[欧莱雅：在总部规范下灵活整合ＩＴ]欧莱雅中国IT总监

　　2003年底收购小护士，2004年初收购羽西……一系列的并购活动使得中国地区成为欧莱雅在全球最大的生产基地之一。和所有并购活动一样，欧莱雅面临对新收购企业的整合问题。信息系统的整合是其中非常重要的一部分。和一般的系统整合不一样的是，欧莱雅亚洲营运部不但面临着新收购公司的完全不同的IT系统，而且在整合过程中，还要遵循法国总部的一些规范。
　　
　　跟随集团的脚步
　　
　　作为全球首屈一指的化妆品公司，欧莱雅集团创立于1907年，是财富500强企业之一。欧莱雅事业遍及全球150多个国家和地区，产品包括护肤防晒、护发染发、彩妆、香水、卫浴、药房专销化妆品和皮肤科疾病辅疗护肤品等。在中国，欧莱雅的业务已经遍布北京、上海、广州、成都等400多个城市，旗下的巴黎欧莱雅、美宝莲、卡尼尔、兰蔻、薇姿和理肤泉等十多个知名品牌深受中国消费者的青睐。
　　欧莱雅于1996年正式进军中国市场，并且在苏州成立了外商独资公司――苏州尚美国际化妆品有限公司（即欧莱雅苏州工厂），并在1999年初正式批量生产。据悉，为了帮助业务的发展，刚成立的尚美化妆品公司陆续开发了很多小的IT应用来支持公司的管理。但是，随着技术的更新，这些应用对业务的支持越来越小。于是，跟随欧莱雅集团的脚步，全面实施ERP逐渐被提上日程。
　　作为一个国际化的化妆品公司，欧莱雅集团在信息化建设上有自己独特的一套管理方法，特别是在核心的ERP建设上。欧莱雅集团营运总部负责管理全球数十家生产工厂。一般来说，为了方便数据的整合，欧莱雅旗下的所有工厂最好使用同一款ERP。但是，欧莱雅的这些制造工厂分布在不同国家，而且其中有很多是收购过来的，规模有大有小，不适应应用同一款ERP产品。因此，欧莱雅集团选择了两款ERP：规模较大的工厂，使用面向高端市场的SAP产品；规模较小的工厂，则可以选择由赛捷软件公司提供的面向中小企业的Sage ERP X3。根据化妆品行业特点和欧莱雅自身的管理特色，欧莱雅总部的信息部门分别对SAP产品和Sage ERP X3进行客户化开发，然后再推广到各个国家的各个工厂去。欧莱雅的这种做法，既保证了ERP的适用性，又基本上保证了各个系统的统一性。
　　按照欧莱雅集团的统一部署，尚美化妆品公司在2004年开始正式应用Sage ERP X3。这次ERP实施工作相对比较轻松。欧莱雅亚洲营运部信息部经理严志杰认为，这得益于双方的合作机制和沟通机制――在总部层面，欧莱雅集团在法国有运营总部，和赛捷法国已经进行比较顺畅的沟通；在地方层面，欧莱雅中国则可以对口赛捷中国，赛捷中国在为欧莱雅中国实施的时候，只须将在法国赛捷开发好的应用“翻译”到本地工厂即可。
　　Sage ERP X3的应用，帮助苏州工厂建立了完整的信息化管理体系，有力地支持了企业的持续发展。Sage ERP X3有效地把苏州工厂的业务和财务信息集成到一套系统里，使得经营业务信息实时地反映在财务数据中。苏州工厂还建立了企业级的数据库，实现了部门间的信息共享，避免了信息传输不及时、信息失真而导致的经营管理错误，并提高了决策的准确性。此外，Sage ERP X3还帮助苏州工厂建立了严格的管理流程，明确了权责，有效地支持了业务的开展。
　　
　　亚洲运营总部到上海
　　
　　上完一套ERP系统对很多企业的信息化负责人来说，可以说是终于松了一口气，暂时可以放松一下，但对于严志杰来说却不是这样的。欧莱雅在中国市场的扩张计划带来了新的挑战。
　　企业快速扩张，需要统一的信息管理平台来支持。随着规模性生产基地的形成，为了更加靠近市场和生产基地，欧莱雅集团将亚洲运营中心从法国巴黎搬到上海，从而对位于亚洲的5个生产基地（包括在日本、印尼各有一个生产基地）进行统一的管理，比如说，收集并分析采购数据，并进行统一的规划；对供应商进行评估；对产能进行平衡。其中，非常关键的一项工作就是将亚洲生产基地的信息化工作上升到亚洲运营总部来统一管理。
