【重视声像档案价值,促进学校文化传播】 必须重视档案工作

　　摘要：本文论述了学校声像档案的原始价值、生命价值、教育价值和社会价值，针对当前声像档案管理中的问题，提出健全档案管理制度、提高管理员素养、加强档案室建设、建立责任追究制等建议。
　　关键词：声像档案；价值；学校文化；传播
　　中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：1672-8122（2011）05-0106-02
　　
　　
　　一、声像档案的价值
　　学校文化是学校在长期实践基础上积淀和创造的物质财富和精神财富的总和。它是学校人共同的价值取向和追求，是一代又一代学校人共同创造和传承的结果。因此，可以这样说，学校文化传承的越长久就越有生命力，而在学校文化传承中，学校档案尤其是声像档案显得越来越有意义和价值。
　　（一）原始价值
　　声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的有查考价值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录，它要求材料必须是原版、原件，图像清晰，准确，系统，重点突出，具有代表性。由此可见，声像档案是最忠于和最接近事实，并记录事实的材料。学校的声像档案大都是记录和反映学校发展过程中不同阶段发生的重大事件或重大活动，能够最大限度地真实记录事件或活动的全过程，有声音，有画面，有色彩，可谓声情并茂。与纸质档案相比，声像档案更生动，更具体，更鲜活，更具有原始价值，因而，声像档案应该是最有原始价值的档案保存形式。
　　（二）生命价值
　　学校声像档案的生命价值主要体现在其材料的可复制性和可传播性。声像档案虽然也有期限性，但与纸质档案相比，声像档案更具有永久的生命价值。一方面得益于其材料的可复制性。现代科学技术和信息技术使得声像档案可以进行“原始”形式的复制，而纸质档案就不具备这个特质。纸质档案的复制是在时间、地点等要素发生改变以后的复制，充其量只能叫“还原”，具有虚假性。而声像档案的复制只是材料的更替，不是内容的改变。另一方面学校的声像档案属于一种文化现象，因为声像档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成功中凝聚的精神价值。从传播学的角度看，由于“传播”这一观念的引进，从而将声像档案的贮存信息的属性（即原始记录性）与传播信息的属性（即传播性）并列，即声像档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录，而且是一种历史、知识、文化的传播媒介。它不仅忠实地记录了学校发展的历史和进程，还能为学校的进步与发展提供重要的参考依据。作为学校校史文化的历史记录，其原始记录性和凭证性的特征，使之具有图书、报刊等其他文献所不具有的可靠性和权威性，从而成为研究学校历史与发展的最重要的参考依据，对于校史文化传播中的讹传或者错误现象能起到很好的纠正、矫枉作用。
　　（三）教育价值
　　与其他行业和单位相比，学校的声像档案更具有显著的教育价值，是对学生进行学校文化教育和文化传播的最好材料。以我校为例，我校是一所由中师升格为专科的师范学校，具有60余年的办学历史，积累了许多宝贵的声像档案资料，积淀了深厚的学校特色文化，尤其是以陶行知先生教育思想为指导，以“爱满天下”为校训，在20世纪八十年代就成为全国践行陶行知教育思想的一面旗帜。打开这些档案，我们能够看到过去学校举办的许多活动内容，诸如学校在教师和学生中开展“教学做”活动，创办《创造小报》、《半根草》校报、《新生活教育》校刊，成立了学校陶行知研究会和学生陶行知研究会，组织“行知实验班”等等，这些声像档案真实记录了我校60余年的发展历史，在全校营造了浓浓的陶研特色，成为对学生进行学校文化教育和文化传播的最有效的教育资料。一批又一批接受了陶行知教育思想的莘莘学子，走出校门，走向基础教育岗位，再把陶行知教育思想传播，使一代又一代的人受益匪浅，成为学校文化的传播者。
　　（四）社会价值
　　学校是社会的重要组成部分，是培养人才的摇篮。培养什么样的人才，怎样培养人才，培养的人才是否可以得到社会的认可等等一系列的问题和过程都可以用声像档案的形式记录下来。因此，在某种程度上说，一套完整的学校声像档案就是一段学校发展的历史，就是学校为社会服务的历史，也是学校文化传播的历史。随着时代和科技的进步，学校声像档案在学校文化传播中的价值显得越来越重要，重视声像档案的价值，对于促进学校文化传播越来越具有现实的重要意义。
　　但是，在实际的声像档案管理和使用中却存在着许多亟待解决的问题：1.管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。3.保管条件差，声像档案难以长久保存。4.收集渠道不畅，声像档案馆室藏匮乏。5.区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重。这些问题的存在严重制约着声像档案价值和作用的发挥，加强声像档案管理工作迫在眉睫。
