行政前台的岗位职责与流程

篇一：

　　(一) 公司前台岗位职责

　　前台是一个公司的门面，可以称为公司的第一张脸，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败。公司的前台接触信息量很大，练就了一个人分析问题解决问题的能力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的机会，特在此将前台的工作内容规定如下，每个前台都必须严格要求自己。

　　一、客户接待与服务

　　1、负责来访客户的接待工作，包括为客户让座、递上茶水，咨询客户来访意图，对客户来访进行登记。(填写《来访登记簿》)

　　2、客户入座后，主动给客户倒水并说：请喝水。待客户离开后，及时的把水杯及垃圾清理干净，把公司资料放回原处。

　　3、如有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留下，不让其进入到办公区域。如果媒体及厂家来访经理，应先通报，得到允许后，将其引领至经理室。

　　4、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。

　　5、每日负责接收外来信件、资料、并正确转交相应部门。负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。

　　6、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。

　　7、管理饮水，登记、发放水票。

　　8、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。

　　9、负责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。

　　10、公司员工外出，前台负责安排填写《员工外出登记表》。

　　11、完成领导交办的其他的工作，做好其他部门的协助工作。

　　二、招聘服务工作

　　1、为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《求职登记表》，并及时将应聘资料上报到程总处。通过审核后，由前台通知应聘者前来面试。面试通过者，由前台负责通知其前来报到。

　　2、录用人员报到后，由前台将应聘人员提交的资料进行整理，并转交至程总处。

　　三、工作处罚条例

　　待定。

　　四、职责规定

　　1、对得知公司出现重大异常情况后未及时向程总反应，造成重大损失负责。

　　2、对机密文件和文书的档案管理不严，发生失密、泄密或丢失负责。

　　3、对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。

　　五、注意事项

　　1、要认真学习政府有关政策法规，了解公司基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。

　　2、在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象。

　　3、不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。

　　4、在工作中要谦虚谨慎认真，勤奋踏实。

　　5、要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。

　　(二) 前台文员接待规范

　　1.客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。 标准语如下： 您好，请问您是咨询燕京白酒的吗?请问您找哪位?

　　2、引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料。

　　3、当场解答或通知相关销售人员，介绍时先介绍主人，后介绍客人。

　　4、引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意。

　　5、进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门。

　　6、介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

　　7.当值前台为女性，应着职业装，化淡妆。

　　禁忌：头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

　　(三) 前台文员接听电话规范

　　1.听到铃响，至少在第三声铃声响前拿起话筒。

　　2.听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：“您好，燕京白酒!”或 “您好，这里是重庆中广实业发展有限公司!” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求?做出标准回话。

　　(1)咨询公司产品：先生(小姐)，关于这方面情况(产品咨询)，让我们公司销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

　　(2)联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢!

　　(3)找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。)

　　(4)不指明的电话：判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

　　3、通话简明扼要，不应长时间占线。

　　4、态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。

　　5、谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避话题。

　　6、结束时应说“再见!”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。


篇二：

　　一、总则

　　前台可以称为公司的第一门面，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作表现关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败，前台的工作是一种对信息的接收、归纳分解以至处理的过程。同时，前台接触信息量很大，也练就了一个人分析问题解决问题的能力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的机会，对公司来讲前台岗位至关重要，一荣俱荣，一毁俱毁。因此，每个前台都必须严格要求自己。

　　二、 岗位职责与流程

　　(一)负责来访客户的接待工作，基本咨询和引见，包括为客户让座、递上茶水、咨询客户来访意图，对客户来访进行登记，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。

　　工作流程：

　　1 客户进门起身微笑迎接并询问来访事由;

　　2 登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

　　3 如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻;

　　4 准备招待茶水，并对客户说：请喝水。对方道谢时，应附以笑容回答：不客气;

　　5 通知相关工作人员有人来访，如果我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间。;

　　6 每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别;

　　7 客人离开后2分钟以内清理水杯，保持接待处的整洁，并把公司资料放回原处;

　　8 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《来访人员登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来则需在《来访人员登记簿》上注明;

　　9 如有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留下，不得让其进入到办公区域;

　　注意事项：

　　1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客区;

　　2、《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;

　　3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复;

　　4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

　　(二)负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。

　　流程：

　　1 电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语;

　　2 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;

　　3 听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，聚景投资公司!对方讲诉时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求，做出标准回答。

　　Ⅰ .咨询公司产品：先生(小姐)，关于这方面情况(产品咨询)，让我们工资销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您做想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

　　Ⅱ.联系业务：与本公司关联业务则转接相关部门的相关人员;无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，我们公司没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢!

