[信息化时代科技期刊使用IT技术的思路探讨]it 业务需求和解决思路

　　摘要：根据信息化时代的发展近况，提出了数字化稿件给学术期刊编辑所带来的新方法，新问题，并通过实际的应用分析了数字化稿件的特点。根据数字化稿件的特点和科技期刊编辑工作的实际，本文对于使用IT技术方案进行投稿，审稿和退改以及编辑加工和校对进行了一些新的思路和方法的探索。
　　关键词：科技期刊；信息；IT技术；编辑
　　中图分类号：G202文献标识码：A文章编号：1672-8122（2010）12-0120-02
　　
　　一、引 言
　　信息技术的交互渗透和广泛应用，极大地促进各个产业和部门间的有机融合，特别是20世纪90年代以来，网络技术和国际互联网的快速发展，世界信息化浪潮一浪高过一浪,世界经济向信息化发展的趋势已日益明显, 信息资源的有效开发和充分利用是社会经济发展的重要推动力。21世纪，人类社会将全方位、多层次地向信息化社会迈进，知识经济和信息技术将从整体上引导世界经济和人类社会发展的进程。信息技术是当今高新技术的核心技术，是迄今为止人类社会技术进步进程中发展最快、渗透性最强、应用面最广的关键技术。传统的信息业在这一发展过程中受到了挑战, 处于信息传播核心中的编辑机遇和挑战并存。面对全球信息化浪潮的不断高涨，编辑的步伐必须跟上，首先迈进以网络为中心的计算机信息系统的新时代。
　　计算机网络是把多台计算机互联，按照网络协议相互通信，以共享硬件、软件和数据资源为目标的系统。近几年来，Internet网络的飞速发展，相关资费的下降，网上信息资源的日益丰富，信息传输的快捷，获取网上信息的便利，使其对人们的日常工作和生活产生越来越大的影响，随着多媒体技术、信息传输技术进一步发展，因特网（Internet）所能提供的服务项目不断增加。科技期刊作为科技信息和科技成果的发布单位，直接反映着一个国家的科技创新水平，如何充分利用Internet网络，及时准确，方便快速地获取信息，宣传刊物，扩大影响加速实现编辑出版现代化，对于科技期刊的发展无疑起着十分重要的推动作用。经过几年来的IT技术的迅猛发展，并结合有关文献中[1-3]前人的经验，作者对如何利用IT技术来提高编辑出版工作的效率和刊物的学术水平有了经验和体会。
　　
　　二、IT技术在稿件接收阶段的应用
　　
　　随着计算机技术的飞速发展，中文录入排版方式的普遍化，很多编辑部已经没有手写的投稿了，所有的投稿都是采用计算机软件（word或者pdf）排版后邮寄来，许多作者直接通过email将稿件发来。作者投稿方式的信息化，使得很多编辑部原来一些流程产生了一些的变化。那么，编辑在信息化过程中如何提高工作效率？笔者不揣浅陋，谈谈自己的一些看法。
　　在当今信息化的环境下，编辑出版工作的全面电子化是不可避免的。很多编辑部过去在稿件终审定稿后退修过程中要求作者采用邮寄的方式，很多作者都感到一方面邮寄方式比较慢，另一方面容易产生邮寄丢失的情况，造成稿子出版周期加长，更重要的是在没有电子版的情况下，排版的错误和排版的时间也常常成为各刊物编辑的麻烦。所以在IT技术已经相当发展的今天，在稿件终审定稿后退修过程中要求作者修改完成后提供电子版文件，并且对电子版文件做了一些具体的要求，如在退修的通知中增加了让作者通过E-mail发送修改稿到编辑部，并公布刊物的E-mail地址，以方便作者使用。对于文件修改的要求与使用原来邮寄打印稿时相同，免去了寄还打印稿，时间肯定较以前大为缩短，比通常邮寄的方法要加快几周以上，IT技术的发展解决了稿件处理效率的问题。另外若发生文件错误，或者作者没有按照要求修改，遗漏修改某些问题的情况的话，便可通过E-mail立即通知作者修改后重新发过来，体现了网络实时性的巨大优势。
　　在使用E-mail传送修改稿件之后，由于IT技术的进一步发展。很多编辑部直接使用了网上稿件处理系统，这种系统集成了投稿和查询、回馈、审稿、退修稿件等多种功能，具有省时、经济、简便、高效、灵活等等的优点，大大缩短了稿件的出版周期，提高科技论文的时效性。
　　
　　三、IT技术在审稿阶段的应用
　　
　　电子化的投稿方式增加了稿件处理的效率，使得更多的编辑部在审稿的环节也开始尝试采用电子化的方式。
