淮南矿业集团:让协同办公系统发挥最有效的作用_淮南矿业煤业公司招聘

　　淮南矿业（集团）有限责任公司（下文简称淮南矿业集团）是全国500家大型国有企业和安徽省国有重点骨干企业之一。淮南矿业集团以煤炭、电力、房地产为主业，兼营机械、化工、环境开发等，是国家规划建设的14个亿吨级煤炭生产基地和6个煤电基地之一，在“2011中国企业500强”中，以营业收入515.0679亿元列第159位。
　　基因中就有信息化
　　这是一个很注重信息化建设的企业，他们的信息化建设可以追溯到上世纪80年代中期，当时他们已经开始自主开发各自独立的信息化应用，比如物资采供系统、煤炭销售系统、工资管理系统等。2004年，他们成立了以董事长和总经理为组长的信息化领导小组，还成立了信息化专业公司――淮南矿业集团信息分公司，从体制上为信息化建设提供保障，当时也确立了集团的发展战略――建大矿、办大电、做资本。淮南矿业集团信息分公司副总工程师张龙旗在接受记者采访时表示：“现在看来，我们这个发展战略非常正确，集团正一步一步向发展战略的最终目标靠近。”2005年，淮南矿业集团制定了集团信息化的总体规划，成为指导该集团未来10年的信息化建设纲领性文件。
　　淮南矿业集团信息分公司作为集团信息化建设的关键机构，主要负责信息规划、管理制度、技术标准、信息资源统一经营、项目建设、应用开发、运行管理、技术审查、监督检查、单项应用管理等。集团对他们的考核指标是经营指标、安全指标、信息系统运行质量等。
　　据张龙旗向记者介绍，目前他们的信息化平台包含组织沟通、战略管理/知识管理、业务过程管理、生产现场管理等平台，涉及企业发展的各个方面。已经在集团信息网络上运行的有集团协同办公系统、安全监控联网系统、重点瓦斯日报系统、防突安全信息系统、生产调度管理系统以及其他集团级应用系统30余个。这些系统对集团的发展起到至关重要的作用。但是在新的发展形势下，这些系统又面临新的问题。张龙旗提及此时，介绍说：“之前的30多个系统是为了由信息化系统代替手工作业和纸质文件而逐步建设起来的，它们是零散的，不便于管理，现在将这些系统整合到四大平台上，能够将整个集团的管理水平提升到更高层次。”
　　因此，淮南矿业集团在信息化建设方面也制定了一个战略，这就是他们的“十二五”信息化规划战略：大力推进“两化融合”建设，整合信息系统，消灭信息孤岛，建立多层次的信息管控平台，基本实现信息决策管理集约化、经营业务管理信息化、生产调度指挥网络化、生产过程控制自动化。信息管控贯穿企业从底层到顶层的所有的业务，包括从底层安全生产的集中控制，到生产技术管理、企业经营管理，直到最上层的企业信息综合管控四个层次。目前集团经营管控平台和综合信息管控平台内的大部分业务子系统已经建成。
　　虽然信息化起步比较早，但是张龙旗认为还是面临着很大的挑战。在2002年之前，煤炭行业比较落后，经济效益不好，2003年以后才逐步好转。所以在之前企业没有足够资金做信息化建设，整个煤炭行业信息化发展跟其他行业如石化、电力、制造业等相比，落后了很多年。“所以我们遇到的挑战是：我们在做信息化时缺乏借鉴经验。另外，很多开发商没有针对煤炭行业的产品。”即便如此，张龙旗也谈到了他们的应对策略：“我们针对于确实有需求的信息化系统进行信息化创新，提出我们的管理思想，用信息化的手段来实现，使建成的系统高度符合企业管理的需要。我们也是切实这么做的，正如我们信息分公司经理何景庚所提出的信息化建设理念：要干一样成一样，每个信息化项目都要做得扎扎实实，用出成效。”
　　协同办公系统推进信息化进程
