部门战略制定 如何制定部门年度“小”战略？

　　部门是整个企业构成的重要单元，只有每个部门都能真正做到各司其职，完成自己的目标，才能谈到整个公司的战略和远景。　　进入一个大型企业的中心办公区，你会有怎样的感受?忙碌，疯狂的忙碌，电话铃响个不停，主管走来走去，每隔几个小时就有一场重要的会议。从周一到周五，每天到深夜都有人加班，做不完的PPT，改不完的各种报告。
　　不过很多人身在其中却似乎并没有发觉，这种表象的忙碌其实很多都是为了所谓的——“内部沟通”。一个大公司内每个业务部门都有若干小部门，其中很多还是跨区域办公，要让公司高层的决策从一开始就贯彻下来，面对外界环境的变化做到迅速反应，都变得不那么容易，必须要层层汇报，互相讨论，而最令主管头疼的一点就在于各部门之间的扯皮。对自己职责的不同认定，导致部门各自为政，可是在解决问题时又需要互相协调，矛盾随之产生。
　　如何改善这种窘境，如何让每个部门都能厘清自己的职责?笔者认为必须要让每个部门都了解自己的业务现状，并且能够根据整个集团的要求完成与其它部门的协作。也就是说，除了整个集团要有大战略，每个部门也该有自己的年度小战略，而做好这个小战略，要注意哪些关键环节，会有哪些常见的误区，就成为我们此次讨论的核心议题。
　　主管是设计师和架构师
　　在现实中，公司的年度方针目标确定之后，很多部门并没有着手去做自己的部门计划，而是在相关报告中照抄公司的业务目标，部门不清楚自己的定位是什么，也不知道如何与其它部门去对接。这样一来，就会出现上文中的困境。
　　究其关键在于，部门领导根本就不认为制定部门的年度战略是自己的事情，通常随便找个文笔好的下属写一些标语式的口号应付了事，正像—本关于职场的漫画描述的那样，主管是用嘴干活，累死累活是下面的事情，为未来着急是上面的事情。如此的结果是，每到年底汇报，部门主管会将业务成绩没有提升归结为其它部门不给力，或者没有得到高层的资源支持等等外界原因。
　　其实论及对部门业务的熟悉，以及与公司领导层的沟通频率，中层干部是最具优势的群体，他们是连接企业上下之间最关键的桥梁，通常对外部环境能做出更灵活的反应，这些都使得他们制定出的部门小战略比较准确也具可行性。
　　因此在具体运作中，主管应该深入浅出来制定战略。深入就是要吃透上面的精神，将公司的战略目标切实转化为部门的业绩指标，并且形成相应的书面报告，然后通过与部门成员的详细沟通和商谈，制定出定量定时的计划与目标。所谓的浅出，就是要最终将目标分解到每一个成员的头上，发挥团队的力量，按照计划一步步实施，并且通过及时反馈，随时做出相应的补救计划，最终使得年度部门战略得以实施。
　　特别需要强调的是，在整个战略实施过程中，主管的地位举足轻重，不能幻想用嘴管理，而是要制定详细的部门预算、部门资源投入计划、战略实施步骤，同时还要宴时总结反省整个战略思路，组织成员讨论，说主管是整个部门战略的设计师和架构师并不为过。
　　找准核心务落脚点
　　对于部门战略来说，无需解释，重点当然是核心业务，但有趣的是，许多部门战略的错误制定往往就是因为没有找准自己的核心业务落脚点，让我们用一个具体的案例来进行说明。
　　一家公司的出口业务部负责澳洲市场订单的接单、下单和跟踪，公司在澳洲当地同时设置了市场营销分支机构。当地的营销公司会策划每年澳洲展会的新产品，并转给中国总公司的研发部门进行研发、制作。展会上受到澳洲经销商和客户青睐的产品会马上得到明确的订单或者意向订单，营销公司就会把这些订单发给总公司的出口业务部，再由出口业务部向客户确认订单的单号、产品号，之后作为正式订单发给制造部门，制造部门向研发部索要生产物料表，并向采购部、物流部查询材料存货和提出采购指令。这些都齐全后，进行生产和出货。
　　但是，令这家公司最为头痛的问题是交期延误日益严重，此外还常常有意想不到的产品质量投诉甚至退货，出口业务部深受其苦，认为都是研发、制造和采购等环节所造成的，但研发和采购、制造各部门也都有各自的理由，认为出口业务部以及前端的澳洲营销公司才是问题的根源。
　　尽管问题已经很突出，不过在出口业务部制定本部门的年度战略目标时，却似乎根本没有改变的意思，依然照抄公司的澳洲市场部的销售目标，除了表示要降低质量问题和提前交期，它们并没有提出实质性的对策。
