行政机关内部规则对外效力研究 [行政机关会议室管理研究]
摘要：完整的视讯会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要是逼真地反映现场（会场）的人物和景物，使与会者有一种临场感，以达到视觉与语言交换的良好效果。
关键词：行政机关；会议室；管理研究
会议室是开会的场所，同时又是放置会议电视设备的场所，因此会议室的设计合理性决定了会议电视图像的质量，也直接影响了开会的效率。完整的视讯会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要是逼真地反映现场（会场）的人物景观，使与会者产生一种身临其境之感，以达到视听与言语交融的良好效果，由会议室中传送出来的各种信号包括人物、景物、图表、文字等应当清晰可辨。
公用会议是适应于对外开放的包括行政工作会议、商务会议等。这类会议室内的设备比较完备，主要包括电视机、话筒、扬声器、受控摄像机、图文摄像机、辅助摄像机(景物摄像等)，若会场较大，可配备投影电视机(以背投为佳)。
一、行政机关会议室基本状况
1.中型圆桌会场： 所有参会人均能收看视频会议实况，进行实时对话。需要配置的设备主要有：显示设备：至少2台，建议2台以上；摄像机：标配1台，建议辅助摄像机1台；音响系统：调音台（有富余的音频输入接口和总音量输出口）、功放、音响、定向麦克风。
2.小型圆桌会场： 所有参会人均能收看视频会议实况，进行实时对话。需要配置的设备主要有：显示设备：至少2台。
3.会议室大小：会议室的大小与电视会议设备，参加人员数目有关。可根据会议通常所参加的人数多少，在扣除第一排座位到主席台后的显示设备的距离外，按每人2平米的占用空间来考虑，甚至可放宽到每人占用2.5平米的空间来考虑。天花板高度应大于3平米。
4.会议室的环境：温度、湿度应适宜，通常考虑为18～25℃的室温，60％～80％湿度较合理。为保证室内的合适温度、合适湿度，会议室内可安装空调系统。要求空气新鲜，每人每时换气量不小于18立方米。会议室的环境噪声级要求为40dB(A)，以形成良好的开会环境。
二、会议室的布局
1.会议电视室除了规定要求的布局必须严格执行外，可适当灵活布置。整个会议室的显示设备分为两个部分，一个是主席台后的投影（或背投电视），它负责为与会代表提供本会场和另一会场的图像显示，一个是主席台前的4台电视，它们分为两组，负责为主席台领导显示本会场图像和另一会场图像。
图像采集设备也分为两组，主摄像机安装在会场中央，实时采集主席台图像，另一组全景摄像机安装在会议室右前部，对会场全景进行拍摄。两组摄像机均应为受控摄像机，可由会议电视设备进行控制。
扬声器在会议室的前后各安装一对，为了获得更好的声音效果，要求距墙壁和电视机至少一米。影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜。摄像背景(被摄人物背后的墙)不适挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，对促进会议效果很有帮助。
从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度。各与会者到监视器的水平视角应不大于60度。所采用的监视器屏幕的大小，应根据会议电视的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室，只需采用29寸至34寸的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，最好将电视机置于会议室最前面正对人的地方。
2.会议室照度。灯光照度是会议室的基本条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。
3.会议室的音响效果。为保证声绝缘与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。因此，不同的会议室都有其最佳的混响时间，如混响时间合适则能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。
三、会议室的日常管理
1.注意设备的使用及维护。设备不使用时应注意防尘防潮，使用完毕应将设备用布盖好定期除尘，长期不用时，应定期开机加热(2次/月)以除湿气。
2.注意供电安全。采用联合接地的方式，保护地线须采用三相五线制中的第五根线，与交流电流的零线须严格分开，否则零线不平衡电源将会对图像产生严重的干扰。
参考文献：
[1]夏书章主编.行政效率研究[M].广州:中山大学出版社，1999.
[2]李欣编著.秘书工作[M].北京：高等教育出版社,1985.
[3]林松.谈会议的科学管理[J].山东省青年干部学院学报，2002（2）.
（作者简介：王 艳（1974.2-），女,四川成都人，本科，研究实习员，成都工业学院，研究方向为经济学管理。）