高校文印信息化管理的思考与探索_高校文印室

　　摘 要 本文从数字印刷技术发展的背景谈起，全面论述了文印技术硬件设备迅速发展的现状、电子文档网络平台构筑的情况，以及文印管理业务培训系统展开的意义。本文希望通过对高等学校文印管理这一具有专业性及服务性业务范畴的系统论述，总结经验，与兄弟院校进一步交流，提升理论水平。
　　关键词 高等教育 文印信息化
　　中图分类号：G647 文献标识码：A
　　
　　Thinking and Exploring about Printing information
　　Management in University
　　LI Xingjie, WU Yongkui
　　(East China University of Science and Technology, Shanghai 200237)
　　Abstract This article talks from the backgrounds of printing technology development,totally discusses the current situation of the printing technologhy hardware rapid development,electrical files net-platforms constrction, and also introduce the significance of carrying out printing management training.By systemly discussing pringting management in univesity, this article expects to sum up the experience and exchange experience with other universiies,finnally lift theoretical level.
　　Key words higher education; printing information
　　
　　0 引言
　　自上个世纪八十年代至今，全球的数字化技术发展一日千里，目前在国际上，数字技术已经得到了非常广泛的应用，为了更快速地适应全球技术的发展，我国在“十五”之后明显加快了“政府电子化”、“电子政务”的发展速度与普及力度，电子政务已经是大势所趋、势在必行。
　　电子政务是指运用现代网络通讯与计算机技术，将管理和服务职能流程，通过精简、优化、整合、重组后在网络上实现，以打破时间、空间以及条块分割的制约，从而加强业务运作的有效监管，提高运作效率，并为公众提供高效、优质、规范、透明的一体化管理和服务。
　　借电子政务东风，数字印刷技术和设备在快印领域的迅速发展，反映其巨大的优越性以及潜在的发展空间。数字印刷以其更适用于短版，并且快速、优质等方面的特点和优势，正好弥补了传统印刷的缺陷，原有的纸质文件的传输对部门办事效率的制约越来越明显，传统的模式与网络文档的传输效率高、查找汇总方便快捷等相比，均无法与其同日而语。
　　基于数字化技术带来的文件传输、分发模式的变化，文印中心正在面临着巨大的变革与挑战。无纸化办公的推行，不仅能推动办公的自动化、高效化、透明化，而且能节约大量的人力、财力、物力，为机关部门提供多形式、全方位、高实效的服务，促进高效、节约型社会的建设。
　　1 硬件设备技术迅猛发展
　　目前各个高校文印中心的印刷设备已经从传统的大型胶印机逐渐转变为灵活性很高的数码复印机、数码打印机。油墨印刷制版的数字一体机作为对传统手工蜡版油墨印机技术的一种升华，已经在各个大学的文印中心得到了非常普遍的应用；同时配有无版印刷的数码印刷技术。数字技术、网络技术的飞速发展与广泛应用，为数码印刷提高品质、降低成本、扩大服务创造了最根本的条件。数码印刷作为一种无版印刷技术，拥有了几乎所有有版印刷技术所不能够具备的优势。比如低成本：印版以电子格式存在（无实物形态），省略了大量的繁琐制版过程，其印品成本几乎等于印品的耗材成本；高灵活性：电子化的“印版”使得对文件原稿的增删改工作不再是一件复杂的事情。原稿修改的成本为“零”，所以可以随时对原稿进行修改。按需输出，没有制版成本的无版数码印刷可以无最低印量限制的随意印刷，一份印品的单位成本与一百万份印品的单位成本完全相同。
　　数码印刷技术的不断发展使得短版印刷从速度、质量与成本上都能与传统长版印刷相媲美，每分钟近百页的黑白数码印刷设备可使批量的电子化文件输出在极短的时间内完成；彩色激光数码复合机的打印、复印、扫描精度已经完全能够满足高质量文件的输出需求。
　　随着办公自动化的普遍推广，信息化建设日新月异，文档一体化管理已成为信息时代的必然产物。各个高校引进的方正电子“基于标准的文档一体化管理解决方案”将公文管理与档案管理进行有效衔接，从而纳入到统一的管理系统中，在实现文档管理工作规范化、制度化、标准化目标、助力机关政务信息化的同时，实现无纸化办公，为社会低碳环保做出贡献。惠普和佳能以战略联盟的方式推出端对端产品组合， 以满足客户文印需求 通过将佳能型号齐全的多功能办公系统设备与惠普在激光打印/多功能一体机、网络打印管理、IT整合、流程管理等领域的优势相结合，用户可以得到业界最完整、丰富的的产品与服务。此外，惠普发布了最大规模的新型文印流程解决方案，惠普教育文档电子化流程管理方案（Electronic Workflow and Document Management Solution for Education）使教职员工能够更加安全的获取、索引、存档、传输学生信息和人事类文档；惠普社会服务项目流程处理加速器（HP Social Services Case Processing Accelerator）帮助在项目管理流程中管控关键文件和电子文档，减小错误概率。