　　Ⅲ.找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生(小姐)的电话，询问转接与否。)

　　Ⅳ.不指明的电话：判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转接前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人。

　　4 结束时应说“再见”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。

　　注意事项：

　　1、 通话简明扼要，不应长时间占线;

　　2、 态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。

　　3、 谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避问题;

　　(三)每日负责接受外来快递、信件、资料，并正确转交给相应部门。

　　流程：

　　1 前台向收发件单位确定所收发快递、信件、资料，需转交对象，如需签字就代收发件人签字;

　　收快递：

　　1) 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。

　　2) 定时发放：可以在下午下班前统一发放。

　　发快递：

　　1) 所有的快递统一由前台与快递公司联系

　　2) 需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。快递信封。

　　3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。

　　4) 联系快递公司过来取件。

　　5) 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司会计提供费用。

　　6) 及时做好收发快件的登记工作。

　　(四)打印、复印文件和管理各种表格文件;负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补;

　　流程：

　　①每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张;

　　2 负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件或需要发出的文件使用白纸，公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

　　3 打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修;

　　注意事项：

　　1、 熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸;

　　2、 完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源;

　　3、 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修;

　　4、 不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意再使用;

　　5、 节约资源，爱惜纸张;

　　6、 及时将用完的相关记录表交由行政主管归档、核对。

　　(五)购订员工用水、用餐。

　　流程：

　　订水：①每次订水一般情况一次性定4—5桶;

　　②及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

　　订餐：①每次订餐在(上午10:30分、下午15:30分)前询问业务厅各组组长员工吃饭人数，统计好人数后，在(上午10:30分、下午15:30分)左右打电话订餐。

　　②送餐员来公司后，协助送餐员核对订餐数量。

　　注意事项：

　　1、 出现少订餐时，及时通知送餐员加订，并向没有员工餐的员工致歉;

　　2、 出现多订餐时，及时和送餐员调解，退订并致歉;

　　3、 每天务必核对好订餐数量，以减免产生不必要的麻烦。

　　(六)协助人力资源部通知面试人员时间、接待面试人员(填表、登记、通知人力资源部);

　　流程：

　　1) 通知面试人员时间

　　1 拨通号码，先自报公司、部门。标准语如下：您好，X先生(小姐)。我们这里是聚景投资公司!我们在XXX网站看到您投了我们公司的简历，经过初步筛选，你很适合我们公司XXX职位，先通知你明天下午3点半到公司面试，公司地址及详细信息会以邮件的方式发送到您的邮箱，请注意查收!

　　2 如通知过程中有问题，就根据情况回答对方的问题。

　　2) 接待面试人员

　　1 在前台填写《来访人员登记簿》;

　　2 询问求职者是否有带个人简历，并收收取。如没带，拿出人事资料表让其到临时接待区填写;

　　3 提供一杯温水;

　　4 将求职者的简历送到相关部门，等待面试;

　　5 等面试官准备好后，引导面试人员进入面试场所，我前他后，敲门示意，面试官同意后，带其进入，进去后向求职者介绍面试官的职位和姓氏，然后向面试官介绍求职者姓名;待求职者坐下后，转身出门随手将门轻轻带上;

　　⑥ 清理临时接待区水杯，保持接待处的整洁;

　　⑦ 面试结束后求职者离开公司，起身道别。

　　(七)负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库最好登记。及时检查用品库存，及时做好后勤保障工作。(所有耳麦、椅子、桌子等固定资产都要有编号，登记清楚使用者，并存档。)

　　领用流程：

　　1 填写办公用品领用表;

　　2 到前台文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。

　　3 让领取人确认物品，签字;

　　4 月底及时汇总，下月一号汇总完成。

　　注意事项：

　　只有组长级别以上才可领用，特殊情况经行政主管准许后可领用。

　　(八)负责公司前台的卫生清理以及桌面摆放，并保持整洁干净。

　　(九)对办公室植物的检查和监督工作：

　　①公司门口的两盆发财树不用经常浇水，平时用喷壶喷洒叶面即可;

　　②经常巡视室内植物的叶子，如有烂掉的或者黄掉的及时清理。

　　(十)对设备遥控板、个人办公区域的管理

　　① 空调遥控板的集中管理;

　　② 上、下班时检查所有的电源开关;

　　3 检查所有前台桌面上的文件及办公用品的归类。

　　注意事项：

　　1、 遥控板是否在各办公室使用后没有归还;

　　2、 下班后，前台的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开;

　　3、 下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。

　　(十一)完成领导交办的其他工作，做好其他部门的协助工作。