提高高职院校教学管理的途径和方法【浅谈高职院校档案工作创新的途径】

　　[摘　要]现代信息技术的迅猛发展和广泛应用，使高职院校档案工作的内涵发生了深刻变化，传统的档案管理方式、服务模式已不能适应高职教育发展的需求。必须通过提高档案人员素质、更新思想观念、创新管理方式和服务模式来充分发挥档案在学校建设中的作用，更好地为教学、科研和社会服务。
　　[关键词]档案工作；创新；途径
　　随着高职院校办学规模的不断扩大以及教育体制改革的不断深入，高职院校档案工作在学校管理中的地位和作用日益突出。与此同时，由于信息技术在学校管理和教学中的应用，产生了大量的电子文件，使档案形成的数量、载体门类迅速增长，传统的档案管理方式和服务模式已远远不能适应高职教育发展的需求，制约了学校档案工作的可持续发展。面对出现的新情况、新问题，档案工作如何创新，如何更好地为教学、科研和社会服务，已经成为当前高职院校档案工作必须面对的重大课题。
　　一、高职院校档案工作创新的重要性
　　高职院校档案工作作为学校管理的重要组成部分，是一项不断发展的工作，其创新不仅是高职院校信息化、网络化、现代化的需要，也是学校档案工作自身发展的需要。
　　（一）高职院校档案工作创新是时代发展的需要
　　随着现代信息技术的广泛应用，高职院校档案工作发生了深刻的变化，档案工作面临着档案信息网络化、档案信息需求个性化、档案信息资源开发利用形式多样化以及文档一体化管理等多方面的挑战。面对这种新形势的变化，高职院校档案管理工作的创新迫在眉睫，为此只有积极探索档案信息化建设的管理模式，用创新思维解决现实存在的问题，才能使档案工作在创新中实现发展，在发展中实现创新。
　　（二）高职院校档案管理的创新是推动档案工作发展的内在动力
　　在社会发展步伐不断加快的信息时代，档案管理工作也逐渐从传统的手工操作和以档案实体保管为重点，向现代化、网络化和数字化信息管理为主的方向发展，它的每次创新都是档案管理工作者智慧的结晶，也是学校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。因此，高职院校档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、大胆创新，改革传统的管理模式，以创新理念指导档案工作实践，通过提高档案人员素质、转变思想观念、丰富档案信息资源、推进数字化建设、拓展档案信息开发利用等途径更好地发挥学校档案的价值。
　　二、高职院校档案工作的现状
　　高职院校档案工作是学校管理中的一项十分重要的基础性工作，档案工作的好坏是衡量学校管理水平的一个重要标志。近年来，高职院校认真学习、贯彻《档案法》和《档案实施办法》，档案工作取得了初步的成绩。但从整体上看，高职院校档案工作无论在人员素质、思想观念、管理方式和利用服务等方面都存在着与学校事业发展不相适应的地方，需要不断地改进。主要表现在：（1）档案工作人员思想观念陈旧，工作思路狭窄，整体素质有待提高。一些档案工作人员认为档案就是整理、保管，其工作习惯停留在原有的管理模式和已有的工作基础上，开拓创新意识不强，业务素质不能适应信息化建设的需要。（2）档案管理方式、手段落后，档案信息资源得不到充分的开发和利用。目前个别高职院校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，不能适应现代信息化发展的要求；一些学校即便使用计算机管理，也只是简单的目录录入，不能进行文件、档案全文检索和利用，从而制约了学校档案工作的发展和创新。（3）档案服务内容单一、服务方式被动，不能满足学校和社会利用档案的需要。一些高职院校档案室藏结构单一，特色不明显，档案编研工作滞后，缺乏对档案信息资源的深度开发加工，造成可供利用的档案资源不多。还有一些学校档案管理的重点仍放在收集和保管上，档案管理停留在建档、管档、你查我找的被动、单一的服务方式上。
　　高职院校档案工作的现状制约了学校档案服务功能的有效发挥，必须通过不断创新，才能使学校档案工作充满生机和活力。
　　三、高职院校档案工作创新的途径
　　（一）提高档案工作人员素质，更新思想观念
　　作为一名档案工作者不仅要具备良好的思想素质和职业道德操守，更要有扎实的专业知识结构和较强的信息处理能力与终身学习能力，档案人员的素质高低，直接关系到学校档案工作服务的质量。信息化社会为档案工作带来机遇，也带来挑战，档案人员一方面要加强政治理论学习，不断提高职业道德修养。另一方面还要加强专业知识的学习，有计划、有步骤地进行继续教育培训，不断更新知识，提高对相关学科知识的扩展能力。同时档案工作人员还要改变过去传统的观念，勇于创新、不断提出创新办法，在实践中不断进行档案工作的探索与创新，以工作实绩取得在学校应有的地位和发展空间。
　　（二）创新档案管理方式，提升档案管理水平
　　目前，高职院校档案工作面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多挑战，传统的档案管理方式、手段很难适应高职教育发展的需求，必须进行大胆的创新。在创新档案管理方式上要用现代化管理手段替代传统的手工管理，建立室藏档案目录数据库和全文索引数据库等工作，依托校园网，进行文档一体化建设，开展校内文件材料网上立卷归档，实现档案检索自动化，使学校档案管理更加规范化与科学化，档案管理水平更上一个新台阶。
　　（三）创新档案服务内容，提高档案服务质量
　　档案资源建设是档案工作的基础，丰富的档案信息资源是服务学校和社会的必要条件。为此，高职院校档案工作应立足实际，强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，不断丰富室藏结构，多层次、多渠道采集档案信息资料，不仅要收集好教学、科研、学生管理资料, 还要注重个人成果方面的资料收集，建立名人档案、教师业务档案、荣誉档案等门类，形成自己的室藏特色与服务特色。加强档案的编研和检索工作，全方位、多层次开发档案信息资源，以满足学校教学、科研和管理对档案信息资源的需求，最大限度地发挥档案的作用。
　　（四）创新档案服务方式，提升档案服务水平。
　　服务是档案工作永恒的主题，也是档案工作长久发展的内在动力。高职院校档案工作要有所作为必须找准档案工作的切入点，充分考虑利用者的需求，设立网上查档、电话代查服务；建立现行公开文件查阅中心；围绕学校中心工作，有针对性地开发档案，并利用档案网络的优势,将档案信息及时、有效地传递给领导及有关部门利用, 实现档案服务由被动服务向主动服务，由单一服务向多元服务的转变。
　　总之，高职院校档案事业的发展离不开创新，只有通过不断地创新，才能更好地为学校和社会服务，才能促进学校档案事业的可持续的发展。
　　参考文献：
　　[1]范文春.档案工作创新初议[J].理论观察，2006（1）.
　　[2]柴坤.高校档案工作服务机制的创新[J].番禺职业技术学院学报，2008（3）.
　　[3]范军豪.加强高校档案管理创新工作的点滴思考[J].教育教学论坛，2010（18）.