　　此外，印后设备种类的丰富与技术的发展使得印后装订的种类与速度也得到了大幅度的提高，高速全自动配页、进稿、插页、折页系统可以大大提高文件的整理速度与准确率，多种类型的装订设备可以按照客户的需求与印刷品的类型及用途进行多元化的装订。如是，各个高校的文印中心在硬件设备技术方面已经趋于专业化。
　　2 电子文档管理网络平台已经构筑
　　随着办公无纸化和网络的普及，大量公文的拟稿都是直接使用电脑完成。若没有电子文档管理网络平台，每天接受的大量送印电子稿件将呈现无序化状态，容易遗漏、误时，甚至影响工作的开展。由于电子文件的推广，使用电子数据的情况越来越多。原有的单机排版并由工作电脑保存文件的模式，或者简单的文件服务器系统已无法适应，经常发生文档丢失等现象。
　　因此，建立内部的电子文档管理系统有利于文印的信息化管理。这就要求独立的网络系统，与互联网物理隔离的专门局域网，设立专用账户，工作人员登录信息网络平台，根据不同权限，进入不同的信息库中操作，打印任务也通过网上报送。
　　电子文档管理平台对电子文档的管理提出了更高的要求，首先保障其真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的前提；其次保障其完整性。电子文件的完整性包括两个方面：一是具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结构、背景信息等无缺损；同时保障其有效性。电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、转储、迁移等处理后能够以人可以识读、理解的方式输出。
　　高校的文印中心除了承担除一般电子文件外，还承担大量保密文档的印制工作，比如各个级别的试卷等等，这对于网络环境，要做到电子文件不被非授权用户使用，即不被泄密。电子文件在形成、保管、转储、查询、利用等过程中都可能遇到不安全因素，包括保管不善、使用不当、病毒侵袭、黑客攻击、设备故障、故意破坏等，任何问题都可能给电子文件造成灾难性的后果。因此需要我们在电子文件的整个生命周期内综合采用管理、技术等手段，防患于未然，确保电子文件的万无一失。建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等，应用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理。在网络中，自动对每份电子文件的修改、存取舆传输等任何操作进行实时登记，从而为印证电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息，从技术上保证安全保密措施的实施。
　　近年来，这种系统的电子文档管理网络平台已经在各个高校逐渐构筑，成为保障大学文印安全、完成资料保密的有力支持。
　　3 文印管理业务培训有序展开
　　高校的文印人员经常要面对各种专业化试卷、讲义、提纲的印刷，这就要求具有过硬的专业技术，熟练掌握计算机操作技术、多媒体技术、光盘与缩微技术、数据库技术和数字信息传播技术等。在文印中涉及使用Office等办公软件处理公文和其他图片数据处理文件时，就存在着排版软件的兼容问题，需要进行数据格式的统一。如果某文件不能被识读，则该文件内容再重要也失去保存价值。由于电子文件是“机读”的，诸多技术因素都可能造成电子文件打不开、读不出、看不懂，从而失去利用价值。文印人员应熟悉及掌握各种电子文档及电子表格的制作及管理。这样才能规范电子数据格式，制定文件格式标准。对文档进行统一管理，统一定时存入服务器的数据库中，方便了以后的查询和数据的备份。定期对文件进行刻录，保证文件的长期存档，做到文档管理电子化。
　　同时，正常运行先进的文印设备，是顺利完成文印任务的重要保证，强化设备的日常管理和跟踪管理，将设备的状态和维护保养情况相结合，保证设备的良好状态，增强现代化设备在现代化管理中效能的发挥。
　　故而，在各个具有一定规模文印中心的大学，都已经对文印人员进行了系统的管理业务培训，涵盖了技术软件的使用、信息设备的管理、网络平台的维护等诸多方面。文印人员的培训保障了业务水平的提高，进而大大提升了大学文印中心的工作质量和效率，为大学的教学、教务管理提供了坚实保障。
　　总之，随着电子信息技术的飞速发展，数字印刷技术也在日新月异发展，高校的文印中心和相关部门也处在这个变革之中。在机遇与挑战并存的历史关头，只有提高认识，转变观念，把握机遇，以创新务实的态度，适应市场的发展变化规律，才能以全新的面貌展示在市场经济的大潮中，才能更好的为高等教育提供保障与支持。
　　
　　参考文献
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　　[2] 付凯.文印信息管理 助力高教发展.中国教育信息化:高教职教,2010.5.
　　[3] 韩春.数字印刷，机关文印信息化的必由之路.印刷工业,2010.7.