[海事档案管理面临的问题及对策]上海海事职业技术学院宿舍

　　摘 要：海事档案管理如何适应海事事业发展需要并为各项海事事业的发展提供更便捷、更全面、更及时　　的服务，作者根据自己近年来档案管理的实践和体会，深刻分析了目前海事档案管理面临的问
　　题，针对性地提出了解决对策，对海事档案管理工作有一定的启示。
　　关键词：海事档案 管理
　　随着近年来海事事业的快速发展，海事档案在各项管理中发挥的作用也越来越突出。面对这一新的形势，海事档案如何进一步求真求实、鉴往知来、对历史负责、为现实服务、替未来着想，为各项海事事业的发展提供更便捷、更全面、更及时的服务，应成为各级领导和档案工作者努力探索解决的课题。笔者根据自己近年来档案管理的实践和体会，就目前海事档案管理面临的问题及其对策谈几点粗浅的看法。
　　目前海事档案管理面临的主要问题
　　应该肯定，由于近年来强力推行档案目标管理，海事档案管理工作已迈出了重要的一步，取得了一定的成效，有了一个良好的开端。但面对新形势发展要求仍存在以下问题。
　　海事档案管理的长远规划相对薄弱。虽然档案管理已引起了各级领导的重视，并纳入到自己的工作议程，在建章立制，建立管理网络，加大管理力度，硬件投入，人员素质培训等诸方面采取了不少切实可行的具体措施，短期效果也十分明显。但就其长远规划而言还是显得相对薄弱。这里既有主观上的原因，又有客观上的原因。
　　海事科技档案分类编号执行情况缺乏一个统一完整的标准。2004年部海事局以《交通部科学技术档案分类编号办法》为依据制定了《海事科技档案分类编号办法实施细则》，但各单位的实际执行情况并不相同，其属类所包涵的小类，小类的编号也不尽相同。出现同一属类具有不同的编号，同一小类的内容也不一致的现象。
　　海事科技档案缺乏数字化管理。近年来，由于档案信息化建设步伐加快，档案信息资源得到了大力开发，很多单位文书档案、甚至有的单位录音、音像、照片、实物档案全部实现了数字化管理，但占库藏总量一半以上的海事科技档案数字化却明显滞后。
　　海事档案的信息开发编研成果层次不高。经过对有些单位的学习考察，发现档案的信息开发和编研存在四多四少现象。一是汇编多研究少。二是编研数量多，精品少。三是为完成任务编得多，主动提供服务编得少。四是纸质材料编研多，非纸质材料编研少。
　　计算机在海事科技档案管理中的应用适应不了时代发展的需要。从目前档案已达标的各单位来看，计算机的应用仍处于进一步完善的探索的阶段，档案信息资源的共享远远满足不了实际工作的需要。
　　档案管理人员的素质与新形势档案管理的要求明显不适应。档案管理本身内含的社会服务功能和计算机的应用，更引起了档案管理的一场新的变革，这些都对档案管理人员的素质要求越来越高，不仅要具备扎实的理论功底，还要具备相应的海事业务以及一定的计算机知识。而目前现有档案管理队伍，档案科班出身的相当少，大多数是其他岗位调配而来，具有档案专业馆员职称及其以上的人员更是寥寥无几。加之大多数单位的档案管理人员都是身兼数职，这种现状与新形势下档案事业发展的要求相差甚远，矛盾越来越突出。
　　解决海事档案面临问题的对策
　　首先，应立足现实，制订好档案事业发展规划。面对新形势下档案在收集、整理、开发、利用上将发生革命性变化的形势，研究制定各单位档案事业发展规划，明确今后乃至更长一个时期档案事业发展的目标、任务、重点、步骤和措施，保持档案事业的稳步发展，已经成为一项十分紧迫的任务。研究制订档案事业发展规划，应遵循以下原则：一是统筹规划，量力而行。档案规划不能游离于单位总体规划之外，而必须与其融为一体，成为总体规划的一个部分，并且必须考虑不能超越现有物力、财力、人力所能提供的可能。二是立足当前，着眼未来。既要把当前档案工作抓紧抓实抓好，又要考虑未来的发展需要，要把解决当前问题与长远发展相结合。三是实事求是、切实可行。要遵循档案事业发展的客观规律，充分考虑各单位的实际情况，有的放矢地做规划，目标、步骤、措施要切实可行。
