[加强声像档案管理之我见] 加强英语词汇教学之我见
摘要 声像档案是随着社会发展产生的一种新的档案形式，由于重视不高，存在着一系列的管理问题，作者结合多年的档案管理经验，就如何更好地做好这一项基础工作，提出了一些建议和办法。
关键词 声像 档案 管理
随着社会发展及办公条件的改善，在机关工作和开展的各类活动中形成了大量的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的有保存价值的一些历史记录，即声像档案。对于这些有价值的声像档案的保存，好多单位普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。
大家都知道，档案管理工作是一项基础工作，也是一项重要工作，如何更好地保护好、利用好这些生动形象的特殊载体档案，就成了我们刻不容缓的一项重要工作。
一、声像档案管理存在的一些问题
1．管理制度不健全
一是设备的管理混乱。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位都购买了大量的声像设备，但声像设备的管理却是一乱糟。好多单位没有制定出相应的管理制度和使用要求。致使有的设备闲置，没有人会用，难以发挥作用，有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用。有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。二是档案管理制度的混乱。有些机关，企事业单位虽然有专人管理设备，但没有制定相应的声像档案管理制度。有些人认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；还有些人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为，这些错误的认识致使声像档案没有集中统一管理。
2．档案意识薄弱，没能及时完整归档
一是表现在绝大多数单位虽配有专门的声像摄录设备，但没有配置专门的摄录人员，在单位一些重大活动中，有些声像资料的摄录属个人自发的行为，或者虽然当时安排了单位的兼职人员从事摄录工作，但由于当时没有及时收集归档，时间长了，人员换了，个人往往以属于自己个人的著作权为由，不愿移交单位归档保存，从而导致声像资料权属不清的问题，致使部分珍贵的声像资料保存在个人手中。二是声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。但有些单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3．保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。必须设置声像档案室或配备了声像档案专柜，但大部分单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4．声像档案流失严重
众所周知，全市各单位每年组织重大活动，召开重要会议，都要安排人员摄影录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因：一是部分摄录人员根本就不知道什么是声像档案。他们一直误认为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存，从而造成档案流失。二是人员变动和机构调整，造成声像档案的失控和流失。
二、 加强声像档案管理工作的对策及建议
1．加强管理，制定办法，狠抓制度落实
一是对声像设备的管理，各单位要指派出特定人员对其设备进行保管，使其不受损坏，得到有效合理地利用。二是对声像档案的管理，要制定档案管理工作目标，明确档案工作责任制，制定出一个切合实际的管理办法来规范此项工作。比如可出台《声像设备管理办法》、《声像档案管理办法》等，建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
2．加强宣传、提高意识，使档案完整归档
要把《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等档案法律法规的学习纳入普法范围，重点加强对各级领导干部、公务员、专业技术人员和档案工作人员的宣传教育，提高执行档案法律法规的自觉性。要开展形式多样的学习宣传活动，扩大档案法律法规的社会影响，不断增强全社会的档案法制意识。例如，可开展一些有关档案法方面的知识竞赛，开辟专栏宣传档案工作，进一步提高社会依法治档的意识，提高人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。使每份资料都能及时归档，妥善管理。
3．实行声像档案培训制度，组织开展声像档案管理的研讨活动
要求各机关、企事业单位的分管档案的有关领导、声像档案管理人员及录音、录像摄制人员参加培训，参加研讨，以提高整个档案管理队伍的政治素质、摄录技术、管理水平和归档意识。
4．结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。