[艺术类高校教学秘书工作初探] 浙江艺术类高校分数线

　　摘要 随着艺术类院校近年来招生规模和办学规模的扩大,二级学院管理模式不断完善,教学秘书在教务管理中的作用随之加重。通过中国美术学院教学管理的实际情况,对于当前在教学管理中出现的问题进行分析和总结,以此完善艺术类高校中的教学秘书工作。
　　关键词 艺术类高校;教学管理;教学秘书
　　中图分类号:G647 文献标识码:B 文章编号:1671-489X(2010)18-0033-02
　　Discussion on Teaching Secretary in Art College//Song Xin
　　Abstract With the expansion of the scale of art institutions and the perfecting of the manage system of independent colleges, teaching secretary’s role in educational administration are getting more important. In this paper, combining the managing experience of Chinese Academy, the author analysis the problem in management, to perfecting the teaching secretaries’ work.
　　Key words art institutions; teaching management; teaching secretary
　　Author’s address China Academy of Fine Arts, Hangzhou, China 310002
　　
　　高等学校管理工作中,师资建设和教务管理是教学管理工作的两个重要组成部分。由于艺术类院校有着专业特殊性的特点,并随着近年来招生规模和办学规模扩大化的趋势,根据学院对于各教学部门的设置情况,配备教学秘书已成必需。但由于教学秘书岗位设置不久(相对其他普通高等学校而言),同时固有的教学管理思维未能及时转变,因此对于当前的教学管理工作造成一定的困惑。本文从教学秘书工作特点开始,结合中国美术学院教学管理的实际情况,对于当前在教学管理中出现的问题进行分析和总结,以供大家在日后的工作中不断地改善和深入探讨工作创新的思路。
　　
　　1 教学秘书工作的特点
　　
　　1.1 教务管理工作繁琐且集中
　　教务管理工作主要集中在三大阶段,从时间上划分可分为期初、期中和期末。贯穿这三个阶段,其主要工作又是围绕编订教学计划、编制日课表、落实教学计划、学籍管理和考试管理等开展。
　　期初,由于学院各行政部门同时启动,势必造成教学秘书线多面广的局面。除了准备好学生返校报到注册等各项常规工作,还要落实任课教师和各班学生上课的时间和地点,及时张贴各项教学公告,打印各专业课或共同课学生点名表等。由于艺术类院校的特殊性,每个学年第一学期期初工作与第二学期期初工作又有所不同。中国美术学院采用两段式教学模式(即一年级学生统一在基础部进行教学,从二年级开始进入各系进行教学),因此每学年第一学期期初对于各教学秘书而言,都要迎接一次“新生”的报到注册,以及一年级学生进入二年级的交接工作。学年的第二学期期初由于之前的本科专业考试,动用了全校所有的资源,各教学秘书在配合教学部门领导还原所属部门教学资源的同时,还要确保各项教学活动的正常开展。
　　期中,按照学院各行政部门和教学部门领导的安排,协助搞好各项教学工作。例如学生专业课考勤、毕业审核、退学预警,公示各阶段教学安排,配合教务部门进行教学检查等。由于艺术类院校专业课阶段性特点,在专业课结束阶段,各教学秘书配合任课教师进行优秀作品的筛选,同时将专业课成绩录入教务管理系统。
　　期末,教学秘书的工作更加繁重。在配合各个行政部门开展期末工作之余,除了协助教务处做好期末考试安排等各项工作外,收集各科目成绩(包括各系开展的专业选修课或非专业选修课以及专业必修课或公共必修课成绩),并录入教务管理系统。此外,还要将下学期开课计划上报教务处并录入教务管理系统。为了完成各项繁琐而量大的扫尾工作以及下学期开学的准备工作,往往需要推迟放假时间。
　　1.2 教务管理以服务为主
　　目前,中国美术学院的教学秘书扮演的角色就是各教学部门的“管家”,虽以“教学”冠名,但所做无所不通,无所不能。虽然由教学部门直接领导,但主要配合教务处的同时也要兼顾其他各个行政部门。他们的核心工作是上要服务于教学部门领导,下要服务于教师和学生。在传达各项教学管理制度的同时,又将教学第一线的信息反馈到各行政部门,起到承上启下的作用。
