高教出版社【高教出版社信息化四步走】
国内图书出版行业在整体上处于集中度较低的状态,各地出版集团在业务上高度同质化,处于扩张中的图书市场增长放缓,相当部分利润沉淀在存货中,一部分出版社已资不抵债。在国内出版业市场不景气的情况下,高等教育出版社(以下简称“高教出版社”)却能在这样的环境中连年入围全球出版50强,销售码洋超过25亿元,在国内高等、职业教育教材领域的占有率处于行业首位。
高教出版社是如何实现这一点的?
重建信息化
“企业的战略决定了信息技术的能力和信息化在企业中的角色。企业战略驱动业务,业务驱动信息技术,信息化规划和建设以真正的创造和实现企业价值为核心驱动力。”谈到企业战略与信息化的关系时,高教出版社信息中心主任于勇说。
实际上,早在1987年9月,高教出版社就成立了计算机小组,着手计算机管理信息系统的设计、开发、应用、维护等工作,从财务核算和成本核算起步,逐步覆盖到了编辑、出版生产、发行、财务等关键业务部门。
可是,高教出版社在不同时期投入使用的管理信息系统开发时间早、平台陈旧,处理速度慢、分析能力低,经营信息上下传输不畅通,部门之间信息不统一、不共享,沟通协调难度大。到2002年,销售人员不得不恢复以前四联订单手工填写的方式,严重影响了业务工作的开展,经营决策也缺乏及时性和科学性。
为了解决上述问题,高教出版社高层决定信息化重建,并制定了ERP系统的实施目标:迅速提升企业信息化平台水平和管理水平,适应企业快速发展的需要,从而进一步提升市场竞争力。
2002年10月,高教出版社选择了SAP公司的ERP解决方案。随后,邀请IBM公司作为合作伙伴,三方人员组成项目组,联手参与项目的实施。
历经八年实施
高教出版社的ERP项目分四个阶段展开。
第一阶段(2002年12月至2003年5月),项目组以ERP的财务管理(FI)、成本会计(CO)、销售分销(SD)、生产计划(PP)、物料管理(MM)、项目管理(PS)、人力资源(HR)作为七大基本模块,搭建了ERP核心(ERP Central Component,ECC)的信息基础架构,消除了以往部门之间各自为政的现象以及手工操作的模式,初步统一了高教出版社的信息平台。
第二阶段(2004年5月至11月),在上述信息基础平台建成之后,实施范围陆续扩大到供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)以及系统集成(XI)、数据仓库(DW)和企业门户(EP)的应用上。这些工作的顺利完成,不仅使高教出版社能及时响应各地众多供应商、客户和个人用户的不同服务需求,大大提高他们的满意度,也使这些合作伙伴的需求变化与内部的管理有机地联动起来,实现了业务工作的“随需应变”。
第三阶段(2005年9月至2006年4月),在信息化取得初步成效的基础上,高教出版社对全部业务流程进行了系统的梳理和再次优化,除了开发和应用工作流外,还将诸如选题系统等众多的非SAP应用集成到SAP 平台上来,建成了高度集中统一的信息基础平台,彻底消除了信息孤岛。
2009年,高教出版社的ERP项目进入了“基于SOA架构优化”的第四个阶段,也就是被称为“超越ERP”的阶段。高教出版社实现了从客户下单到订单所有业务(包括研发和审批工作在内)完全在流程中运行,无需人工干预,还消除了纸质文档。
纵观出版行业,实施ERP的企业不在少数,但上线SAP ERP七个模块的出版社全球少有,国内也仅高教出版社一家。
以客户为中心
回顾八年来的信息化建设之路,高教出版社取得的收益可以概括为以下几个方面:
1.业务流程可视化,系统功能自动化,全面监控业务环节,提升生产效率。在出版过程中,编辑可以随时查询自己负责书籍的生产进程以及销售状况。
2.加强内部控制,提升管理效益。在书籍销售方面,新系统对经销商的信用额度重新进行了定义,对1.8万个品种进行了整理分类,并设定了灵活严格的折扣规则,再利用数据仓库和数据挖掘功能,高教出版社很好地控制了折扣管理的混乱局面,初步统计折扣点比以前提高了2%。
3.提高经营意识,加快市场响应。CRM系统与ERP的应用使高教出版社能及时了解客户的需求动态,并帮助客户实现网上下单。统一的信息平台将所有获取的信息进行综合分析后形成可量化的数据,使选题更加贴近市场,出版数量也更加精准。
4.系统集成和数据共享支持完善和高质量的报表系统,方便查询和分析决策。基于统一的平台和统一的接口,高教出版社所有业务部门和财务部门保持同步,所有的数据全部来自于系统之中,并直接用于员工的业绩考核。完善的报表分析系统和集成展示工作平台,使管理层业务决策更加科学。
高教出版社的信息化项目覆盖了出版行业的主要业务阶段和功能,并拓展到所有业务领域,不仅领跑全数字化出版,而且也因此成为国家新闻出版署的数字出版标准制定的参与者。高教出版社也因此被评为2004年度中国企业信息化500强,是迄今唯一上榜的中国出版企业。
背景资料
高等教育出版社是综合性大型出版社,2009年出版物近万种,其中新品种近2500种,销售册数超过1.3亿册,销售码洋超过25亿元,在国内高等、职业教育教材领域的占有率处于行业首位。高教出版社现有员工2000余人,出版业务现下设9大出版中心,近50个分社;经营性业务共有20余家全资和控股公司。