[Excel函数学习方法与技巧]
摘要：Excel电子表格是人们日常公务用于数据处理和分析的常用软件，函数是Excel数据处理的核心，是Excel的精华，也是Excel学习的难点。文章通过实例并结合多年《计算机应用基础》教学经验，总结得出有关Excel函数学习的方法和技巧。
关键词：Excel；数据处理；函数；方法
中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)18-4428-04
Methods and Skills of Learning Excel Function
CUI Sai-ying
(Department of Information Science and Technology, Lincang Teacher’s College, Lincang 677000, China)
Abstract: Excel is widely used in data processing and analysis. Of which, function is the core and essence, and a difficult point to learn. On basis of years’of teaching experience, the author provided some examples on methods and skills of learning Excel function.
Key words: Excel; data processing; function; method; skill
Excel是微软公司Microsoft Office软件包的重要组件之一，它集文字、数据、图形、图表及其他多媒体对象为一体，具有强大的数据管理和分析功能，是目前人们公认功能最强大、技术最先进、使用最方便、最受欢迎的电子表格软件。函数是它的精华，用于快速实现数据的计算与分析。目前很多相关教材对函数讲解不够详细，让学习者望而生畏。笔者结合多年的《计算机应用基础》教学经验，结合实例阐述Excel函数学习的方法与技巧。
1预备知识
1.1运算符
公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，对数据进行计算和分析，所有公式均以等号“=”开头。其中运算符有算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。如表1所示。
表1运算符
1.2单元格地址引用
公式中的单元格地址用于指明公式中数据的位置，其引用方式分为引用相对地址和绝对引用地址，在公式的复制或自动填充时，该地址相对目的单元格发生变化相对变化，使用相对引用地址（列号在前，行号在后，如A4），若单元格格地址不随目的单元格的变化而变化，使用绝对引用地址（在列号和行号之前分别加一个“$”，如$A$4）。
2学习方法
2.1认真“看”
函数学习过程中，必须养成认真看函数参数含义或者函数帮助信息的习惯。在此我们以学生信表（图1）为例，阐述如何使用countif()函数统计男女生人数，使用sumif()函数求男、女生平均分。
2.1.1统计函数（countif()）函数
函数功能：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。
函数格式：countif(Rang,Criteria)
选择B13单元格，单击“编辑栏”上fx函数按钮，弹出如图2所示的“插入函数”对话框，在该对话框的“搜索函数（S）”框中输入countif，单击“转换（G）”按钮或按下Enter键，则弹出如图3所示对话框，选择countif函数弹出图4所示“函数参数”对话框，并显示了该函数的第一个参数(Rang)的含义为“其中要计算的非空单元格数目的区域”，由于我们要计算男生人数，只需要数一下C2：C11单元格区域中，单元格数据为“男”的单元格数目，所以要统计单元格区域为C2:C11。将插入点放在Rang参数后的文本框中，输入C2: C11(:必须是英文半角)或者使用鼠标选择C2:C11,单击Criteria参数文本框，在“函数参数”，函数功能的下方则显示该参数的含义“Criteria以数字、表达式或文本形式定义的条件”（该参数为计数的条件），在此输入“男”，单击“确定”按钮即可。当然，如果不知道如何输入该参数的值，只要在该对话框中单击“有关该函数帮助（H）”，则打开该函数帮助窗口如图5所示，仔细阅读红色边框中的内容，如何使用该函数一目了然（统计女生人数省略）。
2.1.2数学与三角函数（sumif()）函数
函数功能：对满足条件的单元格求和
函数格式：sumif(Rang,Criteria,Sum_Rang)
