探析城建档案管理问题及其解决方法:分糖果问题解决方法

　　【摘要】城建档案管理就是对城建过程中产生的档案进行妥善保存并为日后的城建工作提供决策依据的档案管理部门。城建档案工作要不断与时俱进，然而现今的城建档案管理仍存在着许多问题，可以从档案管理的人才队伍、内部控制和信息化办公三个方面入手对存在的问题进行深入探讨，寻求解决方法。
　　【关键词】城建；档案管理；措施
　　1．前言
　　现今，随着改革开放的深入，市场经济的发展，社会的大环境发生了很大改变，城市的面貌更是日新月异。城市建设部门为人民的生产、生活在不断更新城市的面貌，而这些变化都被城建档案管理部门以档案的形式予以保存。然而随着生活节奏和城市化进程的加快，城建档案管理部门逐渐跟不上这种快节奏的步伐，稍显滞后，显现出一些问题。为了使城建档案管理部门重焕生机，我们要立足现实，发现问题，吸收、借鉴他国的优秀成果，寻找到一条适合我国城建档案管理的新路子，完善档案管理工作，使它更加科学规范的运行。
　　2．城建档案管理的现状和存在问题
　　城建档案管理在现代的生产生活中起到了一种记录保存的功用，是城市发展的忠实书记员，记录着城市的发展变迁，为后代的人们建设城市提供了参考。这些作用在人们快节奏的步伐中被逐渐忽视、怠慢，使城建档案管理这样一个重要的城市职能部门逐渐落后于时代的发展。
　　2.1现状
　　城建即城市建设，它是城市管理的重要组成部门，是以城市规划为依据并服务于城市的发展运行。而城建档案管理，即是对用于城市建设的相关档案的管理。这种档案记录的工作是我们国家的管理方式之一，它记录的方面很多，涉及城市建设的方方面面，内容庞杂。然而，现在的城建档案管理的状况不佳，存在着很多问题，其中较为突出的是三个方面：档案内容庞杂，整合难度大；档案管理工作人员专业性不强；档案的保存体制不够完善。
　　2.2存在的问题
　　城建档案内容庞杂，整理难度较大。城建的档案涉及面很广，且城建工作是一个联系广泛的工作，它与电力、交通、建筑、环保等部门都有联系。在这些广泛的联系中就会产生出很多档案，而这些档案都需要城建档案管理部门进行整理保存。然而这些产生出的档案的归属问题就引起了分歧，因为这些部门彼此不隶属，产生出的档案若都要保存，就会产生档案的冗余，不利于档案的管理。而且，城建档案的年代跨度很大，数量多、内容杂，一直处在一种半封闭的管理模式中，其中档案的质量参差不齐，也不利于统一管理，这就造成了城建档案的质量普遍不高的现状。
　　城建档案管理人员专业性不足。城建档案管理一直被误解为一项简单重复的劳动，大多数人认为档案管理只是单纯的记录整理文档简单的劳动形式，并没有对档案管理引起重视，造成了城建档案管理人员的培养力度不够。现今的档案工作人员在学历水平、专业素质等反面良莠不齐，主要存在“无压力感、缺乏上进心、学习不够”①的问题。很多档案部门的工作人员并不是档案专业的毕业生。且进入档案管理部门的档案专业学生因为福利等因素常常呆一段时间就离开。档案管理部门无法留住人才，在很大程度上限制了自身的发展。
　　城建档案的保存体制不完善城建档案因为时间跨度较长、数量较多等原因，且仅仅以档案不丢失为目的，造成很多档案缺页、缺字、字迹模糊，甚至出现空档现象。这种种档案的质量问题，在长期的档案管理过程中，经常被忽视。城建档案管理部门缺少一套完整的体系来妥善保管文档。
　　3．城建档案管理的有效措施
　　城建档案管理面对着种种的问题，应该不断在认识自身的基础上寻求改进的措施。城建档案管理部门应该有针对性的解决这些存在的问题，改变现状，突破僵局，寻找到一条适合自身发展的新道路。
　　3.1构建一支专业素质过硬的人才队伍
　　在其位谋其政，岗位优势的发挥需要有合适的职工。员工的专业素质过硬才能发挥出部门最大的作用。城建档案管理部门，因其特殊的部门性质即档案管理的特性，更加需要既懂得城市建设知识又能进行专业的档案管理的人才，来加快城建档案管理的发展步伐。这种专业性是档案管理知识和城建知识兼而有之才行，只懂得一般的档案处理的工作人员是不行的。这种兼而有之的复合型人才正是现今的城建档案管理部门缺乏的，所以在今后的时间里，应该着重培养一批高素质的复合型专业人才。可以通过岗前培训的方式进行，先从各大专业院校吸收一批档案管理专业的学生，在他们上岗之前对他们进行城建知识的培训，以学校单位双管齐下的方式培养适合部门的专业型人才。
　　3.2制定规范的规章制度加强内部控制
　　城建档案管理部门存在着对自身重要性认识不足的问题。这种认识不足会造成员工工作上的懈怠情绪，这就需要部门管理者制定相应的规章制度来加强部门的内部控制。完善的管理制度是保证城建档案管理工作顺利进行有效手段之一。规范化的管理模式能更好的实现档案的有效管理，这种制度管理主要包括监督制度和奖惩制度，对城建档案管理实行有效的监督是保证档案管理质量的重要方式，而有效的奖惩制度是提升员工服务质量的方法，赏罚分明能更好的让员工为部门献力献策，使部门拥有更加广阔的发展前景。
　　3.3运用信息化办公手段实现有序管理
　　在科技飞速发展的今天，城建档案管理也面临着信息化的挑战，这种信息化浪潮既是挑战也是机遇。我们应该抓住机遇迎接挑战，不断促进城建档案管理的信息化进程。档案管理的信息化办公既有利于档案的保存也有利于日后的查找。大大提高里档案的保存质量，可以做到“提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享。”②利用扫描仪等先进工具将以前的文档变为电子文档，利于它们的妥善保存，还可以将这些档案进行详细分类便于今后的查找。
　　4．结语
　　综上所述，城建档案管理是城市建设的重要一环，它的进步和发展是城市建设的保障。为了它的发展，应该建设出一支专业素质过硬的人才队伍，不断加强部门内部管理，促进城建档案管理的信息化，尽快的实现城市建设档案工作的规范化和现代化，为城市的建设作出应该有的贡献。
　　【参考文献】
　　[1]王雪.浅谈城建档案管理工作存在的问题及措施[J].民营科技，2011，7：64。
　　[2]熊国跃.信息化背景下城建档案管理应注意的几个问题[J].城建档案 2011，8：13-14。