　　以前的流程基本上是打印几份出来，分别邮寄给各个审稿人。由于通过邮寄的方式，邮政费用的上涨使得编辑部会产生大量的邮费，再加上打印机的成本，增加了编辑部的成本。而且通过邮寄的整个审稿周期往往无法得到控制。
　　在IT技术迅猛发展的现在，为了提高在审稿阶段的效率，没有条件上稿件处理系统的编辑部可以采用E-mail把稿件和审稿单给审稿人发过去。E-mail审稿节约了邮局寄送的时间，使审稿周期变短，成本经济，使用简便，体现了信息化时代的高效性和灵活性。因此在方便编辑部送审的同时，也方便了审稿人直接将审稿意见返回，所以审稿的电子化对于编辑部和审稿人来说是双赢。
　　如果有条件的编辑部更可以选择直接采用网上稿件处理系统，这样所有的送审，审稿，和返回审稿意见，都将在网上系统中一起实行。由于审稿意见也在网上系统中，能够很方便的直接把一些审稿人对文章的意见和建议，通过网络操作，直接加入到给作者的退修或者退稿的E-mail中。节省了大量的时间，增加了处理稿件的效率。另外在很多网上稿件处理系统中，审稿、退修的模板都可以按需要设计，把一般需要作者退修时注意的问题写成模块形式固定下来，避免遗漏重要内容。然后自动生成，无须再一篇篇的重写。
　　所以IT技术的一步步发展使得原本投稿、审稿、退稿、退修如此纷繁复杂的过程可以简化为鼠标轻点的工作，能够用信息技术的优势来整体提升刊物的竞争力和质量。IT技术改变了传统流程中重复劳动带来的繁琐、缓慢和不规范，使编辑在稿件处理流程中运行得快而轻松，并减少差错，朝向信息化和无纸化的方向迈进一大步。
　　
　　四、IT技术在编辑加工阶段的应用
　　
　　科技期刊的编辑工作是对科技信息的发现、整理、加工和传播，全新的信息加工途径必然会提升整体的加工质量。
　　根据信息加工的原则，首先必须要求作者提供电子版，电子稿同普通稿相比，具有图片清晰、排版整齐、随时可以根据要求调整的特点。对自然科学方面的稿件，如易出错的外文字母和希腊字母，容易和字母相混的符号，不易分清的大小写字母，以及外文字母的正体和斜体，特别是某些计算所得的数据图的清晰度是纸面稿无法比拟的。直接使用电子稿件大大降低了差错率，也可以使文章规范格式更加方便。如文章大小标题的字体、字号的排版可以通过编辑的初次修改，把不同作者的排版方式统一编排到刊物自身规范和国家规范标准的要求中来：如文章的字体、字号、各级标题的序号、文后参考文献的序号、规范，图表的标题等进行加工，对科技期刊来说，为了使标题既醒目又美观大方，各级标题应使用大于或等于正文的字号，字体一般为黑体，各级标题所占行数由标题级数来确定，一般一级标题占5行，二级标题占3行，三级标题占2行[4]。另外要做到文字、数码统一，文字平行一致，无倾斜、倒置现象，图、表、文字能相互对照。 当然电子稿最重要的是便于编辑加工，主要是指编辑在加工时增删、调整位置和改动文字方便、快捷，只需用鼠标和键盘即可。这样就减少了印刷排版和校对的工作量。
　　使用IT技术在编辑加工阶段的应用，增加了加工的效率，也会使差错率大大的下降。
　　
　　五、结 语
　　通过大量的研究，我们发现利用IT技术进行网上投稿、审稿、退修、排版和校对极大地方便了作者、审稿人和编辑，不仅节省了邮寄的时间、费用，同时还提高了文件的安全性。另外编辑出版信息化可给编辑工作带来很高的效率，使每个稿件流程至少缩短一半的时间，并且电子化的手段可以减少差错率。
　　综上所述，努力学习和掌握当今IT技术和知识，充分发掘和利用网络资源来为科技期刊编辑工作提供快捷的信息传输途径和高效的利用丰富的科技信息资源，是科技期刊编辑人员的当务之急。
　　
　　参考文献：
　　[1] 陈希宁,冯远景.Internet科技期刊及其对现行编辑工作模式的影响[J].中国科技期刊研究,2000 (5).
　　[2] 刘筠,冯桂欣,查金荣,夏光.网络审稿初探[J].中国科技期刊研究,2000 (5).
　　[3] 孙景峰.计算机排版与编校工作改革[J].中国科技期刊研究,1999 (4).
　　[4] 景红薇.学术期刊微机排版的技巧[J].现代情报,1998(4).