　　此时严志杰面临的问题是，该如何将刚刚收购过来的两个信息化水平不一、应用的系统完全不一样的制造工厂跟欧莱雅的管理体系整合到一起来。欧莱雅先收购的小护士之前是个民营企业，信息化基础比较差，没有专门的IT团队，信息化工作几乎要重新开始。而后来收购的羽西则在收购之前有较好的信息化基础，不但有专门的IT队伍，而且已经应用了一套ERP系统。但是这套系统只能起到记录的作用，管理的作用非常弱。于是，严志杰带领他的信息化团队开始了对小护士和羽西的系统更新工作。
　　值得一提的是，在系统更新和实施过程中，欧莱雅在亚洲形成了一套系统实施的六步方法论，并可针对具体情况进行调整。以羽西的经验为例：第一步，数据培训，项目启动后，告诉用户实施需要什么数据，这些数据有什么意义，然后开始收集数据；第二步，流程培训，将准备好的部分数据与流程结合起来模拟运行，分析现行的工作方式与ERP设置的工作方式之间的差别；第三步，第一部分上线，即成品管理模块上线，这块相对比较独立，先上的话可以减少后端上线的压力；第四步，生产模块上线，这一部分实施比较复杂，要对最终用户进行培训，并制定阶段性目标；第五步，利用前一个月的真实数据模拟上线；第六步，正式上线。
　　
　　成立市场供应物流部
　　
　　欧莱雅亚洲运营中心的信息化建设既要遵循法国总部的规范，又要针对本地的特殊情况进行本地化开发，如财务系统和分销系统。此外，严志杰介绍说，欧莱雅亚洲运营中心信息部为了提高用户体验，还要在不影响系统功能和管理的前提下对ERP系统进行少量的升级和改进。
　　为了保证系统的统一性，欧莱雅亚洲运营中心信息部对这种开发也形成了独具特色的一套管理方法。严志杰介绍说，欧莱雅亚洲运营中心不允许制造工厂进行自主开发，即使有本地化开发需求，也是由亚洲运营总部统一协调，然后将开发好的成果推广到亚洲的其他工厂。这样既分散又集中的开发模式，一方面可以保证系统的统一性，另一方面可以减少重复开发带来的浪费。
　　随着2008年6月欧莱雅上海工厂（原羽西工厂）Sage ERP X3系统的正式上线，欧莱雅亚洲运营中心所属的所有工厂统一都应用了Sage ERP X3。系统统一给欧莱雅亚洲营运部的管理带来了许多的方便。这主要体现在以下几个方面：
　　首先，各个工厂形成了统一的报表模式，便于所有工厂统一向集团汇报。众所周知，在欧莱雅刚刚收购小护士和羽西并应用多种不同系统的情况下，要想将这些系统中的数据整合起来是非常困难的，在向集团汇报之前，欧莱雅需要做很多数据整理工作。在统一了ERP系统以后，各个工厂都实施了欧莱雅集团定制开发的管理报表系统，通过采用统一的数据模式在采购、制造、销售等各个体系抓取最原始的数据，并对数据进行整合，只要稍加汇总就可以直接向集团汇报。
　　其次，实现了供应链的整合。过去，欧莱雅每个工厂都面对所有的客户。这不但造成了欧莱雅自身业务管理的复杂性，而且对客户来说，这样一对多的客户关系在操作上带来了很多麻烦。针对这种情况，欧莱雅亚洲营运部在2006年建立了市场供应物流部，作为客户和欧莱雅制造工厂交流的统一平台。同时，市场供应物流部还将苏州工厂和上海工厂的物理仓库合而为一。基于Sage ERP X3，这个位于苏州的市场物流供应部通过应用仓储分销模块，用一套系统连接了两个工厂的两套Sage ERP X3系统，并管理着这两个工厂的成品销售，大大提高了成本销售管理水平。市场供应物流部的成立，保证了所有工厂都只面对生产供应物流部一个客户，大大降低了客户管理的难度。
　　再次，进一步保证各个工厂的产品质量。在化妆品行业，产品质量的控制是非常关键的环节。Sage ERP X3的生产制造模块帮助欧莱雅中国规范制造管理流程，从而最大限度地保证产品质量。值得一提的是，针对化妆品制造作为精细化工行业的特点，欧莱雅在Sage ERP X3上专门开发了配方称重系统，通过系统控制最大限度地保证生产过程中配方的精确性，从而保证产品的质量。