[档案信息化的意义]档案信息化管理

　　摘要：档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，档案信息化根本意义在于触发并推进了档案管理效率和服务质量，提高档案管理人员素质，丰富了公众的信息生活，促进信息产业的发展。
　　关键词：档案信息化；管理；效率；服务质量；素质；信息生活；信息产业
　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2012）-06-0201-1
　　档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，是档案管理发展的必须选择。对于档案管理工作，其根本意义在于触发并推进了档案管理效率和服务质量；对于档案管理人员，其意义在于开阔视野，更新观念，提高素质；对于整个社会来讲，其意义在于丰富了公众的信息生活，促进信息产业的发展。
　　1 催生新理论
　　档案信息化的发展，尤其是电子文件管理的探索，孕育出新来源观、后保管模式、文件连续体等一批新的基础理论，这些理论如今已经对档案管理实践产生全面而深刻的影响。
　　1.1 新来源观
　　来源原则或称全宗原则是最重要的档案管理原则。来源指的是档案形成者，包括组织机构或个人。来源原则要求在档案整理和分类时，同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不可混淆。由于组织机构变动频繁，特别是电子世界里文件是动态的数据集合，与形成机关不再是一一对应的关系，一些档案学者因而主张建立“新来源观”，变“实体来源”为“概念来源”，即来源不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成过程等。来源原则的应用领域也不仅限于实体整理与分类，在检索、鉴定、著录、凭证性确认等活动中也具有重要作用。
　　1.2 文件连续体
　　文件连续体是对文件生命周期理论的扬弃。该理论构建了一个由文件形成者、业务活动、价值表现和文件保管四个坐标轴，生成、捕获、组织、利用四个维度组成的立体化的理论模型，用以描述文件生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响。该理论认为文件管理是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程，区别于文件生命周期线性分割文件生命阶段和管理活动的思路。其意义在于提醒文件、档案工作者以整体的、联系的观念管理文件和档案，提倡档案工作者早期参与或介入文件管理，在文件生成的同时或之前就开始。在文件连续体理论的启发下，以美国为代表的应用文件生命周期理论的国家，对文件生命周期理论加以完善，提倡“文件全生命周期”的管理，打破文件价值形态与其保管场所的对应关系，对文件实施全程的、连续的管理。
　　2 促进管理效率的提高
　　管理效率的提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多数量的工作。信息化过程中档案管理效率的提高主要表现在：
　　2.1 档案管理的自动化和档案实体管理的简化
　　经过精心设计的档案管理系统一方面可以实现许多管理过程的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析，另一方面还可以简化档案实体管理，如立卷、实体分类等，从而减少档案工作人员的手工劳动，缩短工作时间，提高管理效率。
　　2.2 历史档案原件得到保护
　　利用信息技术可以从两个角度来保护历史档案：第一，代替原件提供利用。经过数字化之后，利用者可以查看历史档案的数字化版本，从而减少对原件的损害，这是较为普遍的保护视角。尽管数字化本身对原件也会造成一定的损害，但是相比反复的物理接触，损害程度还是比较轻的。第二，以电子的方式传承历史。不管保护措施如何完善，档案载体的寿命总是有限的，字迹会消退，介质会损坏，影像会模糊，声音会暗哑。如果将珍贵的历史档案数字化，且格式选择得当，用“0”、“1”比特表示的档案信息就会永久存在，这是保护珍贵档案原件的新视角。
　　3 促进服务水平的提高
　　服务水平的提高意味着以更为恰当的方式将更丰富的信息提供给用户，满足其日益增长和变化的需求。信息化过程中档案服务水平的提高主要表现在：
　　3.1 多元化利用需求的满足
　　手工环境下，每种检索工具只能提供一种检索角度，限制了利用。档案管理系统具有很强的数据处理能力，可实现目录数据的一次输入、多次输出，可以从多个角度查检档案，有助于满足用户多元化的检索需求。
　　3.2 查询效率的提高
　　相比亲临现场，在多个手工检索工具中翻找、在多个柜架中寻觅，在计算机中输入检索词并等待档案管理系统的反馈就显得简单多了。信息化条件下查询效率的提高不仅表现在检索时间的缩短，更表现在查全率和查准率的提高上。越是跨时空、大规模、综合性的查找，这种优势性表现得越明显。比如，总后财务部按照总后统一部署对新中国成立之后颁发的法规标准开展全面彻底的清理，按照手工查档方法，需要对该全宗50多年、5000多卷、5万多份档案进行一次全面翻阅，需用时至少1个月，还要进行复印，费时耗材。现在，他们利用几张数字化档案光盘，输入几个关键词，就将所需档案全部找到。
　　4 促进交流与合作
　　档案信息化对于档案工作和档案工作者既是机遇，又是挑战。从技术应用、系统设计到档案利用需求，都在不停地发生变化，新问题不断涌现，迫切要求档案界加强与外部的交流与合作，学习经验、交流心得，寻求在理念、制度、方法、手段等各方面的支持。近年来档案界在中外交流以及产、学、研合作方面得到了加强，与信息技术、图书情报、法律、公共管理等领域的交流与合作也有深化趋势。
　　5 有助于公众信息生活品质的提升
　　档案是一座文化的金矿，既有反映重大历史事件和重要决策的珍贵文献，也有反映百姓生活和地方风土人情的点滴记录。通过信息技术搭建的新平台，享用这些独特的文化产品和文化服务的用户数量正在迅速扩张。这项工作不仅可以满足广大历史工作者的研究需求，提高其对民族文化的认同感，提升其信息生活的品质，而高品质的信息生活是信息社会的重要标志。
　　作者简介：徐光远（1958-），男，汉族，吉林通榆人，吉林省通榆县殡葬管理所所长，研究方向：资料及干部人事档案管理。