[如何提高档案利用服务质量浅议] 建设工程质量监督档案按什么建立

　　【摘要】档案利用是一个复杂的过程，同时又是一个档案被利用的过程。如何熟悉馆（室）藏档案的内容，掌握利用者的需求，提高档案利用服务的质量和利用率，使档案最大限度地发挥其应有的作用，满足利用者的需要是本文探讨的重点。
　　【关键词】档案利用，服务，质量
　　众所周知，收集、整理、保管档案的目的最终是为了让档案发挥其不可替代的历史作用，更好地服务社会。但是怎么才能让档案的作用通过我们的有效服务显现出来呢？首先要解决的问题就是熟悉档案的馆（室）藏。
　　1、熟悉并了解馆（室）藏
　　档案是信息内容与物质载体的统一体，是人们在各种社会实践活动中形成的原始记录。要做好档案利用服务工作就要首先做到“知己”。所谓“知己”就是了解馆(室)藏，熟悉家底，包括所藏档案的数量、内容成分、形成时间、载体、特点等等。具体讲有以下四个方面。
　　1.1熟悉档案内容。
　　要查找到利用者所需要查阅的档案内容，档案利用服务人员首先应熟悉管理的馆（室）藏档案的内容。熟悉档案的内容要结合档案的密级、保管期限以及公民的隐私权等问题进行。先区别开放档案与非开放档案。凡属开放的档案，都应积极主动的提供利用；凡属非开放档案，一定要控制好利用范围，杜绝任何泄密事件的发生。同时注意结合党和国家的形势、政策以及社会实践的要求，适时对档案进行降密、解密，扩大利用范围。其次，要区分档案内容有无涉及公民的隐私权问题，从而处理好档案利用与保护公民隐私权的关系，不可偏废一面。
　　1.2熟悉档案载体。
　　利用者大多喜欢利用档案原件，一则因为人们普遍想见识一下档案的“庐山真面目”，特别是那些鲜为人知的、首次公之于世的档案，其诱惑力更是抵抗不住；二则因为利用者利用档案原件既能达到解决问题的目的，又能起到获取知识和信息的作用；三则利用原件，可增加解决问题的真实性和可信度。所以，档案工作者应对档案的载体进行一下细致的区分，并结合具体的档案需求来提供档案的不同载体。首先要尽量少提供档案原件，因为档案原件大多为“孤本”、“独份”，具有不可代替性，一旦丢失或损毁，所遭损失是无法挽回的。其次，尽可能多提供档案副本、复制件及档案文献汇编等为利用者服务。从保护档案的角度来看，提供档案副本、复制件及档案文献汇编既能广泛发挥档案的作用，又能有效地保护档案原件；从利用需求的角度来看，多数档案利用者是把档案用作科学研究、生产建设及日常工作的参考资料，即多数档案利用者需要的是档案的情报价值，因此，不提供档案原件足以满足他们的需求。因此，档案利用服务人员应根据利用者对档案需求的具体情况，提供最佳的档案载体形式。如当利用者要求利用档案作凭证时，这时的最佳选择是提供档案原件；当众多利用者同时要利用某份档案作参考资料时，最佳选择是提供档案副本或复制件；当利用者需要利用某专题性的档案信息而又不想或由于各种途径限制不能到档案馆(室)去时，最佳选择是提供有关的档案文献汇编；当利用者需要直观的、形象的档案时，可提供声像档案服务。
　　1.3熟悉档案形成时间。
　　首先，从一般意义上讲，根据档案科学作用递增律的原则，，形成时间越早的档案，其价值越是珍贵。但是，从档案的内容来说，其档案的独特性使其利用价值随着保存年代的延长而在递减，应该说和其生命周期有关。由于档案的价值随着时间的推移、档案载体的老化和损毁而减弱，所以形成时间晚的档案，其信息内容距离现代社会需求更近，有更多的潜在价值要转化为现实价值，因此被利用的机会和可能性就大一些。其次，要区分形成于不用历史时期的档案。每个历史时期的档案都会被打上那个时期的历史烙印，带有某种历史特征。人类历史的发展有时会带有某种巧合性，像是历史的回归。所以，作为档案工作者应当学习和掌握一定的历史知识，审时度势，对不同历史阶段的档案进行可能性利用的预测，并结合现实政策需要，选择一些题目编纂档案文献汇编，有针对性地开发档案信息资源，积极主动地提供档案利用服务。
　　1.4熟悉特色档案与非特色档案。
　　所谓特色档案是指具有地方特色的档案。对于档案服务人员来说，特色档案应被视为“拳头产品”，是开发的重点，是提供利用的优先选择对象。一个企业靠拳头产品来创品牌、树形象。同样道理，一个档案（馆）室应当靠特色档案的管理及提供利用来提高知名度。在同等条件下，如当特色档案与非特色档案都能起到凭证作用和参考作用时，应首先考虑提供特色档案，这样既能让特色档案更好地发挥作用，同时也从另一个角度宣传了本馆（室）的档案藏品。只有特色档案不能解决问题时，再考虑提供非特色档案，此所谓优先提供特色档案原则。
　　2、做好档案利用的服务工作
　　利用者到档案馆（室）来利用档案，在目的上具有一定的主动性和积极性，但在查找环节中也具有一定的被动性和依赖性。从服务角度说，利用者是档案工作者的服务对象。所以要做好档案利用服务工作，也要对档案利用者了解熟悉。当然，了解熟悉也是要在分析和研究的基础上进行，此所谓“知彼”。
　　2.1区分利用者的文化程度。
　　文化程度标志一个人学习和掌握知识的程度。档案是人类知识的结晶，包含人类有价值的各个方面的知识。所以利用者要利用档案是需要一定知识积淀的。对文化程度高的利用者，档案服务人员应当持信任之心，适时适度地加以引导利用，给他们充分的独立思考空间，而不应当随意指手画脚或褒贬。对于文化程度较低的利用者，档案服务人员就应当及时地、有针对性地开展档案资料咨询服务，个体服务，帮助他们熟悉查阅路径，想方设法帮助他们查找到能够解决问题的档案，当好参谋和助手。
　　2.2区分利用者的职业。
　　不同的职业反映不同的工作环境、工作内容及工作特征，不同的职业与档案工作发生的关系也不同，从而形成不同的档案资料需求。如教学、科研人员在工作上就要比普通的工人、农民需要的档案就多一些，利用档案的机会也就多一些。档案利用服务人员应对档案利用者的职业进行必要的分类和研究。以做到档案利用服务的有的放矢。