　　1.3 教务管理是门艺术
　　教务工作是一项繁琐而又劳累的工作,并且不易看到具体、直接的成果。艺术类院校教务秘书的工作环境、工作性质、服务对象都比较特殊,与普通行政秘书有较大区别。一直以来,人们对教学秘书这一岗位缺乏正确的认识和评价,认为任何人都能干,领导布置什么就做什么,其他行政部门要求配合什么就做什么。但现实是,现代教学管理工作是一个复杂的有机整体,任何一个部门和环节出了差错都可能影响到整个系统的正常运作。如果仅仅是领导布置什么就做什么,其他行政部门要求配合什么就配合什么,只能疲于应付,而且还会造成混乱。有经验的教学秘书,除了对日常工作制定具体计划进行控制外,还要针对当前突发的任务进行罗列和比较,从中选择对于当前最为重要和最为紧迫的工作来完成,从而达到有序合理地兼顾各项工作的目的。
　　实践证明,高校的教务管理是一门艺术,做好这项工作并不容易,它要求有较高管理水平和准确的判断力,能有效组织教学、及时了解实施,是一项决策性、计划性、专业性强的工作。
　　
　　2 优秀的教学秘书应具备的能力和素质
　　
　　由于教学秘书这个岗位工作的复杂和繁琐性,就要求一种基本的敬业爱岗的精神。教学秘书的工作涉及学籍管理、考试管理、成绩管理和教务管理等众多内容,同时还必须兼顾其他各行政管理部门的日常工作。这不仅需要严谨、认真的工作态度,也尤其需要耐性。毕竟这是一个和学生接触最为频繁的工作,学生在上课、考试、成绩、考勤等多方面问题都要咨询教学秘书。同时,每个教学秘书也应具有乐观向上的个性,较强的应变能力。在日常工作中,难免出现纰漏,但要及时应变以防止造成重大的教学事故。当然,人际关系的协调能力也是一个不可或缺的部分。在工作中,经常会遇到学院与教学部门之间的工作贯通,如何协调两者的平衡,在不违背学院教学管理政策的同时,根据本教学部门的特殊情况来顺利开展工作,这需要很强的协调能力。更要做到与时俱进,服务教学。
　　中国美术学院目前受聘的教学秘书中,很少是来自美术类高校的毕业学生。不是不想聘用美术类毕业生,而是教学秘书一职让此类毕业生望而却步,或者仅仅将此职当成一块进入中国美术学院专业教师队伍的踏脚板。作为理想化的教学秘书一职,当然应该由相关专业毕业生担任为佳,因为他们更能理解艺术类专业的授课计划,更易理解教师的授课方式和教学理念,更易与学生打成一片,从而便于管理。但事实证明,即便非美术类专业毕业人员,在经过一定时期的磨合,掌握了教务管理工作的规律之后,一样可以成为一名优秀的教学秘书。可见,教学秘书作为教学部门的管理人员,应该以管理为主、专业为辅。所谓管理,更注重政策的把握性和处理问题的逻辑性。而专业作为辅助工具,可以帮助教学秘书更清晰地把握本专业课程设置的目的,从而更为有效地进行教学管理。因此,教学秘书应在努力钻研管理知识与技巧的同时,了解艺术类专业的相关知识。
　　掌握相关专业知识的同时,又如何更好地将这些知识融入教务管理之中,使之提高效率,这也是一项重要的工作能力。随着科技的进步,计算机的运用很大程度上提高了工作的效率。自动化办公系统和网络化的教务管理系统使学院教学管理水平上升到一个新的高度。因此,要让系统发挥最大的作用,教学秘书还必须具备良好的电脑软件操作能力。不但要操作熟练,还应理解系统各项功能的设置,结合本教学部门的实际,提出相应的修改意见,使之更贴近现实政策,操作更加简便,信息更加完备,从而提高管理效率。
　　
　　3 小结
　　
　　随着高校教学改革的逐步深入,教学秘书工作内容不断发生新的变化,工作能力的要求也越来越高。因此,提高管理水平,是教学秘书必须认真思考的重要问题之一。创新是新时代的主题,在这样一个时代,创新意识逐步深入人心,创新精神已成为一个人、一个国家竞争力的重要标志。随着办学规模的扩大,教务管理工作已变成复杂而又缺乏思考的重复劳动,仅仅按照既定的模式来进行常规工作。优秀的教学秘书应该有新的观点、新的方法,敢于突破现有的思维模式,在实际工作中紧紧抓住本教学部门的特点,充分理解与时俱进的精神,发挥主观能动性,运用自己对管理工作的认识和对专业的了解,改善自己的工作方法,规范日常的教务管理,提出新的管理理念,从而提高自己的综合素质,提高工作效率。
　　
　　参考文献
　　[1]房筱羽.刍议地方高校教务秘书应具备的素质[J].内江科技,2006,(8)
　　[2]洪放.教学秘书在高校艺术类管理工作中的实践与思考[J].科技信息,2008(15)