[基层业务指导创新]加强基层业务指导

　　小鱼儿：最近，我常思考一个问题：基层业务指导到底是进行指导还是帮助干活儿。比如，每年的文件归档整理工作本来是基层档案室的事儿，各单位档案人员整理本单位的文件进行归档天经地义，事实却是：每到此时，是档案局业务科同志们最头疼、最忙的时候，电话督促甚至到单位督促无数遍，对方却无动于衷。无奈，为了完成工作任务，我们只好亲自给干。再如，档案管理规范化认证工作也是如此，为了完成工作任务，要找关系让对方领导同意进行认证工作，档案局业务人员几乎是驻扎在该单位全程参与直到验收完毕。我也咨询了周边的县区档案部门的业务科，和我们的做法几乎相同。恳请各位专家、老师针对基层业务指导工作该如何创新给予指点。
　　一井水：事在人为！我区1996年在《河北省档案工作条例》颁发之际，把档案工作纳入全区考核工作目标。作为一项考核内容，我们只负责培训、指导、检查、督导，一人领导三名工作人员，只有一人负责业务指导，一年升级十几家。
　　smxlhy：小鱼儿所说的是基层普遍存在的问题，根源还是领导对档案工作不重视造成的。解决这个问题很简单，就如一井水所说的，将档案工作列入当地党委政府的全年目标任务里就可以了，以后的工作就是他们请你们来指导。
　　郭东升：培训、督导是档案业务指导的两个轮子。
　　小鱼儿：现在，我们正在着手培训事宜，至于督导，做起来有点难度。
　　郭东升：督导实际是执法，且不同于一般执法，它是非常在意结果的，这个结果，是本区档案业务建设全面实现规范化，难啊！对此，我深有体会。在职时，我曾经用过一个冒险的办法，即用档案局红头文件发通报的形式，对各机关、乡镇的档案整理情况一个不漏地进行分类排名。在市里召开的机关、乡镇主要负责人参加的会议会场上发放，那些落后单位的领导人脸红、坐不住，结果很奏效。我再下去检查时，主要领导人再忙也来陪我，他们知道我是来收集档案整理保管情况写通报的。一开始，我还怕得罪人，结果他们的档案整理保管也上去了，我也没得罪什么人。这方法用《档案界》的新流行语说，就是“文件式”档案执法。
　　小鱼儿：这几年，各地档案部门也对如何加大执法力度做了很多工作。比如，我县从2002年就开始探索走行政执法与业务指导相结合的方法，结果表明，效果似乎不大，流于形式。
　　追梦人：每年的文件归档是我们业务最忙的时候，打电话、亲自上门督促，什么法子都用上了，真的很辛苦。培养一个人难，培养一个档案工作人员更难。基层的档案工作者起着重要作用，档案员频繁更换是一个重要问题，给业务指导带来很大的困难。
　　一井水：深有同感，尤其是现在，单位档案人员大多是刚参加工作的年轻人，说什么都是一脸茫然，档案工作“一问三不知”，让业务指导人员哭笑不得。
　　余厚洪：这个问题需要从两个阶段来看待，第一阶段，重视对基层业务工作的“带”。从“帮忙干”开始，手把手带着基层业务人员干。此时，全程参与未尝不可，后来，渐渐放手让他们“单独上阵”。第二阶段，强调对基层业务工作的“教”，可以只“说”不“干”，重在“督导”中让基层业务工作做得更好。当然，要完成这些工作，需要领导、指导员、业务员“心往一处想，劲往一处使”，“指导员”在中间起着“纽带”作用，但在基层能够“自转”时，指导员要及时“华丽转身”。
　　宛龙：档案部门业务指导不能单纯指导或者单纯“一包到底”。三言两语的指导不能从根本上解决基层部门档案员实际中遇到的问题，最终导致的结果是归档文件质量参差不齐，影响档案的利用，加重档案接收进馆工作难度。单纯“一包到底”，虽然保证了归档文件质量，但基层档案员的档案业务水平难有提高。有件小事给我些启发，因为申报了一篇有关非物质文化遗产档案保护的省科研课题，我主动邀请区文化部门档案员参与其中，档案员很高兴，文化部门的领导也相当支持，为课题的撰写提供了丰富的第一手资料，我们也为区非物质文化遗产档案的建立提供了建设性的意见，区文化部门在非物质文化遗产普查建档工作中得到省厅验收组的好评。我感觉，档案部门缺乏与基层单位的沟通与了解，如何真正深入基层，发现问题，解决问题才是最重要的。
　　Smxlhy：有时，工作要讲究方法策略，基层单位并不是不想把档案工作做好，主要还是缺乏对档案工作的了解。在基层单位开展档案工作要根据不同的问题采取不同的方法来解决处理，不能单纯地只是指导、培训。而要加强与他们多联系，多沟通，大多数单位对档案工作还是能够重视起来的。
　　马帅章：制度的漏洞挺多！从制度上对业务指导加以界定，从移交归档工作的要求对基层档案室加以规范是很必要的，将档案室档案整理和归档移交与单位的评优以及各种先进评选挂钩。单位的业绩和评价标准需要将档案工作纳入其中，从制度和领导力上给予基层档案室以一定程度的压力和推动力，能够推动档案室工作的开展。档案局的业务指导部门需要依据一定的业务规范和要求，给予基层档案室适用与实用的指导，培训和示范等惯用的业务指导手段根据不同性质、不同大小的单位适当采取。
　　孙大东：我认为，出现这种情况有两个重要原因：一是基层单位档案员一般身兼数职，档案工作只是其中一部分。二是档案工作不是单位的核心工作，不受单位领导重视，而且基层单位档案员流动比较频繁。我认为，可采取如下措施：一是通过奖励和惩罚措施激励基层单位档案员的工作积极性，提高单位领导的重视意识。如，我校就每两年一次评选优秀兼职档案员和优秀工作单位，起到了不错的效果。二是集中培训。档案工作其实是一项熟能生巧的工作，通过一定的业务培训基本上都能掌握，而通过定期集中培训的方式，又能节约档案部门的时间和精力。
　　小鱼儿：非常赞成孙大东的激励措施，每年评先是一方面，我们的档案部门也要出台相关政策，档案工作者在档案战线上干够多少年有何种奖励等，这对稳定我们的档案队伍能起到积极的作用。
　　zzia050406220：基层业务指导创新，我认为，可以通过以下几个方面进行突破：首先，指导要有针对性。业务指导人员进行业务指导，应该有的放矢，个性化定制业务指导内容，不要泛泛而谈，只要有针对性和可操作性，这样，被指导的人才能够动起来，达到做业务指导的效果。其次，指导要常态化。根据业务指导人员资源不足的情况，可以考虑建动态和常态指导的机制，并为之配套建立畅通的沟通渠道。我们为此专门编制了《会计档案整理细则》、《技改项目档案整理细则》等相关指导手册，手册分门别类将各个业务部门档案人员需要完成的工作进行图文并茂、细致入微的介绍，兼职档案人员需要完成的各项工作，都有详细说明。不管人员如何变动，手册的存在让每个部门的档案员能够很快上手，且能够保证质量。最后，要转变角色。基层业务指导工作的创新，首先，是业务指导人员要站在被指导人员的角度思考问题，解决其实际困难，降低其工作难度，要把自己当成他们的朋友，不要拿法律条文和制度规章吓人。