电子信息工程专业 [档案信息服务工程之情境服务]

　　摘 要：本文通过情境概念和情境理论的讨论，阐述了档案信息情境服务的内涵和开展档案信息情境服务的优越性。在此基础上，提出了资源技术协同支撑档案信息情境服务的思路，并对情境服务的实现路径和情境服务系统设计进行了初步分析和探讨。
　　关键词：档案管理；信息服务；情境服务
　　Abstract：The paper described archives connotation of the situational services and superiority to carry out archives information situational services through discussion of situational concepts and situational theory. On this basis, the paper proposed the ideas of resources technology applications in coordination as to support archives information situational service and conducted a preliminary analysis，and discussion to the situational service path and situational service system design.
　　Keywords：Archives Management;Information Services;Situation Services
　　1 概念讨论
　　1.1 情境与情境分析。对情境(Situation)这一概念的一般解释是一定时间内各种情况的相对的或结合的境况。美国社会思想家阿尔文?托夫勒(Alvin Toffler)在1970年出版的《未来的冲击》一书中，对情境包含的要素有大致的描述，认为情境几乎涉及与人发生关系的整个外部环境或外部世界，包括物质背景、行动舞台、参与角色、组织场所和信息联系等组成要素[1],是情况了解、环境感受、氛围体验、境遇心情、现实认知等对客观世界的主观认识体现出来的一种现象。
　　与情境(situation)相关的概念还有情境 (context)、情景(scene)等。情境(context),在许多文献中也把上下文、背景或环境称作情境或情境描述，主要指服务系统中相关对象的特征信息或属性信息的集合。这个概念外延更广泛一些，几乎包括系统交互中所有对象的属性，在个性化信息服务系统中可用来描述情境(situation)。情景(scene)，交互系统中的情景是指特定的情形或场景。有的学者把情景等同于情境(situation)[2][3][4]；有的认为情景是信息存在的地方[5]；也有的将情景解释为个人层面的意识、心态和行为以及宏观层面的与社会、组织和关系相联系的社会体制和文化因素等[6]。在相关研究文献中，以上几个概念不加区分使用的情况较多。
　　对情境的分析，不在于对情境概念本身的理解或对境况的正确认识，而在于分析不同的人对情境的不同界定或定义。人的行为体现出来的需求是现实的需求，而人对情境的界定决定了个人的行为和需求个性。美国社会学家威廉?伊萨克?托马斯（William Isaac Thomas）和波兰人弗洛里安?兹纳涅茨基(Florian Znaniecki)于1918年至1920年分五卷出版的《欧洲和美国的波兰农民》书中提出了著名的托马斯定理，即如果人们把某种情境定义为真实的，那么，这种情境就会造成真实的影响。这一定理表明，个人采取行动前都有审视、思考、解释、判断和选择的主观心理过程，这个过程称为“个人情境”定义。也就是说，个人对情境的主观解释（或定义）会直接影响其行为和决定其性格。这说明，对人自身的背景、职业、思维和认知等方面属性的观察莫过于对人自我的情境定义所表现出的行为属性的观察。从管理和服务的角度分析，托马斯认为知道人们实际上怎样想要，比知道他们所想的内容在客观知识意义上的真伪更重要[7]。
　　1.2 情境服务和情境理论。按照托马斯定理所阐述的思想，情境服务应当是以人为本、因人而异、因情而异的服务。进一步讲，情境服务研究的不在于服务受众对事物的观点和判断是否正确和真实，而在于其观点和判断所产生的行为结果，是面向服务对象可能的行为而开展的服务。这一定理阐明了服务主体只有从自我价值判断式的服务模式向服务受众情境价值获取式的服务模式转变，即服务的模式由主体价值取向转变为受众态度取向和受众行为取向才能取得实际效果。
　　从这个意义上讲，演员只有按人物情境模式表演、领导按下属的情境模式管理、教师按教学情境模式创设等才能获得实效，从而产生了表演中的规定情境、管理中的领导情境、教育中的教学情境等情境理论与实践。由于信息技术应用的推动作用，情境理论逐渐被通讯服务、信息服务、营销策略等领域采用，相继产生了基于情境价值挖掘的移动情境、情境服务、情境营销等理论和应用。
　　2 由实体对象服务到情境对象服务
　　2.1 实体对象的个性服务问题。档案信息产品的价值特征和档案信息用户的需求特征是决定档案信息价值能否得到充分发挥的两个重要条件。在传统的档案信息服务模式中，对档案信息用户的分析往往是采取对用户进行分类的方式以便对不同的用户群体采取不同的档案信息服务策略。但是，现实生活当中每一个人扮演的角色是变化的和活动的。在不同的角色情境里面，不同的人都会有不同的情境定义，其行为需求存在着很大的变化，即情境界定能影响人的决策并导致其行为的改变，采取用户聚类的服务方式就很难使档案信息用户的信息需求得到全面的满足。
　　在档案个性化信息服务研究中，往往单纯地通过档案信息网络访问日志记录档案信息用户的年龄、性别、职业、兴趣爱好、研究方向等个人信息特征以及访问时间、访问的关键字和档案信息内容等利用信息特征作为基础，对某一个人的档案信息需求进行个性化分析，以便有针对性地开展档案个性化服务。这种做法不失为档案信息服务利用方式的一种创新，对充分发挥档案的信息效用和实现档案的信息价值具有重要的推动作用。在现实生活中，如果在档案信息服务系统所记录的这个用户不改变自己的行为角色和信息需求性格，那么，这样的个性化服务确实具有其有效性。