【公司报销规定】小公司费用报销制度

福清富源供水有限公司

财 务 管 理 制 度

第一章 报销规定

一、费用报支规定

㈠费用报支流程

1、经手人整理报销票据并填写对应费用报销单，签字后送交本部门主管进行审查，部门主管应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门主管审查无异议后签字。

2、经手人将经部门主管审查签字后的报销票据送交财务主管进行复核，财务主管应重点对该项费用是否事先须经公司按相关规定手续审批等合法性、合理性进行审查，和对报支的原始票据是否符合规定进行审查，以及对费用金额的计算进行复核稽查，财务主管审查无异议后签字。

合法性审查，主要指审查该项费用是否符合国家法律法规；以及是否按《福清富源供水有限公司生产经营及财务决策程序与规则》及其他财务规章制度的规定必须事先取得相关审批手续，如：股东会决议、董事会决议等等。

3、经手人将经部门主管与财务主管复核签字后的报销票据送交经理或董事长进行审批。经理或董事长对费用的真实性进行审查和审批。

4、经手人将审批手续齐全的报销票据后，送到出纳处进行报支，领取资金。出纳应对报销票据进行审核，重点查看报销票据是否有涂改，费用计算是否正确，所附发票是否齐全、合法，审批手续是否齐全。出纳在审核无误后方能向经手人支付报支款或收取归还的备用金余款。出纳收取归还的备用金余款须向经办人开具收据，借支单不予退回。

审批齐全，是指报销票据必须有经办人、本部门主管、财务主管及经理或董事长的签字以及按《福清富源供水有限公司生产经营及财务决策程序与规则》及其他财务

规章制度的规定必须事先取得相关审批手续。

㈡按公司规定，若支出必须事先提出计划，则须按相关规定批准后，在计划范围内列支。

㈢一切白条、存根联、会计联及不符合规定要求的票据均不得作为报销凭证，予以退回。

二、报支票据的基本要求

㈠发票

1、所有发票应当填制规范、齐全，即应当清晰载明开票日期、公司全称、商品名称、型号规格、单价、数量、金额、开票人等等，发票上必须加盖开票单位的财务专用章或发票专用章，同时票面保持清洁。如果是收据的，必须是行政事业性收费专用及其他行业专用的、税务部门认可的收据。

2、经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、无法看清楚发票金额、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。发票上商品名称原则上不能开统称，开统称的需附有出货单、电脑小票或其他能充分说明各商品明细、单价、数量、金额的单据。

㈡自制报销单据

1、自制报销单据，由公司财务部统一购买或设计格式，公司各部门到财务部领用，否则不予报支。

2、所有报销单据按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，同时附件张数和合计金额必须准确无误填写，尤其是费用金额，要保证费用金额的大小写必须一致，不得涂改，否则无效。粘贴要求整齐、美观。所有需报销的各种原始单据，必须在单据所填日期的一个月内报销。

㈢填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。

㈣报销单据的粘贴要求

单据必须用胶水粘贴，不得用订书订或别针。各种单据粘贴应当平整、牢固，单

据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。对于不符上述要求的报销凭证，财务人员有权拒绝办理。

第二章 资金管理办法

一、账户管理

1、财务部门负责公司的资金结算、借贷、往来调剂等管理工作。

2、开立、变更账户，须经董事长同意，由财务部门具体执行。原则上公司只能在便于开展业务的银行开设一个存款账户，办理各种结算业务。

二、支票管理

1、支票的购买、填写和保存均由出纳专人负责。支票与财务印鉴由不同人员分开保管。

2、支票的使用必须做到随签发、随盖章，不得事先盖章备用，严防支票遗失或被盗而造成重大经济损失。

3、建立和健全银行存款日记账簿，出纳应根据审批无误的收支凭单，逐笔顺序及时登记日记帐，做到先登帐后付款，先收款后登帐。并每天结出余额。

4、签发支票必须在银行账户余额内按规定签发，不准签发空头、远期支票，不准出租、出借支票或将支票转让其他单位和个人使用，不准将支票交收款单位代签，不准将支票做抵押。

