浅析以档案管理科学化促进机关管理高效化 2018档案管理员资格证

　　摘 要 事业单位管理的高效化离不开档案管理的科学化，必须以档案管理的科学化促进事业单位管理的高效化。档案管理是事业单位管理的重要一环，没有认识到档案和档案管理工作的重要作用，就难以在实践工作中充分重视。本文从分析当前事业单位档案管理的现状入手，指出事业单位档案管理工作科学化的重大现实意义，探讨如何加强机关单位的档案管理工作，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。
　　关键词 机关档案管理 意义 对策
　　中图分类号：C931 文献标识码：A
　　
　　Scientific Records Management to Promote the
　　Efficient Management of Authorities
　　REN Lidan
　　(Xiangyang Chi Cheng Electric Power Design Co., Ltd., Xiangyang, Hubei 441002)
　　AbstractInstitutions and efficient management is inseparable from the science of archives management, must be based on the science of archives management to promote business unit management efficiency. File management is the business unit management is important one annulus, without awareness of archives and records management work of the important role, it is difficult to work in practice seriously adequately. This paper will analyze the current institutions and archives management the present situation to obtain, pointed out that institutions and archives management work of scientific significance, discusses how to strengthen the archives management work of institutions, maintain the integrity and security of files, to achieve the effective use of the files.
　　Key wordsoffice archives management; significance; countermeasure
　　
　　1 档案管理科学化的必要性和紧迫性
　　（1）机关单位的基础环节是档案管理，但有些单位档案材料无顺序零散的保存，使得机关内部管理混乱。在机关单位由于人员的流动性比较大，一些档案保存在个人或者各个部门管理，在有的人员离职的时候，会对管理造成断裂使得工作无法延续，而且还有可能造成机关机密以及重要信息流失，所以说，机关单位一定要遵循有效的监督管理机制，做好档案管理工作。
　　（2）档案在机关单位信用管理中起着重要保证作用，也是构成信用信息的核心资源。首先要做到完善档案管理，可以有效反映出各单位的管理水平和科技成果等重要内容。其次，信用档案建设在社会信用体系中已成为社会各界关注的焦点。
　　（3）档案作为机关文化建设方面的活力以及源泉，而机关的文化是机关在不断发展中，从历史的积淀里所提炼总结而成的，这也正好反映到了机关整个系统的档案里面。文化的建设是根据本机关的现状以及历史状况，要有自己的特点，不能脱离本机关的历史，搞一些没有特色的文化。通过本机关的档案，可以明白并理解本机关的特点以及历史的发展规律等。
　　2 档案管理工作中存在的问题
　　（1）现在很多的单位不重视档案的管理工作，没有意识到档案材料是单位非常重要的信息资源库。而机关的档案部分相对于其他部门而言就是冷部门，很容易被精简或者被其他的部门兼并，还有可能被撤销，只是让部分的兼职人员负责档案工作。这些人员的岗位是很不固定的，档案的知识也不健全，待遇相对其他部门就差很多，这些都严重影响了档案工作的发展。
　　（2）档案的管理模式落后。现在机关里的档案部门都会保存档案，但是档案部门之间是封闭的，基本是处于无序的状态。而大多数的档案管理人员没有经过正规的培训，档案管理知识也有限，档案管理基本是采取信袋式，这样就不利于查阅档案以及利用。
　　（3）档案管理科学化水平低下。信息技术迅速发展，办公自动化，电子文档等新鲜事物就陆续出现了，这些都使得档案的形成方式有了很大的变化。一个文件从起草到修改再到印发都是由电脑完成，具有易复制的特性，这样使得最能体现档案原始记录的形式特征不复存在了。相对于电子档案的易损坏等缺点，纸质的档案相对要安全稳定很多。所以，运用现代信息技术手段来解决电子文件原始信息的长期保存和稳定任重而道远。
　　3 档案管理科学化的对策
　　档案管理的科学化要求档案管理要跟上时代的步伐，需要构建科学的档案管理的机制，完善档案管理以此促进机关管理的高效性，可以通过以下两个对策：
　　3.1 国家政府政策
　　（1）要不断的完善和宣传档案的法律法规，行政部门要积极加强档案执法队伍的建设、监督以及指导相关档案的工作。地方政府要运用档案行政执法的检查，还可以通过设立诸如《档案法》的宣传月等，借助电视台或者是报纸等现代媒体，积极宣传档案法律法规，以此来促进档案工作的规范化。
　　（2）积极塑造典型，可以采取先进带后进的办法，先推选出部分在档案工作方面做得突出的示范单位，让其作为榜样，让后进单位学习，以点带全，促进各机关的档案管理工作。
　　（3）不断展开档案业务培训和指导。档案的行政管理部门要采取积极措施，一方面开展培训班，传达一些档案工作的基本的知识，提高档案工作人员的业务素质，让其能更好更快地开展档案管理工作；另一方面要深入到机关单位中去，进行现场的指导以及培训，利用执法检查等机会到各单位进行现场的指导和培训。
　　（4）档案中介服务可以满足通过档案社会化服务的形式对档案进行托管、代理、代保管等服务，所以要积极提供档案中介服务。开展寄存、代管和档案整理等业务要把档案中介作为平台。开发市场需求，为人手不足、保管条件比较差的机关单位在各地档案部门可以设立“咨询服务中心”这样一个平台，可以更方便提供代管、寄存和档案管理等服务，既能提供科学化档案管理，又能节约管理成本。
　　3.2 机关单位本身
　　（1）要强化档案工作人员的档案意识，在档案工作建设当中要牢固效用这一观念，提高工作人员的档案意识，牢固效用意识，他们才会更用心更积极地去收集整理好档案的资料，做好档案的管理工作。
　　（2）构建科学化的档案管理的机制。档案的管理机制，最重要的是要保证档案及时和完整的收集，档案管理要满足时代以及社会发展的需要，要利于档案管理工作的可持续发展。如果档案管理只是趋于形式，不能保证活动的需要，即使做得再好再完整，也毫无用处，形同虚设，没有利用的价值。
　　（3）要科学运用现代信息手段。档案管理部分在单位的信息化建设中要合理充分的运用计算机存储量大、检索速度快等优点，要不断地开发适合计算机完成档案的检索和存储的方法。
　　总之，加强档案的管理制度是至关重要的任务，也是有关档案部门的新课题。各个部门特别是档案管理部门，要从战略的高度来重视以及加强机关的档案管理工作，以此来促进机关单位的管理高效化。
　　
　　参考文献
　　[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界,2007(6):24.