　　在它们眼中，公司目标中的销售额取决于澳洲营销公司的业绩，而质量、交期都是研发、工艺、制造部门的目标。在谈到自己部门应该做的事情时，出口业务部的经理说，“我们就是个跟单部，客户发过来的订单我们整理了发给制造部门，它们去生产，而生产过程中的质量问题和交期，都不是我们能够管得了的。”
　　坦率地说，若真如此，出口业务部根本没有存在的必要。不能认识自己部门的职责和使命，正是这个部门无法发挥作用创造业绩的根本原因。
　　在为展会策划商品和制作展会样品的过程中，我们可以发现澳洲营销公司与研发部沟通的过程并不顺畅，一是因为澳洲营销公司的人不能长期呆在总公司，与研发部的沟通不够直接，加上语言差异导致研发部无法充分理解营销的视角和思路。而出口业务部的业务人员既通晓英语又非常熟悉澳洲营销部对市场的思路和判断。当澳洲营销公司人员不在国内时，就需要出口业务部代其对商品规格参数和直观感受做出判断，同时还可以保持双方的持续沟通。其次，这些商品毫无疑问会成为展会后市场订单的主力，出口业务部必须在制作过程中充分理解商品的特性、卖点和质量方面的要求，对于后续接单生产尤为重要。尤其是当澳洲营销公司的要求过于繁复，研发部即使赶工期也无法保证交期的情况下，就需要出口业务部代为判断需要如何取舍，以去掉某些无关紧要的制造程序，保证出货。
　　同样，无论是新产品订单还是成熟产品的订单，出口业务部都要确认订单编号等信息的核准，并发给下游的制造系统，包括制造(生产计划部)、采购、质量管理、物流等，这个程序称之为“下单”。接到订单之后下单之前的流程是出口业务部的主要职责，如何将订单信息准确、迅速地转给后端制造系统，直接影响着质量和交期。同时，对于市场质量投诉，出口业务部及时对应的同时，应尽快将质量投诉的信息准确(意味着定量化、直观化比如照片和检查报告等)传递给制造系统，解决问题的同时，避免同样问题在后续订单中再次发生。对于交期延误的订单也是如此。
　　通过这个案例，我们可以明确地发现，为什么很多部门的管理和业绩都很难提升，其实是由于目光过于狭窄，仅仅盯在自己部门里面，不能与公司整体的战略结合在一起，同时在制定目标时，仅仅照抄公司的目标，没有真正制定属于自己部门的具体细分目标，因此在实施过程中，当然很难真正获得改善。
　　细分是准则
　　日本企业界曾流传一个《小心防火》的小故事。各企业做好防火工作是头等大事，社长在公司会上反复强调一句话“小心防火”。厂长回去向车间主任们也是反复强调同样的话，“小心防火”，车间主任向组长、组长向班长、班长向一线工人同样反复强调这句话，但是工厂还是着火了。原因在哪里?他们不重视吗?不是。仅有小心防火这句话，是不足以让员工懂得如何防火的。能够达到防火目的的做法是，厂长回到工厂召集车间主任开会完善防火工作机制体制，以及进行厂长级的安全排查；车间主任带领部门明确部门所辖区域的火灾隐患和对应体制及防护设施；班组长培训员工使用防火器具，定期进行防火演练，让员工熟悉何处放置何种防火器材，以及正确的使用方法。将每一级别应该做的事情进行定量化，如活动的次数、器材数量、员工培训和演练次数、参训人数、达到目标等，才能真正做到防范火灾。
　　这个例子同样适用于公司方针目标的分解和转化。如同前面所说的出口业务部的例子，出口业务部对保证交期或者改善交期方面的职责就是“如何减少漏单的数量、如何完整而正确传递订单商品的信息”等，将这些设定定量化目标并制定时间表，才具备实施的可能。
　　一年的业务和改善课题，要有一个总的计划，称为“大日程计划”，它要细化到以月为单位的时间表，完整地把握一年中的所有事项在时间上的分布，有利于调整资源配置，比如人手的安排。每个月的计划要细化到以天为单位的时间表，这个可以成为“中日程计划”，如果使用甘特表，对于某一天要做的事情切记要明确日期，不要一条线从月头到月尾。只有少数持续几天的事项可以使用连续的线条。每天的工作都有很多事项，包括日常重复事项、改善事项、突发事项、临时配合他人等这几种类型。因此，如果没有明确的时间规划，一天的时间很快就过去而一事无成，要完成该做的事隋只有加班。所以日计划要细化到小时甚至更小的时间刻度，才有可能让自己有条不紊。
　　责任编辑：邓纯雅