如何做好高校档案管理工作|高校档案管理工作规划
【摘 要】高校档案在高校人才培养和科学研究等领域发挥着基础性的作用。然而，传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求。高校档案是高等院校活动的直接记录，档案和档案管理对于高校发展来说意义重要。随着社会主义建设的不断发展，高校对档案管理的要求也越来越高，对档案管理的信息化程度也有更高要求，然而，我国的高校档案管理工作仍存在着诸多问题，本文针对这些问题和不足，提出了改进的建议和措施。
【关键词】高校 档案 现代化管理 档案管理 档案工作
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）02－0041－01
一 目前高校档案管理中存在的问题
1．对档案的重视程度不够
各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制订和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。由于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致归档材料的不齐全或不完整。还有的在办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案材料严重丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。
2．归档内容程式化，不符合时代发展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性
高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校的教学管理水平和教学质量。
3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人的现实情况，导致档案管理的不完整。
4．经费不足、设备不全、硬件建设差
档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。
5．对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱
由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。
针对以上档案管理工作中出现的问题，如何做好高校档案管理工作，是目前亟待解决的问题。
二 对策
1．利用现代化管理手段，开展科学全新档案管理新局面，建立网络实现管理机构现代化
高校的优势在于具有完善的校园网，各部处为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页，网络已真正成为了各类信息的传递中心。要充分利用合校后的有利条件，利用计算机网络开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案馆档案信息收存网站，内容涵盖高校所有所需存档的材料，目的是让学校有关人员可随时将相应的资料，通过网络向档案馆提供内容全面、语言简练的信息，使学校档案工作人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用。
2．运用高新技术，实现管理方法的现代化
现代化体现在管理的科学化和高效率，高校档案管理应逐步向现代化管理型转化，高校档案馆应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多、更好的档案管理软件，达到信息交流网络化，咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化。
三 提高高校档案管理工作人员的知识能力
1．精于档案管理专业知识档案
档案管理工作看似简单，但实际上却是一个具有很强的专业性和技术性的工作。一个合格的档案管理人员不仅要透彻了解自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作能力。
2．档案管理人员必须具备广博的知识
档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理就无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力，并要有一定的基础进行书写编录，否则，编写的内容和文字无法理解和辨认，档案管理的效果和意义也会大打折扣。
3．档案管理人员要有良好的沟通能力
档案管理部门是一个集中很多内容的部门，同时也是一个严密性较强的部门，这就需要档案管理人员有善于沟通和处理事物的能力，既要管理好档案，让其在合法的范围内各取所需又要保证档案的严密，一个合格的档案管理人员首先要学会怎样和各种各样的人沟通打交道，这是工作中非常重要的一个部分，档案管理部门来来往往的人形形色色，没有好的沟通能力是很难胜任这份工作的。
〔责任编辑：王以富〕