档案管理公司 [提升高校档案管理工作水平的探讨]

　　摘　要：高校档案管理工作是高校各项事业发展的一个重要基础。要提升高校档案工作的管理水平，笔者认为可以从档案管理制度化、技术化、安全化以及提高档案管理人员的综合素质等几方面入手，使高校档案管理工作得到有效提升，达到一个新的水平。
　　关键词：档案管理工作水平 档案管理制度化、技术化、安全化 人员综合素质提升
　　胡锦涛同志在对档案工作的指示中曾提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平。”随着社会政治、经济、文化交流与合作的日益发展以及科学技术的不断进步，研究档案管理，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率，为教学、科研和各项管理工作服务，实现高校档案管理工作科学化、现代化，努力提升档案管理工作的水平，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法，以期高校档案管理提升档次。
　　一、 应提高高校档案制度化管理水平
　　规章制度是档案工作实现管理规范化、现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档，就要求各级各类单位依照国家档案有关法律法规建立健全一系列有关档案管理的规章制度。比如：《档案实体分类法》《档案管理办法》《档案开发利用管理办法》《档案保密制度》《档案管理人员规定》《库房管理规定》《声像档案保管制度》等等。同时要努力提高档案管理部门的责任意识，建立一套系统有序的管理体制。只有增强档案管理职能部门和人员的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的安全和质量。
　　二、应提高高校档案信息化技术化管理水平
　　档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。实施科技兴档，档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询，充分利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，以便为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。
　　为了使管理上档次，应配备密封的档案密集架或档案柜、计算机和缩微设备，建立起一个门类齐全、机构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的高校档案馆。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间要相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其他信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作，使高校档案管理迈上新的台阶。
　　三、 应提高高校档案馆的安全化管理水平
　　1.提高档案管理人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。档案的管理是由人来实现的，那么档案的安全保障就要求上至分管档案馆的校领导、档案馆馆长、副馆长，下至馆内各科室负责人以及一般管理人员，都应高度重视档案安全管理工作。防范措施可以通过在各科室设一名安全员，负责日常安全工作；对档案管理人员进行经常性防火、防盗安全教育培训，警钟长鸣；严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控等采取这些方式加以确保。
　　2.在保卫部门的指导下，具体落实防盗防火相关工作措施。加固档案库房、资料室的门窗，安装技术防范设施，防止失窃案件发生。库房配备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效；严禁在馆内吸烟和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走断电，切断库内电源；定期检查电器设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转；加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力；在库房内设烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力；采用气体灭火的形式，避免采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用，从而杜绝火灾隐患。
　　3.档案的“八防”科学储藏保护措施，也是档案安全化管理的重要任务之一。档案库房必须采用密封的档案密集架或档案柜存放档案。采用空调来调节库房的温湿度以防止霉菌在高温高湿的环境中繁殖。每个库房内应设有两处温湿度传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施24小时监控。每逢雨季到来之时，要在库房内放置除湿机以降低库房内水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库房内的霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气（包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体），保证档案的完整与安全。
　　4.档案的保密工作就是要杜绝泄密事件发生。要做好档案保管过程中的保密工作，分别是档案的库房管理、涉密档案的管理、涉密档案的解密等，档案管理人员不得将无关人员带进档案馆，不得外泄档案中的秘密，档案管理人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密要求处理或销毁。
　　四、应努力提高档案管理人员的综合素质
　　档案管理工作要靠档案管理人员来做，档案管理人员的素质高低直接影响档案管理工作水平的优劣。所以提高档案管理人员的综合素质也是提升档案管理水平的重要内在因素：
　　1.要提高档案管理人员的政治素养。政治素养是指政治主体在政治社会化的过程中所获得的对他的政治心理和政治行为发生长期稳定的内在的基本品质，是社会的政治理想、政治信念、政治态度和政治立场在人心里形成的并通过言行表现出来的内在品质。它是人们从事社会政治活动所必需的基本条件和基本品质，是个人的政治方向、政治立场、政治观念、政治态度、政治信仰、政治技能的综合表现。可以说政治素养是人的综合素质的核心。人的政治素养是社会政治文明发展水平的重要标志。政治素养主要包括政治理论知识、政治心理、政治价值观、政治信仰、政治能力等。政治素养具有阶级性、内在性、综合性、相对稳定性、层次性等特征。档案管理人员政治素养决定了他们对工作有不同的立场和态度，特别是在管理涉密档案时，政治素养的高低更是起到了非常重要的作用。