企业人事信息管理系统的设计与实现_基于Web的企业传真管理系统的设计与实现

　　摘要：传统传真机无法与企业管理系统相集成的特点，在网络传真服务器的基础上，开发了基于Web的企业传真管理系统，企业中的用户可以通过Web页面和Email两种方式进行传真发送，可向指定的传真号或传真号码群发组发送传真。系统的传真审批员可以审批用户发送的传真，实现传真发送权限控制。该系统实现了企业的传真系统与企业网络化信息系统的集成，促进了企业办公自动化。
　　关键词：传真管理；传真群发；Email；Web
　　中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)17-4048-04
　　Design and Implementation of a Web-based Enterprise Fax Management System
　　WANG Wei, XU Wen-sheng
　　(School of Mechanical, Electronic and Control Engineering, Beijing Jiaotong University, Beijing 100044,China)
　　Abstract: As the traditional fax machine can’t integrate with the enterprise management systems，A Web-based enterprise fax system is developed based on a network-fax server. Users can send fax through the Web portal or Emails, and they can send fax to either individual fax numbers or fax number groups. Fax inspectors can review and approve the fax contents through the web portal before fax can be sent out. Through this system, fax management and enterprise information management system can be integrated seamlessly, and therefore enterprise office automation can be enhanced greatly.
　　Key words: fax management; fax group sending; email, web
　　随着互联网的快速发展，传统传真机不断迎来新的机遇和挑战。传统传真机收发传真具有以下缺点：必须先打印，再发传真，浪费纸张和油墨；必须手动操作，无法实现无人值守和二十四小时连续工作；进行群发时，若无人接听，只能由手动操作重发，办公效率低；无法对传真内容和传真操作进行电子化集中审批[1]。目前传统的传真通信主要是传真机-电话交换网-传真机的体系，虽然电子邮件、即时通信工具（如MSN、QQ）等已经广泛使用，但传真以其实时、可视、可作为司法证据等特点依然被广泛采用[2]。随着办公自动化的普及和发展，特别是对客户关系管理(CRM)的重视，越来越多的企业希望将传真纳入到自己的管理信息系统中。很多软件厂商注意到了这一快速增长的需求，推出基于网络的传真服务器系统[3]，如PGI公司的网络传真服务器[4]。将网络传真服务系统同企业的信息系统如Email系统、企业管理系统相集成，将极大地促进企业的办公自动化和信息化程度。该文在PGI公司的网络传真服务器的基础上，设计开发了一种基于Web的企业传真管理系统—W-Fax（Web-based Fax management system），能够将单发传真、群发传真、接收传真、传真发送审批、传真发送历史管理等多种功能与网络信息服务系统集成为一体，为企业传真管理提供一体化的电子解决方案，可以有效实现企业对传真的异地分布式收发与集中式审批管理的集成。
　　1基于Web的传真管理系统的设计
　　1.1系统结构
　　基于Web的企业传真管理系统W-Fax主要由应用程序服务器、数据库系统、PGI网络传真服务器等三部分组成。其中应用程序服务器由Web门户模块、用户认证模块、Email接收与通知模块、传真发送请求模块、查看传真模块、图像转换模块、传真审批模块、定时发送模块，传真接收与发送模块等构成。应用程序服务器主要功能为：通过WEB页面或通过Email接收用户发送传真的申请，管理员审核传真，个人与单位传真号码分组管理，传真号码黑名单管理，通过Email向用户通知传真发送的状态，通过Web页面接收阅读传真、管理用户等。数据库系统的主要功能是存储和管理系统数据，在本系统采用开源数据库MySQL。传真发送模块和传真接收模块与PGI公司的网络传真服务器通过Web Service进行通信，实现传真电子文件的最终发送与接收。基于Web的企业传真管理系统功能结构图如图1所示，其系统实现结构图如图2所示。
　　图像转换模块主要用于将系统中的PDF格式的文档转换为PNG或TIFF格式的图像文件，以便系统进行预览及传真发送。本模块使用Apache开源项目PDFBox进行开发[5]。PDFBox是一个开源的可以操作PDF文档的Java PDF类库，能够加载PDF文件并取得PDF文件页数，然后按页将PDF文件转换为PNG或TIFF格式的图像文件。
　　本系统中设置有三级用户，分别为系统管理员、传真审批员、传真发送用户。系统管理员可管理传真审批员和普通用户。传真审批员可批准或拒绝用户发送传真的申请。传真发送用户可以通过Web和Email进行传真发送申请。在一个企业内，传真审批功能可以以部门为单位，每个部门设置一个传真审批员，负责审批本部门内所有用户发送传真的申请。本系统限定用户在申请发送传真时，只能使用PDF、PNG、JPEG、TIFF等格式的文件。