【医院人事档案管理完整性分析】 医院人事档案管理调查问卷

　　【摘要】人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
　　【关键词】医院 人事档案管理
　　做好医院人事档案管理不但可以不断地提升一个医院的管理水平，实现人事档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和医疗制度改革做出应有的贡献。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。在医院人事档案管理中明确档案人员责任，维护人事档案安全完整，确保人事档案工作连续不断有序进行，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予人事档案人员的职责。笔者认为人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作在确保医院人事档案完整性中是两个非常重要的环节。
　　1人事档案管理的现状
　　1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
　　不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事代理，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
　　1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
　　管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
　　2人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交
　　2.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题：一是档案交接不及时。二是档案交接手续不严密。
　　2.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施：
　　1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。
　　2.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
　　3医院流动人员人事档案管理
　　3.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事代理费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。
　　3.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。
　　3.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。
　　3.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。
　　4结论
　　人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。
　　参考文献：
　　［1］孙中华.医院人事档案管理工作的体会.中医药管理杂志[J].2009，17(2)：148-149.
　　［2］李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报,2008，(31)：179.