【费用标准化体系的建设与应用】标准化体系建设

　　摘要:本文简述了费用标准化体系借助信息系统建设与实际应用，实现费用标准的信息化、规范化和科学化，推动企业财务管理的进步。　　关键词:费用标准化 报销 网上报销 数据交换
　　费用标准化体系是借助网上报销系统并结合降本增效的一些措施，面向企事业单位各级员工使用，具有报销单据电子填制、报销单据远程审批、预算实时管理控制分析等功能，是企事业单位管理人员、业务人员与财务人员进行经济事项联系的系统平台。网上报销系统利用信息技术与网络，实现了公司的预算控制以及员工经费网上报销、审核及查询，通过系统接口实现与财务系统的数据交换。
　　费用标准化体系是管理性支出标准、信息技术与财务报销工作结合的产物，推动了财务报销工作方式的变革，实现了电子化的财务报销信息、内控流程、预算标准和制度规范，有效消除了传统手工处理方式不适应现代企业生产经营的种种弊病，为企业专业化、扁平化管理提供现代技术解决方案。
　　一、网上报销管理信息系统的设计
　　网上报销系统是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下，员工可在任何时间、从任何地点提交报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对照电子报销申请表审核原始单据，确认无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。
　　采用了UNIX、LINUX、WINDOWS NT、XP等系列操作系统，是基于B/S（Browser/Server）结构,以数据仓库技术为基础，同时基于Internet运行的网络技术而开发，使其在信息技术方面更具先进性与合理性。同时在操作方面又带来了一些新的变革，用户无需单独下载程序安装系统，只需打开网页，输入报销系统的网址，像正常登陆网站一样即可登陆报销系统，应用起来非常顺手。巧妙运用了中国石油的MSN通讯系统，将员工的MSN信息导入报销系统作为用户名，每个用户名自动对应员工的基本信息，员工选择本单位预算，不能跨单位使用预算。
　　二、费用标准化体系的实施步骤
　　按照“费用标准、补助标准”的原则，对大庆石化公司的各项费用标准进行梳理和规范，从而形成标准化的费用报销体系，拓展了信息系统的适应能力，逐步形成较为实用的以费用标准化为基准的现代企业办公管理体系。
　　(一)报销系统的初期推广阶段
　　大庆石化公司多次组织全面系统地学习报销系统的知识，从2008年6月份开始即进入了试运行阶段，克服了费用标准梳理整改难度大、期间预算分解控制难度大等各种困难，于2008年9月份开始在上市部分的公司机关和各二级单位机关正式上线运行，初步取得了成效。
　　(二)全面推广阶段
　　自2009年以来公司在2008年上线的基础上，将生产车间和班组的各项费用也纳入了报销系统，使报销系统的覆盖面达到了最末级，并于2009年5月份在未上市企业也全面推广。其次将除差旅费、会议费、办公费、业务招待费等费用经常项外，还将试验检验费、排污费、绿化费等一些可控的生产性经费也纳入了报销系统。
　　(三)与财务系统FMIS7.0和ERP对接，实现数据互换
　　当报销系统和FMIS7.0、ERP实现系统对接后，就可以实现数据互换，在报销系统中根据费用标准和补助标准自动计算报销单据后将系统中的信息导入财务系统即可实现凭证自动生成，大大减轻了财务人员的工作强度。
　　(四)管理性支出标准化体系的全面推广阶段
　　伴随着报销系统的实施，为了建立公司统一、规范的费用支出标准化体系，公司财务处安排专人负责各项管理性支出标准的制定及与各相关部门的协调工作，同时不断完善和改进报销系统的功能，使公司的费用标准化体系建设和应用真正进入了全面推广阶段。
　　三、信息系统建设推动费用标准化的有效实施
　　公司进行了专业化和扁平化改革后，要求财务报销工作必须解决跨区域审批、实时预算控制、内控权限失效等问题，而原有的手工财务报销工作已不适应现代经济社会企业的运作，传统的审批者和报销人“面对面”的审批模式约束了管理的专业化和扁平化，简单的“费用预算记录本”也无法实现预算实时控制和分析，财务管理内控制度仅仅依靠“制定”并不能防止出现“例外事项”。
　　功能强大的报销系统不仅解决了传统报销模式的诸多弊端，同时也为财务系统与广大用户搭建了一个沟通的桥梁，真正成为了一个协助员工、领导、财务人员完成报销业务的强大工具。
　　(一)真正实现了财务精细管理
　　从员工提交单据到预算实时分析、逐张单据管理、消费单位记录、支付单位记录再到内控流程查询、员工信息查询、主管领导查阅分析，每一功能都无不体现出了财务的精细化管理。
　　(二)有效降低了费用支出
　　报销系统是利用现有办公设备和现有网络资源服务器集中维护，自上线以来，仅从减少远程单据邮寄、减少报销交通费用、节约分散机构财务人员（跨区域分支机构员工可直接提交报销单据，网银支付）实现的直接收益上就可为公司节约大笔支出。
　　(三)费用标准及财务制度更加实用规范
　　公司从2008年初开始就对各业务处室和二级单位的管理性支出现状、归口管理部门、支出范围、列支渠道、支出标准等进行调研，初步摸清了待规范标准化项目的基本情况，了解了被调研单位的基本意见和建议，为制订公司管理性支出标准化体系打好了基础。
　　四、结论
　　借助网上报销信息系统的应用，费用标准化体系的建设和应用工作取得了巨大的成效，不仅使传统的报销模式发生了根本改变，而且也是办公管理理念的巨大创新。实践证明，这一财务管理自动化的举措是高效的、低成本的。而管理性支出标准体系的建设又使企业的各项费用制度更加标准规范，降本增效的效果更加明显，随着费用标准化体系建设与应用的不断推进，相信会使企业从中获得更大的收益。
　　参考文献：
　　[1]《中国石油会计手册》中国石油天然气股份有限公司 2011年