由于该函数是对满足条件的单元格求和，在此要用该函数求男、女生平均分，由于知道男、女生的学生人数，在此只需计算出男、女生平均分的总分，在除以人数即可。使用上述方法打开该函数参数对话框，可以看到该函数的三个参数含义分别为：Rang（要进行计算的单元格区域）；Criteria参数含义和countif()函数完全相同；Sum_Rang（用于求和计算的实际单元格）。如果能准确区分Rang和Sum_Rang参数，问题就变得很简单，若不能区分的话，打开如图6所示的函数参数窗口。
图6
清楚了该函数参数含义，选择B15单元格，打开sumif()函数的参数对话框，完成如图7所示操作，即可计算出男生总平均分，再除以男生人数（B15单元格内容为“=SUMIF(C2:C11,C4,G2:G11)/B13”）可得男生平均分。若要算女生平均成绩不能直接使用填充柄直接填充，因为不论算男生、还是女生，用于条件判断的单元格区域均和实际求和的单元格区域不变,故Rang和Sum_range参数使用绝对地址（$C$2:$C$11和$G$2:$G$11）。
图7
2.2大胆“猜”
使用函数帮助获取函数参数含义时，对于描述不是很直观、通俗易懂的参数，这时有必要结合函数的功能大胆猜测参数含义。笔者以图一数据为例描述使用rank()函数按学生的平均分进行降序排名，说明如何猜测函数参数含义。
rank()函数
功能：返回某一数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位
格式：rank(number,ref,order)
由函数帮助得知number为需要排位的数字；order为排位的方式，若为0或忽略为降序，否则为升序；ref为数字列表数组或对数字列表的引用。在此，对于ref参数含义不再一目了然，读一遍似懂非懂，再读也没有多大的收获，这时换一个角度思考问题，认真阅读函数功能（返回某一数字在一列数字中相对于其它竖直的大小排位），结合生活实际，我们要按学生平均分排名，具体操作是用该生的平均分和工作表中所有学生的平均分进行比对，由高到低进行排名，因此可以猜测ref为排位时用于比较的一列数字。弄清楚参数含义后，选中H2单元格，完成如图8所示的操作，然后使用填充柄将公式填充到该列的其他单元格便完成了学生的排名工作。
2.3敢于“试”
在一定情况下，清楚函数参数含义也无法保证在使用函数过程中万无一失，这时就需要有足够的勇气和信心，不断尝试。在此，以图1的数据，阐述如何使用if()函数对学生的平均分进行等级评定（高于85分，等级为优，在85到80之间为良，70至79为中，60至69为及格，小于60分为不及格）。
If()函数
功能：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另外一个值
格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
其中Logical_test为判断条件，Value_if_true是条件为真的返回值，Value_if_false logical_test是条件为假的返回值。选中I2单元格，打开if函数参数对话框完成如图9所示的操作，单击“确定”按钮。
图9
接下来选中H2单元格，将插入点放入“编辑栏”的编辑框"优"的后面，输入英文半角的逗号，然后将IF(G2>=85,"优",)复制到逗号的后面，将复制后的“85”改为“80”，“优”改为“良”，这时在编辑栏中显示=IF(G2>=85,"优",IF(G2>=80,"良",))，将插入点定位在最后一个“,”之后面按下Ctrl+V键，将粘贴结果“85”改为“70”，“良”改为“中”，按上一步操作粘贴函数，将“70”改为60，“中”改为“及格”，最后在“,”输入“"不及格"”即可，最后在H2单元各中的公式为“=IF(G2>=85,"优",IF(G2>=80,"良",IF(G2>=70,"中",IF(G2>=60,"及格","不及格"))))”。（注意：if()函数最多只能嵌套7层）
2.4大胆“仿”
在Excel函数使用过程中，经常遇到这样的函数，对函数参数含义理解不透，不知道如何下手，在这种情况下，先打开函数帮助信息，大胆模仿函数的操作方法。以图一数据为例，使用FREQUENCY()函数统计平均分各分数段人数（90分以上人数，80分以上人数，70分人数，60分以上人数，不及格学生人数）。随意选择一个空白单元格，打开该函数的帮助信息窗口如图10所示。
图10
根据图10中看1和仿1的内容提示，按成段点设置操作，在K2:K5单元格区域中分别输入59、69、79和89；接下来再按照仿2输入函数，选择L2单元格输入公式“=FREQUENCY(G2:G11,K2:K6)”后按“Enter”；最后根据仿3内容提示选择L2:L6按下F2显示公式，按下组合键Ctrl+Shift+Enter即可得到各分数段学生人数。
总之，学好Excel函数是为了在日常公务中能更好、更快的“算”，如何在最短时间学好并能对Excel函数运用自如，只有在学习过程中一方面不断的总结和思考，归纳总结出实用、够用的学习方法和技巧这样才能提高Excel函数学习和使用时效；另一方面要对函数进行归类，操作方法相似的函数进行归类，这样才能的做到触类旁通和有的放矢。