　　二、声像档案的管理
　　（一）健全学校声像档案管理制度，使声像档案管理规范化、制度化
　　在规范化方面，声像档案管理人员要具备档案室管理人员的专业文献检索能力，对学校声像档案进行分类、编目、著录以及分装收藏；要按照《中国档案法》和有关声像档案管理办法进行分编，使声像资料排列顺序化、合理化，把声像资料按分类标准科学、有序、系统地分类、编号登记；建立健全借阅声像资料卡片和声像资料财产账，实行电子文档管理化，使声像资料检索更为方便快捷。在制度化方面，为保证声像资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。
　　（二）提高声像档案室管理人员的素养，使声像管理与服务一流化
　　声像档案室人员应知晓档案学、情报学知识，熟练掌握声像档案管理的业务技能，做好资料的搜集、整理、加工、借阅、保管工作，掌握资料的搜集、采访、登录、分类和编目方面的方法，要形成熟练的基本功和业务技能。同时，档案管理人员需要具有爱岗敬业精神，除认真对待读者检索、咨询服务外，要按时进行检查和维护，定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应当查明原因，及时采取补救措施。录音带、录像带应当每两年重新缠绕一次，缠绕时应当用正常播放速度，确保声像档案不变质，不损坏，不流失，以一流的服务促进声像档案的管理，促进声像档案作用和价值的发挥，促进学校文化的传播。
　　（三）加强声像档案室建设，为声像档案的保存提供良好的环境
　　科学、有效的保存和保管声像档案的另一重点是加强声像档案室建设。许多学校的声像档案达不到声像档案的保存要求，往往和其他档案混合存放，这很不利于声像的保管。声像档案室要配置适宜安全保存声像档案的专门库房，应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。声像档案还应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2～21℃，相对湿度应当控制在20～50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15～27℃，相对湿度应当控制在40～60％之间；录音带、录像带、磁带、光盘应当放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应当垂直放置，不得堆积平放。要根据档案的不同等级，采取不同的有效措施，加以保护和管理。
　　（四）加强声像档案管理的执法力度，建立责任追究制
　　在实际的声像档案管理中，由于执法力度不够，经常出现声像档案不能及时收集或流失等现象，甚至许多活动的组织者把活动的声像材料当作自己的私有物品。这些现象的根源主要在于档案管理执法力度不够，导致许多声像资料不能及时保存、保管。有的是因为档案管理经费不足，不能及时完成声像材料的编辑、刻录、制作等后期工作，时间一长，原来有价值的声像档案最终变成废品。加强声像档案管理，就必须加强档案管理执法，建立责任追究制，确立“谁主办，谁负责”的原则，打通声像材料收集渠道，加大声像档案建设的经费投入和人力投入，设置专门负责声像档案收集、整理的岗位和人员，以便确保有价值的声像档案都能及时地归档，发挥其应有的价值，促进学校文化的传播。
　　（五）加强声像档案分类管理，建立学校文化声像档案库
　　在实际的声像档案管理中，比较重视声像档案管理，却往往不十分重视学校文化档案的分类管理，经常是与其它声像档案杂乱的存放，这种保存方法既不利于学校文化声像档案的保管，也不便于检索和利用。因此，建立专门的学校文化声像档案管理库是促进学校文化传播的有效途径。根据声像档案材质不同，按照照片类、录音类、录像类、磁带光盘类等划分标准，结合学校文化声像档案的特点，大致可以分为学校物质文化声像档案、学校精神文化声像档案、学校制度文化声像档案。特别要注意照片档案的分类，照片的底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，装满一册为一卷，一卷底片编一个流水账号；无法装入册的大底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号，说明存放点；对于数码照片的底片也要注意填注必要的说明。
　　
　　参考文献：
　　[1] 国家档案局.中华人民共和国档案法[OL].https://www.省略/item/flfgk/xzf/x8701.html,2003-6-9.
　　[2] 国家档案局.中华人民共和国档案法实施办法[OL]. https://www.省略/item/flfgk/gwyfg/1999/1,2003-6-9.
　　[3] 辽宁省地方标准声像档案管理规范[OL].https://www.省略/qk/83820X/200103/.html,2008-9-14.
　　[4] 试析文化传播学视野下学校声像档案的管理与利用[D].论文网, 2009-12-21.