[做好档案管理工作解析]档案管理制度

　　多年实践证明，做好档案管理工作，对促进和服务经济社会快速发展具有不可替代的作用。然而在档案信息资源开发利用工作中，我们还存在着档案信息资源利用不到位、信息反馈不及时等问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。本文针对这些问题，结合笔者本职工作，重点对如何做好档案管理工作及应采取的措施作以探讨。
　　一、档案管理工作及档案信息资源开发工作的现状
　　我国传统的档案管理工作只重视档案的保管，忽视档案信息资源的开发利用。表现为只注重追求馆藏的数量和规模，而对档案信息能多大程度地满足社会需求、能否充分发挥其作用重视不够。少数档案工作者认为档案只是过时的材料，档案工作只是看门守摊、无所作为，只要保管的档案不损坏、不丢失就算完成任务了，看不到档案对科研、经济和文化建设的重要作用。问题是：
　　（一）注重档案利用数据统计，不求档案的实际效益。
　　（二）注重档案借阅表格填写，不求深层次了解。
　　（三）注重信息反馈工作，不求汇集编发服务社会。
　　（四）注重档案管理工作，不求系统开发编研工作。
　　二、做好档案管理工作应采取的措施
　　（一）必须提高社会各界对档案工作的认识
　　1、认真做好档案管理人员教育工作。每个档案员都应懂得没有档案信息资源的开发与利用，档案管理工作便失去了意义。档案人员首先要树立起从事档案工作的光荣感和自豪感。热爱档案工作，献身档案事业，要端正服务态度，完善服务措施，为利用者提供优质服务，并积极动脑筋，想办法，变被动服务为主动服务，变单一的你来我查为走出去，了解社会所需的信息资源，为社会提供有价值的信息资源。
　　2、强化社会档案意识。有人群的地方就应有档案。可以说档案工作涉及整个社会的各个方面，涉及千家万户。因此，要保证档案工作的有机运行，就要通过各种舆论形式，大张旗鼓地、坚持不懈地宣传档案法规，逐步使整个社会对档案工作的性质、任务和作用有所了解和认识，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在各自的工作中自觉遵照档案法规要求，收集、整理、保管和利用档案。
　　3、转变利用者对档案利用工作的看法。档案工作是整个经济社会事业中不可缺少的一部分，纵观历史．古今中外，档案有着极为重要的作用，它的作用也是不可替代的，这已成为人们的共识。
　　（二）必须不断加强档案工作基础设施建设
　　1、认真做好档案收集整理工作。要加强档案征集工作，确保档案原始资料丰富齐全；要把好接收关，改变以前档案门类单一，注意接收反映经济建设，科学技术的进步，各种专门、专业档案和新型载体的档案，应根据不同门类与载体形成的档案的特点，及时接收进馆，扩大馆藏范围。
　　2、提高档案检索工作效率。能否及时准确地提供档案，为利用者服务．在很大程度上取决于有无完备的检索工具。今后，档案实行微机管理，为查档利用提供了更加快捷便利的服务。
　　3、注重加强档案编研工作。利用馆藏档案，有针对性地编写资料，供领导和其他部门参考，为大家提供直接、便捷、周到的服务。编研工作是利用档案的很好形式。近几年来．各级档案部门都抓了这项工作，取得了丰硕成果。今后，还要紧抓不放，认清形势，开动脑筋，选准主题，编研出更多的资料．让档案在各项事业中发挥更大的作用。
　　（三）必须提高档案管理水平
　　1、建立健全档案工作各项规章制度。为了更好地贯彻落实《档案法》，做好档案的提供利用工作，档案馆室应建立一套行之有效的制度，诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案管理制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等各项制度，这些制度规范了档案工作的各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，使档案利用工作建立在坚实的基础上。要毫不松懈地搞好规范化的落实，提高档案工作的管理水平，为档案利用工作创造条件。
　　2、逐步实现档案管理现代化。随着自动化管理水平的提高和发展，最终将实现档案系统网络，实现档案信息综合管理和利用，实现异地查询，信息共享，将给档案的提供利用带来极大的方便。毫无疑问，档案管理向现代化的转变，将是一次历史性的变革。我们从现在起就要抓紧工作，创造条件尽快完成这个转变，实现这个变革。
　　3、加强档案人员的学习。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体——档案人员提出了新的要求。跟上发展的步伐，适应发展的形势，就要利用各种形式抓好档案干部的政治、业务和科学技术的学习，不断提高“两个”素质，提高管理水平，充分发挥档案的作用，为“四个文明”建设提供及时、准确、周到的服务。
　　（四）必须创新档案资源开发利用方式
　　1、认真做好查(借)阅登记工作。查（借）阅登记是各馆室在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
　　2、搞好咨询服务。咨询服务是档案人员根据利用者的要求，从档案信息和与档案有关的知识，采用进行个别解答问题的方式，为利用者解决疑难问题的一种服务工作。
　　3、建立用户联系制度。为了及时取得利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。
　　4、分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益等。
　　5、实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访．掌握利用效果的第一手资料。
　　6、及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，进而激发社会各界利用档案的积极性。
　　7、搞好编研工作。档案编研，就是根据利用需要，通过档案的分析研究，按照一定的主题，对档案存有的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、系统、精练，更便于利用。
　　综上所述，做好档案管理工作，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，有利于进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。