高校报账难【如何做好高校前台报账服务工作的思考】

　　中图分类号：F275 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2012）08-000-02　　摘 要 随着高等教育事业的蓬勃发展，经费总量大幅度地增加,财务部门承担着越来越重的任务。高校前台报账作为高校财务的基础性工作，面临着许多新的挑战。文章就目前高校前台报账服务存在的一些问题，分析形成的原因，提出相关对策建议。
　　关键词 高校 报账服务 问题 对策
　　随着高等教育事业的快速发展，高校办学规模不断扩大，争创高水平院校的竞争异常激烈，塑造学校良好形象已经成为各高校的工作重点。一所高校口碑的好坏不仅仅在于它的教学质量、科研成果，服务保障工作的好坏也起着举足轻重的作用。财务部门作为高校的重要窗口服务部门，受理全校师生的报账是最前沿最基础的工作，这项业务不仅关系财务部门的形象，决定会计信息质量的准确性，而且影响到学校的重要决策及对学校整体管理和服务水平的评价。因此，做好前台报账服务工作，对提升学校的整体形象和管理水平有着重要的作用。
　　一、现阶段高校财务前台报账服务工作存在的问题及形成原因
　　（一）与广大教师员工沟通不够，财务信息化管理不到位
　　财务报账是一项政策性比较强的工作，财务报账工作开展得好坏与财务部门和全校师生、财务人员和全校师生之间信息沟通程度有很大的关系。有些高校财务部门被冠以“门难进、脸难看、事难办”部门。造成这种状况的原因很大程度上在于财务部门缺乏与相关职能部门和师生员工经常沟通、定期交流、增强理解、相互尊重与支持，没有建立有效的沟通渠道，没有根据不同部门不同层次的需要，改善财务报账工作流程。虽然，相关的财务政策、办事流程在财务部门的网页上都有登载，但许多师生没有去详细了解这些信息，这样势必会使师生在实际办理报销业务时多跑弯路，降低办事效率，使师生对财务部门产生不满情绪。另一方面，有些信息没有及时更新，或者信息内容不够全面。在面对师生有关财务方面的任何置疑时，又无法快捷地给予他们一个满意的答复，这些都直接影响到双方之间的沟通效率。
　　（二）报账排队等候时间较长，效率有待提高
　　财务业务繁忙而财务人员编制有限的矛盾，使得高校“报账难”的问题很突出，尽管电算化系统在一定程度上提高了报账的效率，叫号系统的引入也维持了报账大厅的秩序，然而“报账难”问题并没有得到根本解决。财务核算人员完成一笔报账业务的时间取决于报账人员所要报销的票据数量、报销业务的类型、业务内容的复杂程度。再者，一些原始凭证整理分类及黏贴不规范或使用报账单据错误，需财务核算人员当场指正更改，这也影响了报账速度的提高。特别是每学期末和年末，报账大厅更是人满为患，多数师生员工由于期末课程结束、科研结题等诸多因素，选择此时报账，这股报账人流量与日常报账人流量汇集，不仅形成拥挤、嘈杂的场面，而且业务核算量剧增以及短期集中的排队人流，使财务人员难得有喘息的时间。财务人员长时间的久坐与大脑超负荷的运转，会表现出一系列的生理与心理变化，势必影响到报账服务的效率与质量。
　　（三）前台财务报账人员工作激情不高、工作积极性有待调动和提高
　　高校财务前台报账工作面向全校教师及学生，每天均有大量的财务往来，受理全校师生员工的报账业务, 每天要接触大量的原始票据,工作繁琐且环境相对嘈杂。前台财务报账人员必须时时坐镇以待前来办事的师生，不允许自由离岗或干些“有损”财务形象的私活，如上网、游戏、看报纸等,与校内其他部门人员相比，前台财务报账人员工作强度大，而待遇地位却相对较低。再加上财务报销审核人员的工作存在着吃“大锅饭”的现象，工作量的多少与自身的利益不挂钩，造成前台财务报账人员的积极性和创造性都难以调动和发挥，长此以往，报销审核工作人员的心里压抑，容易产生矛盾冲突，影响了前台财务人员自身形象和高校财务服务水平的提高。
　　（四）人员素质参差不齐,服务标准不统一
　　财务前台报账工作具有较大的差异或可变性。因为前台报账服务工作质量取决于由谁来提供以及在何时、何地和以何种方式来提供。所以，财务人员能力、素质、经历和其他方面的各种因素都会使不同的财务人员所提供的服务存在着较大的差异。由于对财务政策的理解和把握不同，会出现同一事情在某人那里行不通，而在另外人那里就可以办到的现象。另一方面，即使同一财务人员，由于他不可能像机器人那样只有标准动作而没有变化，其在不同的时期，不同的情绪下，所提供的服务也会存在差异。由于财务人员自身素质参差不齐，同时高校财务制度的不尽合理，理解上存在偏差，实际工作中“可报可不报”“合理不合规”的情况甚多。
　　二、加强高校报账服务工作的对策手段
　　（一）以技术为支撑，创新服务手段
　　受理全校师生的报账是高校财务部门的主要业务之一。教师是高校财务部门服务的主要对象，是高校创造价值的主体，对他们而言，时间是最宝贵的，而涉及财务方面的事又比较繁琐、费时，如果财务人员能为他们提供优质的服务，就能为教师赢得更多的时间从事教学科研工作，从而创造更多价值。在报账服务中，有个重要问题，就是等候或“排队”问题，等候是枯燥乏味、令人懊恼的事，缩短等候时间有两条途径，一是加快员工的服务速度；二是改进服务流程，减少服务环节。在现有财务人员岗位编制有限的情况下，解决这一问题出路在于扭转现有报账流程低效的局面，加快每一笔报账业务的处理速度。基于业务流程重组的理念，通过流程分析，抽取出造成整个过程的效率瓶颈的关键流程，重组和优化报账过程，采用现代网络信息处理技术，在现有的财务管理系统之上重新设计和引入报账预处理系统，使得耗时的流程能够在报账大厅以外的其他场地异步、并行地完成，从而节省每一笔报账业务在报账大厅的时间开销，突破报账大厅内的时间、效率瓶颈。因此，我校从去年下半年开始开发并启用了“网上报销和查询系统”，即由报账人 将所要报销的票据在网上报账系统中按要求填报，完成后提交并打印确认单，经办人、制单人签字，项目负责人审批后，将票据、报销确认单交给相应校区的财务核算人员即可离开，财务核算人员可从系统中导出并直接生成记账凭证，报销的款项按要求转入对方单位账户或师生员工个人银行卡。报账的老师不需要排队等候，大大节约了时间，而有关的报账政策、附件要求在网报系统有详细的指引，项目预算通过系统进行控制；预算执行进度、项目经费使用情况等各种财务信息，项目负责人可通过网报系统了解。前台财务人员也可以主动灵活地安排自己的工作。