设计院企业信息系统 [设计院工程成本管理信息系统的设计与实现]
[摘 要]通过设计和使用成本管理信息系统,实现从手工统计到系统计算的转变。详细阐述了该系统的设计目标、设计原则、设计思路和实现办法。阐述了运行效果,并提出今后的努力方向。
[关键词]设计院 成本管理信息系统 设计 实现
[中图分类号]F[文献标识码]A[文章编号]1007-9416(2010)02-0008-03
Design Institute Project Cost Management Information System Design and Implementation
(WenZhou Plan Design&Research Institute Of Communications ZhuSuzhi 325000)
[Abstract]The design and use cost management information system to the system from a manual calculation of statistical changes. Detail of the system"s design goals, design principles, design ideas and implementation methods. Set out to run results, and propose future directions.
[Key words]Institute Cost Management Information System design Implementation
引言
成本核算是企业财会管理方面的一项重要工作。由于本人所在单位是从事公路交通工程专业设计、规划、咨询和服务,成本核算关系工程设计项目承包科室与个人的分配额度及收入,涉及的内容较多,数据采集的时间跨度较长,对统计计算的要求也较严格,人工手动作业可以说难度很大,也易产生误差。为此采用先进的计算机信息技术对工程成本信息实现自动化管理就显得非常必要。它不但可以方便地实现数据的输入、查询、共享、汇总和列表输出,大幅度的提高工作效率,而且还可以为未来单位财务管理全面信息化打下良好的基础。
1 系统的设计目标、开发原则与指导思路
1.1 设计目标
利用现有的单位内部局域网及NAS网络存储服务器,以供成本管理信息系统数据的集中交换和存储。完成后的工程成本管理信息系统可以实现对工程项目成本数据的分类输入、快捷查询、内部共享、批量汇总和列表输出,方便单位管理层对工程项目成本信息的检索,及时掌握项目支出情况,减少财务人员的工作量。
1.2 开发原则与指导思路
系统的开发围绕“操作简便、界面友好”的原则,并贯穿整个系统设计过程,对系统的稳定性、安全性有一定的要求。由于成本信息管理主要针对数据的有效管理,因而系统的设计始终坚持以“数据为中心”的指导思路,使用户可以随时修改、添加、查询和计算统计相关数据,及打印所需的列表。
2 系统分析
工程成本核算是单位工程设计项目内支出的各种费用的核算。以一个工程设计项目为单位,分列该设计项目内支出的各种成本费用,并汇总单个工程设计项目的支出成本,提供单位管理层该项目设计科室及设计人员承包及分配比例计算额度的方法。首先,采集单个工程设计项目的各种数据,如成本信息(包括项目名称、合同收费、已经收费、成本分析表等)、业主信息(如合同编号、业主单位、地址、联系人等)、工程规模信息等,由财务室及经营室人员输入相关数据,以方便管理层及相关科室查询该设计项目的基本情况。而成本信息内的成本分析表,主要集中了摘要、财务凭证号、收费收入、工程出包支出、费用支出、奖金支出、经手人、负责人等相关信息,录入之后,可以在成本信息内进行实现各种成本信息自动分类统计。数据流程图,见图1。
2.1 主要计算公式
系统主要的即时计算功能,体现在成本信息界面内。成本分析表输入的工程设计项目发生摘要,通过一定的计算公式自动并在成本信息各栏目内显示,便于工作人员查询。主要计算公式,见表1:
2.2 计算机系统资源配置
2.2.1 硬件系统
利用单位现有的NAS网络文件存储服务器,型号为Thecus N5200PRO。该服务器建立有RAID6模式的磁盘阵列,数据可靠性较高,并具备千兆网络通讯能力。为确保数据访问便捷、安全,设置专门的存储目录存放信息管理系统数据库文件,并设置访问不同权限的帐户。各客户端以工作计算机为主,通过内网交换机互连。
2.2.2 软件配置
数据库文件存储服务器为嵌入式Linux操作系统,Web操作界面。数据库为Microsoft ACCESS数据库,文件类型MDB,开发工具为Borland Delphi7,客户端操作系统为Windows2000或WindowsXP。
2.3 系统结构设计
系统功能结构图,见图2。
