学会管理影子ＩＴ:日本ITHAS学会

　　当公司所提供的技术无法满足用户需要时，用户就会求助于影子IT。 　　IT部门受到威胁 　　对大多数CIO而言，一个新的IT部门正在产生，他们无法控制这个部门。他们甚至没有意识到它的存在，但CIO面对的用户知道。如何与这个新的IT部门共存将是CIO和公司成功的关键。
　　这个部门就是“影子IT部门”。因为这个部门根本不是具体的部门，而是虚拟的部门，是用户可以选择的第二个IT部门，并被戏称为“IT部门的影子”。它的出现，是在用户要求难以满足的情况下，在IT服务商和使用者之间的自然产物。
　　用户的需求难以满足是影子IT产生的根本原因。用户希望IT能够满足他们的各项要求，从而提高他们的效率。CIO们则希望IT稳定、安全、有发展前景，不违反政府的各项规定。因此当CIO设计并提供IT服务的时候，首先考虑的是易于管理，只把用户放在第二位。而“IT部门的影子”不关心管理，而是给客户提供完全可以自己掌握的IT服务，两者的目标截然不同。
　　“员工希望能够提高工作效率，” Continental Airlines公司信息安全部门的主管Anderson说。“他们说，‘需要这个帮助自己完成工作。’但是鉴于一些原因，公司的答复往往是否定的。在这个过程中，他们选择了影子IT的部门。”
　　发现影子IT之后，CIO们最初反应往往是以这样或那样的理由同这些影子IT竞争。但只要稍加思考就会明白，这样战争的结果，只能是一盘死棋，IT运转陷入僵局。
　　员工使用IT是为了更快更有效地工作，也有的是为了能够长时间地工作;还有人不断发明新方法完成工作任务。CIO们应该为此感到高兴。Manulife公司副总裁William Harmer说，当取缔这些IT工具时，“CIO所扮演的是扼杀创新的角色。”
　　影子IT给IT公司带来了关于安全和守法的挑战。使用者突破公司的防火墙（通过下载危险程序），随意泄露公司数据（随意放置电脑、笔记本和移动硬盘），随意处理信息有可能违反政府的规定。CIO们需要有策略地处理这些问题。
　　“其实有黄金法则，” Gartner公司的副总和研究员David Smith说：“永远不要以安全守法为借口错误地处理事情。永远不要把这些当做小把戏。一旦发现有人违规办事，你要关心的是从中吸取教训。”
　　成功运作的公司必须学会如何从中斡旋，要维持工作高效率和IT用户间的关系，正确对待员工创新地使用IT工具，保护公司合法利益。这就需要CIO们重新审视他们和用户之间的关系，承认现实：即他们的IT部门不再是用户对技术服务的唯一选择。Smith说，这是唯一保持共赢的方式。如果忽视IT用户的利益，与影子IT竞争的话，不仅会被扫地出局，甚至会被当做异端遭到对抗。那样的话，事情将难以控制，这对谁都不好。
　　
　　为何出现影子IT
　　Pew网络公司和美国生命计划的一份调查显示，45%的成人认为使用网络对提高工作效率有很大帮助。
　　很明显，这也包括CIO的员工们。在他们眼中，技术使得他们的效率提高。但是CIO们先别急着欣慰，事实上员工们所说的提高是指他们学习网络技能的提高，而不是他们对IT业务的能力――不是对CIO的技术，更不是对CIO的认可。
　　“事实上，存在于工作场所和家庭间的巨大鸿沟已经瓦解。” 该项目负责人Rainie解释说。近乎无限的存储和新的快速交流工具使人们可以随时随地都毫无限制地获取信息。
　　调查还显示：42%的人下载软件，37%的人使用即时通信软件，27%的人曾经使用过网络共享文件，25%的人使用无线上网（这些已经是1年前的数据了，Rainie说，他确信现在这些数据都已经变得更高）。这些条件公司都具备吗？公司是否鼓励员工在网上下载软件并共享？公司的系统支持即时短消息吗？公司至少为四分之一的员工配备了无线上网吗？
　　“世界发展迅速，导致很多人把家庭中的小玩意带到工作地点，或者是把工作场所的小东西带回家。” Rainie说。例如2006年12月一份调查显示，仅仅29%的公司配备了即时通信软件工具。
　　用户向来有自己的技术，但是如今消费者使用IT产品的能力和各种便捷方式是令人难以想象的。简单几下，就可以轻松将会议内容存入大容量的移动硬盘里。Google电子数据表或其他在线软件能够实现几个人共用一个文件。Motorola Q这种手机（只要125美元就可以在eBay上购得）的芯片内包含了永远在线的高速连接，可以将工作邮件轻松转发至手机上而不用打开电脑。这仅仅是三个小例子。事实上，消费者的技能可以做任何一件事情，即使今天没有，明天肯定就有人创造出来。
　　IT仅仅由IT公司统领的时代一去不复返了。那么公司IT又将向哪个方向发展？
　　用户需要何种技术
　　用户对技术的定义中必定包括一点，即功能齐全，可供选择。如今，是IT用户选择服务商的时代。公司的员工可能第一个想到的是公司，但当公司所提供的技术无法满足需要时，他就会求助网络或其他选择。
　　德克萨斯州Credit Union League副总裁Bill Braun说：“对IT用户说‘不"当然最简单。但问题是潜在的问题会更大。”面对这种情况，Braun承认，他愿意放弃IT用户的创新，前提是影子IT与公司的结构相同，能够以相同方式管理。
　　但事实上不是，也不可能是。影子IT是一个完全不同于想象中的怪物。
　　传统公司IT结构高度集中，由某个人或一个小的团体控制并协调每个网络接入点。影子IT则相反，没有中央集权，最多也只是形同虚设的等级分配，各负其责地管理自己的网络接入点。Olin Graduate School商务系的教授Marty Anderson称公司IT为司令部式结构，而影子IT为紧急结构。司令部式结构的目的是便于管理，它们执行从上到下的命令。而紧急结构没有中枢网点，因此没有管理手段。这也正是影子IT难以绝杀或者隔离的原因。它们无头可砍，无沟可填。
　　公司IT自然会受到影子IT的威胁，但事实是它们其实无处不共存。“两者永远并存，” Anderson说：“管理技巧在于找出两者的交叉部分，然后再想出万全之策。”
　　例如，类似的动态学也存在于人力资源部门。公司的员工各司其职，结构合理。但同时，每个公司因为性质不同、人员构成不同、工作理念不同、效率不同而存在一种非正式等级。如果这个隐形的结构某处出了问题，整个公司都将深受其害。如果某人从这个隐形结构的基层忽然跃升到正式结构的高层，或者是位于此隐形结构高层的某人不被正式结构认可，都势必会引起员工混乱。成功的人力资源部门知道并能够平衡每个员工在正式结构和非正式结构中的位置。
　　IT也需要学习如何建立这样的平衡。公司IT不会消失，也不可能原地不动。但如果CIO没有合理战略以安抚影子IT的话，只能得到过时并低效率的商业模式。公司IT将失去它的优势，最终导致CIO下台。这不会马上发生，但是肯定会发生。就像Anderson所言,“CIO就像被放入正在加热温水中的青蛙。”（丁丁编译）
　　
　　（如何与影子IT和平相处，敬请关注本报下期报道）