5、原则上不准签发空白支票，如确实需要，应由董事长批准，并在支票上填上最高限额，由领用人员负责收回相关的报销凭证，由出纳核对是否准确。

6、支票丢失或被盗，应立即向董事长报告，同时积极查找，并立即向开户银行办理挂失手续或向公安部门报案。

7、设立作废支票登记簿台账，将作废支票存根与作废支票粘贴在一起，加盖作废戳记并在作废支票登记簿上登记。

8、对已作废支票应与支票存根放在一起，加盖“作废”印章后妥善保管。

三、现金管理

1、公司现金收入、支出、保管只限于出纳负责办理，其他人员不得经管现金。

2、下列范围内可以使用现金：

⑴职工工资、津贴、奖金。

⑵个人劳务报酬。

⑶根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。

⑷各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。

⑸出差人员必须随身携带的差旅费。

⑹结算起点(1000元)以下的零星支出。

⑺中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

3、除现金开支范围以内可以使用现金外，与其他单位或个人的经济往来，应当进行转帐结算。确需全额支付现金的，经财务主管批准后支付。

4、库存现金每天不得超过银行核定的限额，超过部分必须于当日送存银行。限额内的库存现金当日核实完后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌上过夜。

5、现金收入当天必须入帐且送存银行；若一次性交付金额较大的，应当由用户直接送交银行存入；现金收入必须由开具收据或正式发票。清点现金后，在凭证上加盖“现金收讫”章后方可入帐。

6、公司员工因公需借用现金，需填写“借款单”，并经本部门主管签字确认、财务主管审核，经理批准签字后，出纳方可给付现金。

7、须支付现金的，可以从公司库存限额中支付或从银行存款中提取，但不得从现金收入中直接支付，即不得坐支。因特殊情况需坐支的，须经财务主管审查同意。

8、报销时凭发票、公司认可的有效报销等原始凭证，经办人签字，本部门主管确认后，按财务审批权限进行审核同意后，经理或董事长批准后，到出纳处冲抵以前借款或领取现金。付款后加盖“现金付讫”标志。

9、出纳当建立健全现金日记帐，逐笔按顺序记载现金收付，做到日清月结，帐实相符。若发现不符，应及时查明原因，作出处理。处理原则是余额归公，亏款自负。

10、公司的库存现金不准以个人名义存入银行，不准超范围、超限额使用现金，不准白条抵库，不准挪用现金，不准用不符合财务会计制度规定的凭证顶替库存现金，不准编造用途套取现金，不准未按审批权限支付现金，不准单位之间相互借用现金，不准利用银行帐户代其他单位和个人存入或支取现金。如有上述行为，则由当事人承担全部的经济损失。

11、财务主管不定期对库存现金进行抽查与核对库存现金情况，重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为上。

四、备用金管理

1、各部门因工作需要，需申请备用金的，应进行限额核定，由使用人申请，董事长批准。申请人因工作岗位改变，不再需要备用金的，或离职、辞退等应及时结清备用金。

2、领取备用金时，使用人填制“借款单”(注明备用金)，本部门主管审核，财务部门复核，经理审批后，出纳根据审批后的“借款单”向使用人支付备用金。各部门指定专人负责备用金管理，并将人员名单报送各公司财务部门备案。

3、部门领取备用金累计一般不超过2000元。借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部门。

4、备用金管理人员每月与财务部门结算一次，及时补充备用金。财务部门按时催促备用金管理人员办理财务报销手续。报销时可暂不抵借支，直接支取现金。但借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。

5、每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。

6、因业务发展或部门调整，不再需要使用备用金的部门及时办理相关手续，归还备用金。

7、借款单是财务账务处理的依据之一，除当月借支当月归还的以外，报销费用时

借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。

第三章 其他规定

1、本规定自公司颁布之日起生效。

2、本规定由财务部门负责解释和修订，报董事会审批。

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2013年 月 日