2.4 主要功能模块分析
2.4.1 系统管理模块
是对整个工程成本管理信息系统的基本设置进行管理。
系统设置包含了数据库的路径设置、数据备份路径设置、系统注册信息等。界面管理提供了窗口皮肤更换功能。系统日志记录用户操作内容,便于查询系统及数据的操作历史。
2.4.2 数据管理模块
是系统的主要功能模块,集中了工程设计项目各种相关数据的输入、查询、汇总和列表输出等功能。数据录入提供基础数据的输入界面。检索查询涵盖了所有工程项目成本数据的关键字检索、查询等功能。统计汇总功能可以通过设置统计条件汇总出所需要的数据报告。格式导出提供了以TXT文本文件、Excel电子表格形式输出统计报表。列表打印提供资料打印功能。
2.4.3 用户管理模块
是系统的安全性设置模块。
帐户管理可以为用户设置帐户的名称、密码及基本信息等。
权限管理为用户帐户提供不同级别的数据操作权限设置。可以根据岗位职能分工给予相应的权限,如管理、查询、编辑、删除的权限等等。
3 数据库系统的设计
考虑到mdb数据库现今应用已经非常广泛,与其它数据库格式之间的转换兼容也较方便,有助于今后在系统的功能变化、升级时的数据转移,所以本系统决定采用该类型的数据库。
数据库系统设计共分为工程设计项目基础信息数据表、成本分析数据表、数据汇总计算中间表等三大类。由于工程设计项目每年不会超出一定的数量,基础信息数据录入之后基本不会发生变动,数据维护量很小,如工程设计项目的合同号、项目名称、合同信息、业主信息、工程规模等等。成本分析数据表按项目成本发生情况进行输入、维护,如收费收入、工程出包支出、费用支出、奖金支出、经手人、负责人等等。数据录入完成后,计算结果自动生成并存放在数据库文件中,便于随时查询、导出。
数据表的处理是按不同的工程设计项目进行,每个项目的基础信息数据表、成本分析数据表都属于其所在的工程设计项目,各个项目之间的基础信息数据、成本分析数据独立存在,互不关联。
数据表都包含“日期字段”,按“YYYY-MM-DD”结构设计。同时将工程设计项目基础信息数据表内的项目成本发生“开始时间”作为该项目的年度归类指标,方便查询。
工程设计项目的生成遵循一定的次序,如先生成工程设计项目基础信息数据表,输入基础数据信息,后生成成本分析数据表,然后通过数据汇总计算中间表形成结果,数据冗余比较小。不按次序操作无法形成工程设计项目的建立,也无法开始数据的输入和汇总计算。用户若发现原始输入数据发生差错,可以随时进行修改,然后再由管理系统自动完成计算。
3.1 数据库安全
由于mdb数据库是安全性能方面较弱,只要入侵者得到数据库的存储路径下载得到数据库文件后,再结合暴力破解工具可以查看数据库文件内容。因而对数据库文件的保护,采取了长字段特殊字符密码保护、数据库目录访问隔离、数据库文件访问与用户访问权限双重密码防御等等措施保障数据库的安全。同时采用专业级防火墙隔离单位内网与外网的连接。
3.2 数据的接口设计
对数据的输入、输出接口的合理设计,可以在很大程度上提高工作效率。工程设计项目信息数据输入量不大,系统界面也较直观,因而不再考虑采用文件导入的方式输入数据。输出接口方面,大部分数据表可以输出TXT文本文件或Excel电子表格格式,提高了系统的操作和使用效率。
4 系统运行
4.1 系统运行架构
工程设计单位计算机硬件配置普遍较高、性能较好,因此本系统所有程序直接安装运行在客户端计算机上。通过NAS网络文件存储服务器共享网络映射盘,按不同的共享目录登录权限设置及本系统的用户帐户权限访问服务器上的数据库文件。系统运行架构图,见图3。
4.2 系统运行界面
本系统运行界面,见图4。
5 结语
本系统已经在我院投入运行多年,大大减轻了工作人员的劳动强度,有利于管理层动态控制设计产品的生产成本,为各工程设计项目在负责设计科室、设计人员承包及收入分配等方面提供了准确的依据,用户反应良好。系统具有以下几个特点:(1)界面直观、友好;(2)适合职能相近的工程设计单位使用;(3)查询汇总功能强大,可以按不同时间段及不同工程设计项目来查询汇总成本信息;(4)列表生成快捷、灵活;(5)硬件配置要求低、占用系统运行资源小;(6)安全功能完备。随着计算机信息技术的不断发展,单位总体管理水平的不断提高,以及对成本核算方面新的要求的提出,持续完善和改进的成本信息管理系统,将有力促进单位成本信息管理工作的成熟与进步。
[参考文献]
[1] 王晟,万科.Delphi数据库开发经典案例解析.北京:清华大学出版社,2006.
[2] KathySchwalbe[美].Information Technology Project Management 北京:机械工业出版社,2009.
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