现代信息管理技术在高校档案管理中的应用探析 信息管理就业前景

　　摘 要 随着信息产业的快速发展，知识经济时代悄然到来并对各行业带来了巨大的影响。高校的传统档案管理模式也已经不能适应信息快速传递的要求，而出现了种种弊端。信息化正在成为现代档案管理水平考量的重要标准，信息技术作为现代档案信息管理的手段，它变革着学校传统的档案管理和服务模式。伴随着信息技术的高速发展，以网络与数据库技术为主体的信息技术在现阶段高校档案管理中的应用越来越受到人们的关注，高校的档案事业，如何顺应这一时代潮流，提高管理水平，为教育事业更好的服务，已经成为摆在我国高校档案管理人员面前的一项重要课题。
　　关键词 现代信息管理技术 高校档案管理 应用
　　中图分类号：G647 文献标识码：A
　　
　　Application of Modern Information Management Techniques
　　in University Archives Management
　　FU Yongzhen
　　(Guangzhou Radio and Television University, Guangzhou, Guangdong 510091)
　　Abstract With the rapid development of information industry, the arrival of knowledge economy and the industry quietly brought a huge impact. Colleges and universities also have traditional file management requirements can not adapt to the rapid transmission of information, but there have been various drawbacks. Modern information technology is becoming important to consider the level of records management standards, information technology as a means of modern information management file, it changes the school and the traditional records management service model. With the rapid development of information technology, network and database technology as the main information technology in colleges and universities at this stage in the application file management more and more attention, the university"s archives, how to adapt to the trend of the times, improve management for better education services, has been placed in the file manager in front of our colleges and universities is an important issue.
　　Key words modern information management techniques; university archives management; application
　　
　　信息与信息技术在高校各项工作中扮演着越来越重要的角色，数字化体系的建设已经成为高校现代信息管理的重要组成部分，同时也是知识经济时代的必然选择。对高校档案进行信息化建设，是高校实现“数字化校园”的一项重要组成部分。
　　1 信息管理技术应用于高校档案管理的意义
　　（1）信息管理技术能够实现大容量存储，能够更安全、有效的对高校各门各类档案信息进行管理。在相当长的一段时间内，高校的档案管理人员在进行档案管理工作时，都采取的是手工整理，工作量极大，效率也很低，失误率也很高。当档案管理实行信息化之后，档案管理人员的工作效率普遍提高，它使档案管理实现了自动化、网络化，主要表现在：数据只需要录入计算机内一次，就能够进行完全同样的无数次重复利用。档案数据不论是在信息的录入，还是在档案目录的录入，只需要录入一次，就能够在局域网站内部实现数据的共享，很大程度上提高了工作效率；数据在录入之后，不但能够生成报表，方便打印、汇总，还能够对档案信息进行统计分析，为学校的行政、教学、招生等方面工作，甚至为社会服务工作提供了极大的方便。这些工作都可以通过计算机短时间内来实现，很大程度上提高了档案管理的工作效率，为利用者提供了极大方便和快捷。
