高校教学信息化经验交流 [高校教学档案信息化管理]

　　【摘要】高校教学档案信息化管理是高校数字化校园建设的重要组成部分，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，有利于高校逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化。
　　【关键词】教学档案；信息化；档案管理
　　目前，我国高校教师教学档案管理面临诸多方面的问题，例如教师教学档案管理落后，信息化程度不高，缺乏规范化管理；教学档案来源广泛，管理分散，没有完全纳入学校档案管理体系中；教学档案查阅受时空限制，使用不方便、效率低，难以适应当前高等教育发展的需要等问题，因此，建立完善的教学档案信息化管理策略具有十分重要的意义。
　　一、高校教学档案信息化建设的重要意义
　　加强档案信息化建设，是发展高校现代化建设的现实需要，是为最广大学生服务的重要举措。（1）档案管理工作是整个档案工作的基础，档案经过科学系统整理后。排列有序，编目合理，为档案的保管和统计工作提供了科学基础。档案的系统整理，为全面鉴定档案的价值提供了有利条件，因为分析档案的价值，要从档案的内容出发，把档案联系起来进行分析比较，这就需要依靠整理工作。因此，档案整理和鉴定这两项工作，往往是结合进行的，边整理，边鉴定，通过整理和鉴定，既剔除了无保存价值的档案，同时又对具有保存价值的档案划分丁保管期限，按不同保管期限，分别整理立卷。（2）档案整理工作是检查档案收集工作质量高低的依据，可以促进收集工作的进一步提高。在档案整理工作中，可以看出档案收集工作的情况，比如，有关内容的文件材料数量是多了还是少了，档案材料质量是提高了还是下降了，是否齐全等等。通过整理，能够反映出收集工作的薄弱环节，使收集工作得到及时补充和纠正，在以后的收集过程中更有针对性，使档案收集工作更进一步。（3）档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件。对教学档案进行科学的整理能有机地保持文件之间的历史联系，使档案有目可查，有规可循，便于档案提供利用。随着时间的推移，教学档案将会越来越多，如果没有整理工作，档案就会积压成堆，混乱不堪，若不进行科学的整理，是无法提供档案为社会各项工作服务的。
　　二、高校教学档案信息化建设的发展思路
　　1.加强教学档案建设
　　教学档案的开发与利用是教学档案信息化建设的重要环节。教学档案的开发为教学档案规划配置提供所需的投入要素；教学档案的有效利用是教学档案合理规划配置的直接表现。同时，还需要完善的教学档案管理机制加以控制。加强教学档案建设手段以教学档案配置管理的性质来划分，教学档案配置的手段主要有经济手段、法律手段、行政手段和技术手段四大类。科学、合理地选择不同手段及其相互间的协调与配合方式，便形成了教学档案建设的方法。为了更好地使上述配置手段有效地作用于教学档案配置过程，促进教学档案的开发利用，必须弄清楚各种方法的作用方式和特点，进而把握科学、合理的教学档案建设方法。教学档案建设是一项综合性很强的战略性工程，必须定位合理，目标明确。教学档案规划与配置是一项长期、复杂的艰巨任务，在实施过程中宜采用分阶段推进的原则，既制定长期发展战略，也要考虑分阶段、分层次目标的选择和定位，依据基础、现状、需求与发展进行组织。
　　2.提高档案信息利用服务水平
　　基础教学档案共享要求打破信息封锁和阻碍，使得本校内各教档案都应做到公开、透明，这样，利于教师的互相借鉴学习，提高本校的教学实例。目前，我国级图书馆、情报所、文献信息中心等已形成了资源收藏丰富、规模较完整的教学档案体系，为构建国家层面的教学档案共建共享系统奠定了资源基础。然而，高校系统、科研机构、图书情报机构、商业机构等教学档案收集和开发利用的主体处于分散状态，教学档案共享基本处于分散无序，各自为政的状态，影响着教学档案的服务效率与效益。客观上提出了整合各系统、各机构馆藏文献资源，联合各单位，共同构筑国家级教学档案和服务体系的需求。随着网络信息技术的发展，教学档案共建共享成为大势所趋，推动着教学档案的传播和利用。
　　3.完善档案信息安全保障体系
　　建立和完善档案信息安全保障体系是档案信息化建设的关键环节。信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法的同时，也给档案管理带来了新的较大的安全隐患，因此要提高信息安全意识，防止失密、泄密现象的发生。首先，档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。在档案网络系统建设中，必须充分应用信息安全保密技术，解决好档案信息传输的保密和存储的安全问题。其次，靠完善的规章制度，各档案在信息化建设过程中必须制订针对性更强、操作性更好的档案信息安全保密规定。同时要进行严格的管理措施，加强档案著录标引、数字化转换、网站档案信息公布等过程中的安全管理，实行安全责任制。各级档案部门要采取积极措施，增强档案网络的安全防护能力，档案部门要加强对互联网实施有效的监督管理，防范和制止利用互联网进行各种违法活动。非公开的档案信息一律不得上外网；在网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采取安全防护措施，确保档案信息和系统安全。建设完成了电脑病毒预警与应急处理平台，完善了数字认证等设施。安全监控、应急处置和灾难恢复等设施正在加紧建设。
　　教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，教学档案管理必须采用计算机技术、网络技术进行信息化改造和提升，从分散管理向集中管理转变，从而实现教学档案管理工作从经验管理向科学管理转变，从手工管理向现代化管理转变。在信息化程度日益提高的情况下，还要要全面兼顾档案的实体安全和信息安全。要认真执行档案安全保管的各项责任制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案部门网络信息安全。
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