　　其次，强化依法管档和检查考核力度。坚持依照法律管理档案，依照标准规范档案，是档案事业发展的根本保障和必要途径。因此，一是加大档案法规宣传力度，通过各种途径反复宣传《档案法》、《档案法实施办法》以及档案管理的各项制度，提高依法管理档案的自觉性。二是要密切联系工作实际，认真分析研究，划清归档范围，确保有价值的管理活动资料记录无一例外地列入归档范围，剔除目前存在的一些不必归档的内容，做到分类合理，编号科学，内容完整，标准统一。三是加强对档案管理工作的检查考核力度，要把档案管理工作与物质文明、精神文明建设考核同步进行。
　　再次，加强海事科技档案信息资源开发利用，多出编研精品。开发利用海事科技档案信息资源是档案工作的根本目的，是档案工作最具有活力的一项工作，也是人们认识档案工作、检验和衡量档案工作水平的重要方面。因此，加强海事科技档案信息的开发，多出编研精品，提供主动、超前服务是当前档案工作的重要任务。做好这项工作，应注意：一是编研选题要切合单位实际，要以档案利用率高、使用价值大、对管理工作有指导和借鉴作用的经验性、成果性的材料为编研首选题目。找准编研工作与实际工作的结合点，增强针对性。二是编研选材要宁多毋漏，从不同的侧面、不同的角度，综合分析，不可只取事物发展的一个阶段或某个断面，要做到客观公正、忠于档案。三是编研形式应力求新颖、图文并茂。编研成果载体有条件的，可采用录象带、光盘等。四是编研成果还应讲究风格，以增强知识性、文学性和鉴赏性。同时要加大编研成果的宣传力度，促进编研成果向生产力的转化。
　　第四，加快推进计算机在海事档案管理中的应用。随着计算机的广泛应用，网络作为信息传输的主要途径已大势所趋，人们到网上查找所需信息已成为必然。特别是办公自动化水平的不断提高，利用网络及时迅速查阅档案信息的愿望将越来越强烈，直接到档案室借阅档案将越来越少。因此，加快推进计算机在档案管理中的深度应用，实现档案信息网上检索势在必行。针对目前的情况，有必要先行考虑如下几点：一是加强档案网络管理系统的研究，实行统一规划、统一实施，以保证软件、硬件设施的一致性。二是有必要抽调档案和计算机专业人员进行档案计算机管理专题研究，包括档案软件设计、电子档案各项规章制度、标准等。三是加快对现有档案人员的计算机知识培训，为电子档案管理储备人才。
　　第五，积极探索海事科技档案数字化发展新途径。一是将海事管理各类系统软件与档案管理系统建立数据接口，将办理完成的海事科技档案进行逻辑归档，既保证电子文件其真实性、完整性和有效性的要求，又能提高工作效率，减少不必要的劳动。二是在档案管理系统中建立科技文件材料管理模块，将日常办理完毕需要归档的电子文件及时存入科技档案公文库中，归档时直接导入档案管理模块，这样即能保证文件收集齐全，不易丢失，也能确保归档的电子文件与纸制文件的一致。三是基本建设项目技术档案，从该项目立项至竣工验收全过程，就要求各单位在提供纸质文件的同时必须报送电子文件，最大化的使海事科技档案实现数字化管理。
　　第六，建立一支高素质的档案管理队伍，为搞好档案工作提供保证。一是要加强理论教育，提高政治素质。档案工作者只有加强政治理论学习，具有政治上的坚定性、敏锐性，才能保证档案工作的历史真实性、可靠性，才能承担起档案工作为建设社会主义现代化事业服务的重任。二是要提高文化素质。档案工作涉及的面非常广，各种门类的档案涉及到许多学科，必须掌握丰富的文化知识，才能适应档案事业发展的需要，才能做好档案工作。要制订档案人员培训规划，推进档案人员后续教育，营造良好的学习氛围，建立必要的竞争上岗制度，增强学习的紧迫感，以适应新形势下档案事业发展的越来越高的要求。三是要提高专业水平。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，从事档案工作的人员必须掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务。要加强档案业务理论培训，开展档案业务的研讨和交流，不断更新知识，提高业务能力和水平。四是要强化服务意识。档案工作的生命力取决于档案信息资源的社会服务功能，档案人员应具有主动服务意识，不能仅仅做个保管员，而要站在管理的角度，充分利用大量的信息资源，通过编研等不同形式，为各项管理工作提供超前的、主动的服务，充分发挥档案的服务功能。
　　（作者单位：连云港海事局）