　　（2）可以实现档案资源的共享，方便档案信息的查询。高校档案管理实现信息化之后，一是管理工作人员可以从大量繁琐的手工劳动中部分解放出来，可以将工作的重心转移到档案的收集与编研上去，能够保证库存档案资源的全面和丰富，能够提高档案管理的专业水准，能够更有效的发挥出档案管理的其它职能，更好的为高校的教学科研服务。二是档案的收集、分类、开发利用同样是一项难度较大的工作。在管理平台不完善的情况下，这些工作进行得十分缓慢，效率也很低。信息管理技术得到广泛应用之后，部分档案可以实现资源共享，一方面教学与科研人员可以依据自身的权限，在网络查询相关的资料；另一方面，相关人员也可以通过网络实现档案材料的在线移交和档案业务的在线培训，同时档案材料经过数字化加工更加便于科研人员的二次开发利用，这样大大提高了高校整体的工作效率。
　　2 高校档案管理的现状
　　（1）管理方式相对落后。当前，随着我国招生规模的不断扩大，高校档案馆的馆藏数量在以惊人的速度增长，并且没有回落的势头。面对档案馆藏的增长，虽然很多高校已经采用计算机进行辅助管理，但是其功能只是限于简单的档案检索与查询方面，还没有实现档案无纸化以及以文字、声音、图像三位一体的档案管理模式，还不能从根本上改变档案管理效率低的问题。而且，随着计算机网络技术的快速发展和办公自动化和oa系统的普及，高校在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录越来越多，出现了大量的电子文档，这就增加了档案管理人员的工作难度，同时也增加了管理人员的工作量。
　　（2）对于学生的个人信息记录过于简单，信息的价值含量不高。多数高校对于学生信息的记录主要包含以下的内容：姓名、性别、个人经历、职务、成绩、爱好以及家庭成员的相关信息，补充信息有:学期考试成绩、奖励、班主任评语等项目。现阶段的高校，专职教师的教学任务十分繁重，辅导员又身负繁重的管理任务，几乎没时间将学生在成长过程中所发生的一些有研究价值的信息记录下来，只是在期末时进行总评。而这些单调的评语根本无法概述学生丰富多彩的成长历程，不能更好的与学生实现心理沟通，在当今复杂变幻的现实生活中无法稳定学生情绪，使之全身心投入学习，也就无法为提高教学水平和教学质量而服务。
　　（3）早期的重要档案没有实现电子版，很容易造成档案的破损与丢失。许多高校都忽略了对早期重要档案的修复工作，很多档案因某种原因破损或者丢失之后，无法进行补救。给高校与社会造成了巨大的损失。高校有必要对这些保存下来的档案进行修复整理，比如对文书档案进行扫描，对于因面积较大而无法进行扫描的建筑图纸可以采用缩微机将其制作成缩微胶卷进行保存。
　　（4）对于已经形成的电子档案管理缺失非常严重。没有专人管理，没有规章制度和科学的方法来保障电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。虽然有过一些实验性的探索，但由于经费投入问题没能建成数字化档案管理系统。对于接受电子文件问题也尚未列入工作议程，电子文件大都由其形成机构自行保管、自由处置，电子文件至今处于一种自生自灭的状态之中。
　　3 加强高校档案管理信息化建设
　　（1）实现档案信息的数字化。数字化作为档案管理工作的发展趋势，必须将光盘存储、网络技术以及宽带数据通信技术相结合，让各种形式的纸质档案实现数字化。而高校档案信息化管理系统，已经成为当前我国最先进的多媒体信息管理系统之一。这一系统采用的是多媒体与网络技术，并且需要配置两台服务器，组成了双机后备系统，它利用Client / Server结构与TCP/IP技术；通信协议、U n5X 操作系统、Oracle大型数据库管理系统、300GB的HP磁光盘库、MPEGZ 压缩系统以及专业级录像播放编辑机等技术。这样它能够实现档案信息检索者，直接在阅览室上机后，就有能够对馆藏信息进行检索。档案管理的数字化，可以提高检索效率，强大检索功能，并丰富了档案信息的利用手段，进一步加快了档案管理信息化的步伐。同时也能够让一批珍贵的档案原件得到了有效的保护。
　　（2）把好档案的质量关，对于不符合要求的档案要拒收。案卷具体的质量要求是：一是要实行纸质文档与电子文档归档双轨制度，同时要注意收集电子文件的元数据，并且要求将电子文件和与电子文件内容完全一致的纸质文件一起上交；二是文件材料信息要完整；三是文件要保持整洁，需要书写时，要统一使用钢笔或者签字笔；四是党群、教学、行政类档案材料要采用统一规格的纸张，要使用激光打印机打印，要便于装订成册；五是要真实的反映出学校的教学、科研与管理活动的内容，遵循规律，制作的所有材料要便于长期保存。
　　（3）档案信息化的根本目的是提供利用。具有利用价值、满足利用需求应是档案信息化的最大动力,也是衡量档案信息化工作成效的首要标志。对档案信息化工作的需求分析和对档案信息利用需求的了解和预测都表明了档案工作必须将高校与师生的发展来当作档案工作的出发点。
　　综上所述，信息管理技术在高校档案管理工作中的应用将有效地提高工作效率，对档案事业的发展有着重大的现实意义。目前我国高校档案管理人员的首要任务应该合理利用信息技术优化档案信息资源服务，完善档案的服务机制，努力实现档案管理的信息化、现代化，使档案基础业务建设的重心快速向信息化、现代化转移，尽早实现以档案实体为重心向以档案信息为重心的管理模式转变。
　　
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