业务档案管理制度:档案室管理制度及职责

业务档案管理制度

一. 总则

1. 为了加强和规范业务档案管理工作，保证业务档案的安全和完整，明确管理责任，根据汇通金控股份有限公司有限公司（以下简称“公司”）有关规章制度，制定本办法；

2. 业务档案是指公司业务部门在从事各项业务过程中形成的各类文件、资料、凭证等；

3. 业务档案管理工作包括业务档案的建档、归档、保管等。

二. 档案管理要求

1. 安全性。注意防火、防水、防潮、防霉、防盗，保证在规定保管期限内可完整清楚地阅读；据公司保密要求，档案内容不得随意泄露，如需借阅应完善手续；

2. 便捷性。档案要分类、分时间、排序管理，能快速查取所需档案；

3. 完整性。每份业务档案应赋予一个对应编号，注明所含册数及页数，集中存放。

三. 档案收集分类

业务档案是本公司业务活动中形成的文件资料、统计表及凭证等，它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中所需的文件证明、合同及其他相关资料应收集充分，以备核查和调阅，办理业务过程中的工作底稿应完整清晰；业务档案按其重要程度分为以下三类：

1. 一般类档案。包括客户资料、业务情况报告、业务进度统计等业务发展过程中所涉及的资料文件；

2. 要件类档案。包括与客户签订的合同、台账管理及其他重要文件资料；

3. 凭证类档案。包括业务过程中产生的所有凭证票据等；

四. 档案整理

1. 归档要求

（一）归档的工作底稿必须齐全，包括业务工作底稿记录、流程、报告等，项目填写齐全，手续完备；

（二）工作底稿应当按照日期、业务性质及客户名称等进行分类整理立卷；

（三）案卷标题、目录必须简明、确切的反映卷内业务工作底稿内容；

（四）卷内工作底稿需装订整齐，如有破损遗漏应及时补贴完善；

（五）移交档案时应进行清点核对，清点无误后收交双方应在《存档登记》（附件1）上签字确认，如提交档案不合乎要求，档案管理人员可要求提交人员重新加工整理。

2. 档案保管

为保证业务的完整性、保密性以及方便使用，要求归档档案统一存放于业务综合部，并设专人负责保管。

3. 档案管理人员工作要求

（一）档案管理人员应掌握档案管理知识，严格遵守公司保密制度，保证档案的安全和完整，进行科学的管理，为公司业务发展提供更好的支持服务；

（二）按年度（季度，月）统计档案的收进、移出、销毁、保管、借阅、利用等情况；

（三）办理档案的接收及借阅；

（四）与有关归档人员加强交流沟通，总结档案管理经验，改进档案管理工作。

4. 档案借阅

公司员工查阅本部门业务档案，应填写《调阅业务档案申请单》（附件2），经由项目负责人签字同意后，方可调阅档案；要件档案类应由公司领导批准。

5. 查阅地点

查阅者应在指定地点查阅，不能将档案擅自帯离公司。

6. 档案移交

移交档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，移交档案时，档案接收人员对移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在>（附件3）表上签字，正式完成交接手续。

7. 档案销毁

档案销毁应由档案管理人员在档案保存期满且档案确无保存价值情况下，经由有关人员鉴定，上报公司领导及有关部门审批后方可进行销毁。

五. 本制度由公司业务综合部负责制定、解释和修订。