　　在谈到大型煤炭企业发展中遇到的主要管理问题时，张龙旗表示，这类企业通常是集团企业，层级比较多、地域分散、信息上传下达不够通畅、集团内部的业务流转效率很低，所以这类企业需要用信息化手段提升沟通效率，从而提高办公效率。这也是淮南矿业集团2009年开始上协同办公系统的原因。
　　从项目初期准备到正式上线，张龙旗见证了整个过程。而从系统正式上线至今，这个系统从未发生系统中断和数据丢失的情况。目前，系统日平均同时在线人数为2600到3200人，每天有7000名不同人员登录使用，系统注册用户达1.2万人；平均每天网上办理发文60条左右，收文200条左右，工作流程120条左右，电子邮件、信息发布、论坛等模块使用非常广泛，整体运行情况良好。
　　对于淮南矿业集团来说，协同办公系统所带来的办公效率的提升比一家结构层级较少的企业更大。“过去，我们下发一个文件，打印出来之后要安排专车送到相关部门，最远单位有两三个小时的车程，一共五六十个单位，纸质文件从起草、打印出来再送到各单位，有些紧急文件收到的时候可能已经超出时效了。纸质文件在流转的过程中也时常发生丢失的情况，办公效率整体比较低下。”张龙旗说。的确如此，即便是一份普通文件，用车去送文件的方式也已经不是现代高效的企业所能容忍的。从中我们也不难看出，协同办公系统对于企业的人力、物力成本的节约，也不是一个小数目。而且，协同办公系统提高了流程监控能力，所有工作的效率都得到了大幅提高。
　　“协同办公系统还有一个间接的好处：通过这个系统，大大推进了我们集团的信息化进程。因为之前我们的很多信息化系统比如业务系统，领导并没有亲自使用，协同办公系统是我们第一套所有领导高度参与使用的系统，通过使用这套系统，集团领导对信息化有了更新的认识，他们的思想认识发生了深刻变化，所以比较快地推动了我们集团信息化的进程。”
　　但是协同办公系统在起初推进的时候，并不容易，淮南矿业集团有60多个二级单位，一半以上的二级单位在集团总部部署协同办公系统之前已经在内部建立了办公系统，所以他们当时对集团的协同办公系统态度比较消极。对此，淮南矿业集团采用强行推广的方法，禁止所有二级单位再用原来的OA系统，统一用这一套系统。
　　谈起当时选择协同办公软件厂商时，张龙旗说，我们属于多层级多组织的集团，当时通过招标，选择了万户的产品，他们的产品能满足我们的需求，而且有很多二次开发功能。在与万户的接触中，张龙旗很认可万户的口号：没有短暂的客户，只有永远的朋友。而万户务实的作风给张龙旗留下了深刻的印象。基于这些认可，淮南矿业集团整个系统的部署实施过程比较顺畅。
　　完全脱离了纸质文件
　　从与张龙旗的交流中，记者感觉到淮南矿业集团是一个很务实的企业，比如目前很多企业的协同办公系统最后沦落成了一个文件发布的平台，并不通过该系统走真正的流程。而淮南矿业集团从底层到最高层的整个管理业务过程，完全用这个系统的流程，就像张龙旗说的，他们已经完全脱离了纸质文件。
　　在协同办公系统的实施和使用期间，领导非常重视，他们本着“干一项、成一项”的理念，踏踏实实地将系统利用起来。“做信息化不能为化而化，一个企业做信息化不能看它投入了多少资金，而要看它最后的实效，实效跟企业的管理、生产、相关的业务实实在在地挂钩，这样才能推动信息化的发展。”
　　张龙旗还总结了这个项目带来的一些经验，同时也是他愿意和同行分享的：建设实施期间，领导高度重视；使用期间，领导带头，制度保障；做好项目基础工作；系统内容必须实用、丰富。
　　现在淮南矿业集团的协同办公系统已经顺利运行，并且发挥了其应有的作用，但是淮南矿业集团并不满足，他们打算继续完善这个系统，将完成电子传真与协同办公系统的集成，实现协同办公系统与档案管理系统的集成，实施移动手机办公等。