有关领导汇报工作 定期会议 各部门负责人 会议发起来人拟定

9 调度会 任务安排，人员派遣，设备 各中心/各部门固定汇报程序

临时会议 部门会议

常务总裁 常务副总

会议发起人拟定 各部门负责人

10 部门例会

第三条：会议管理 3.1会议的提拟与审批

3．1．1 公司例会无需提拟和审批。

3．1．2 公司临时行政会议、公司年度例会由集团常务总经理直接拟定或由议题涉及业务主管部门负责

提拟，集团总经理批准。

3．1．3 部门会议由各部门自行安排，但是会议时间和参与人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会

议属于非例会性质且需另行核给专项费用，须由本中心拟定方案承报常务总裁批准后执行。

3．2 会议计划于统筹

3．1．1 每个月28号前，总经理办公室与各部门协调确定下月计划召开的临时形成会议，报集团总经理

审批后，于月底前发放到各部门负责人。

3．1．2 凡总经办已列计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需重新安排零时行政会议时，会议召集部

门应提前两天完成报批手续，并请总经理办公室调整计划， 未经总经理办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

3．1．3 会议安排的原则：小会服从大会，局部服从总体，各会议的优先顺序为：公司例行会议、公司

临时行政会议、部门会议，因处置突发事件的会议不受此限。

3．3会议准备

1．已列入月度会议计划的会议，月中无调整的，不需要另行通知，由中心部门按计划通知与会人员。 2．属于下列情况之一者，按“谁发起，谁通知”的原则进行会议通知，

（1）未列入月度会议计划二临时召开的会议；

(2)虽列入月度会议计划，但是需要对会议议题，准备会议资料的会务安排。 （3）其他起拟人认为需要另行通知的情况。

3、会议通知的期一般提前一天以上，通知对象为与会人员、会务服务提供部门。 3．4 会议通知

会议通知一般为电话通知，但是需要对会议议题、徐璈准备的会议资料，会务安排特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知：涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门，需要将详细的会议计划通知相关部门。 3．5会议安排

1．会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议题、提案、汇报材料，计划草案、决议草案，与会人

应该提交的资料等）准备组织工作；

2.会议服务提供部门应提前做好准备工作，如落实会场、布置会场、备好座位

会议器材、茶水等会议需要的设备、和用品。

3．公司综管部召开的公司级会议服务统一由总经理办公室负责。

4、部门在总部召开的会议需用到公共会场的，应向会务管理部门提出申请，由会议管理部门统筹安排。 第四条： 会议主持

1．主持人应不迟于会前五分钟到达会场，检查会务落实情况，安排好会前准备。

2．主持人一般应与会议开始后，将会议议题，议程、需解决问题及达成目标、注意问题，进行必要说明。 3、属讨论、决策议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对集体会议决定的是想进行归纳和复述，对未决议的是想应加以归纳与引导会议就其后续安排统一意见。

4、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序，实施人达成标准和时间等会后跟进安排向与会人员明确。 5、公司每周例会站定由各部门主持，遇到特殊情况由管理层领导主持，其他临时会议由具体负责人主持。 第五条： 会议记录

1、 主持人为会议考勤核准人，考勤记录应由会议记录人员负责。 2、 公司会议应以专用的记录本进行会议记录

3、 各部门应常设一名记录员（一般为本部门内务文员，名单报总经办备案）。

4、 会议记录遵循“谁组织，谁记录”的原则，主持人科根据本原则及考虑会议议题涉及的业务需要，临

时指定记录员。

5、 集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作，公司会议记录汇

总目前定于由人事部门负责人负责，每次会议后一个工作日内做好会议总结汇总上交常务副总查阅。 6、 会议记录人员，根据需要整理会议纪要，采用实录风格，确保记录的原始性，对已决议的是想，要注

明：“议决”字样，会议原始记录应于会议当日，呈报会议主持人审核签字，并做好会议记录的日常归档、保管工作。 第六条： 会议纪律

1、 会议上与会人员应当关闭手机，如果有业务处理这可调为震动。 2、 不得在会议上私下接头交耳，议论私事，或者做小动作。 3、 召开会议，与会人员应该提前10分钟到会议室。 第七条：违纪处理

1． 迟到5分钟以内给予口头批评处理。 2． 迟到十分钟以上，扣除一天工资。

3． 无特殊情况未参加会议者，扣除3天工资，并写个人反省报告上交人事部备案。 4． 会议上未关闭通讯工具，无故中途退场或违反会场纪律的，每人每次罚款20元。

5． 会议记录负责人未在规定时间内总结好会议记录的，每次罚款20元。 6． 具体负责人未及时完成会议上的安排工作，每次罚款50元。