第二十一条军规【减少打印成本的十条军规】

　　整个世界从来没有像今天这样关心环保,关心可持续发展。面对这一潮流和趋势,致力于绿色环保,打造可持续性社会,已经成为企业的必然选择。事实上,越来越多的公司已经或正在进行这方面的创新,包括减少碳排放量,加强环境保护,减少污染,回收再利用,赞助公益事业,科技创新等等。
　　然而,这些选择当中很多效果并不明显,有的因为和企业自身利益、发展不够契合,还难以为继。而打印似乎是一个例外。通过创新的打印,可以减少纸张消耗,节省成本及减轻对环境的压力,实现企业、客户、社会共赢。看似简单的打印,里面却大有乾坤,具有很多您想象不到的节约和创新空间。下面列举了十个技巧可以帮助企业减少打印成本。
　　
　　减少打印量
　　
　　这点看似非常简单。但如果一味减少打印量而影响业务,就舍本逐末了。其实还有很多方法可以减少打印量。比如双面打印,最多节省一半纸量。但不使用标题页可节省高达 20% 的打印消耗,您就不一定知道了。另外,尽量采用复印,也是必知的窍门――生产一张纸所耗费的能源是在纸上复印一张图所耗能源的10倍。通过这些小窍门,您会发现,成本的节省会立竿见影。
　　
　　管理供应商
　　
　　根据InfoPrint Solutions Company(以下简称InfoPrint)的统计,在InfoPrint 回收的碳粉组件材料中,有多达 90% 的材料可以再利用或回收到新的产品中。因此,通过管理供应商计划,将用过的碳粉组件回收,将大大减少对环境的压力,同时也会带来显著的成本节约。
　　根据埃森哲调查,在财富1000 强企业的CEO中,有87% 的人认为,可持续性是公司赢利的重要因素。73% 的 CEO 相信,可持续性有助于节省成本。
　　因此,有必要向当前及潜在供应商询问在他们的打印机中含有多少回收材料。审查其环保政策和 ISO 14001 认证。因为这都是构成可持续发展的关键指标。
　　
　　购买合规设备
　　
　　根据 网站的调查,满足最新图像设备规范的 ENERGY STAR合格图像设备比传统型号的效率高出 25%。因此,要实现打印时节约能源及成本,需要购买 ENERGY STAR合规设备。而激活打印机的生态(环保)模式功能,就可以节约能源并减少设备的碳排放量。
　　
　　有选择性地购买纸张
　　
　　据 Sustainable Forestry Initiative 调查,全球仅有 10% 的森林得到认证“进行可持续性管理”。对于来自没有认证的森林的纸张,其污染、环境等风险显然要大得多。因此,Green Seal提倡使用含有至少 30% 消费后物质,且没有经过氯或其衍生物进行氯漂白或脱墨的回收纸张。另外,购买从进行可持续性管理的森林中取材、具有一系列保管凭证的纸张。
　　
　　整合设备
　　
　　很多企业可能混用了多种缺乏管理的旧式打印机。如果这些打印机来自不同的制造商且包含多种型号,情况可能会变得更加复杂。而整合设备则会在管理、能耗、成本上带来显著节约。统计显示,一台多功能打印机(MFP)所使用的能源,要少于一台复印机加一台打印机和一台传真机的能源使用量。因此,有必要将功能单一的桌面打印机、复印机和传真机更换为共享 MFP。
　　
　　以电子形式分发信息
　　
　　企业在邮寄信件、杂志、DM广告时,传统的做法是,一家总部在北京的企业,需要总部把制作的广告宣传资料邮寄给分公司。而现在大可不必。企业可以通过整合设备MFP 将文档扫描保存至电子邮件、FTP、共享文件夹或 USB 闪存驱动器,创建电子文档库和在线内容管理系统;通过互联网把广告样板传到分公司,打印出同样效果的广告宣传资料,从而减少邮寄成本。
　　另外,以电子形式分发信息,可以实现按需打印,节省成本并提升客户服务。比如,在过去,如果一期杂志卖光了,读者想买就很难了,因为传统印刷一印就是上万本,不可能因为一本而专门印刷。而现在,通过电子形式,就可以大大缩短书籍的印制流程,可以少量、多样化地印制书籍,实现从细分到个性化服务。
　　
　　控制工作组打印环境
　　
　　一般情况下,只有 10% 的办公文档承担与设备、供应商和服务费用相关的成本。在设备、供应商和服务上每花费 1 美元,在其他成本分担项上就要花费 9 美元。这些成本分担项包括 IT 支持和基础架构、采购和设备成本、最终用户交互时间以及文档管理支出。这些成本分布于企业范围内的各项预算和流程中。因此控制工作组打印环境有其必要性。
　　
　　进行优化评估
　　
　　设定并执行改变最终用户打印行为的政策。利用文档设计、打印管理、多渠道文档分发、文档索引和归档以及检索存储于公司任意位置的文档,简化通信流程。
　　
　　实施账单营销
　　
　　www.省略 的调查显示,每名成人平均每年收到 41 磅的垃圾邮件。其中有 44% 未经拆阅便被丢掉。但是,将个性化的消息、优惠券或特惠产品作为插印内容,添加到发票、单据、收据、订单确认、销售点资料和其他面向客户的单据中,效果就大为不同。一般人都会认真看,这就是账单营销。
　　账单营销直接将促销信息印刷在账单空白处,例如,推荐商品、打折卡、优惠券、礼品券等。其最大优点是在不增加成本的基础上,对直接客户进行有针对性的宣传。在小小的水费、电费账单上为企业做广告,这在欧美很普遍。打印提供商可通过数据驱动的相关信息和促销活动提高产出方面的投资回报率 (ROI)。
　　
　　实施负责的设备生命周期管理
　　
　　据环境保护局调查,美国是全球生产电子垃圾最多的国家。2000年,有超过 460 万吨的邮件进入到美国的堆填场,预计这一数据在未来几年内还会再翻两番。
　　我们建议企业采用生命周期结束回收计划,如 WEEE 和 GARS,采取行动,向可持续社会再迈进一步。
　　在实现节省成本的同时,实现绿色、环保,助力可持续社会的打造,保护和建设我们绿色的地球。工作组打印解决方案告诉我们,只要敢于创新,这种企业和客户,和社会环境的和谐关系,及可持续的发展,就在我们脚下。