浅谈事业单位档案管理信息化的途径_档案管理公司

　　摘 要:档案管理信息化是一种全新的档案管理模式,目前,事业单位在档案管理信息化的建设中,仍然存在较多的弊端和问题。问题的存在是必然的,只有认识到自己的不足才能具体问题具体分析提出改进的措施,本文从档案信息资源建设、标准化建设、科学安全管理及人才建设四个方面提出了事业单位档案信息化建设应该采取的措施。
　　关键词:档案管理信息化 信息资源
　　中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(c)-0234-01
　　信息技术在全世界的蓬勃发展给21世纪的档案工作带来了挑战和机遇,信息化建设的重要意义及其可能带来的大影响从而受到的充分重视,档案界已经有前辈在信息化建设领域开始了积极有效的探索。然而,在目前的中国档案界,档案信息化建设过程中还存在许多空白缺失和混乱现象,有待档案和档案学者进行深入的探索和实践。毫无疑问,在信息化建设过程中档案工作,将面临更多的机遇和挑战:一方面,作为“信息资源之源”的档案信息在信息社会中得到的进一步关注,储存和提供信息为目的的档案将被重新定位,档案工作成为社会信息产业的一个重要基础,档案事业社会地位得到提高;另一方面,社会的信息需求和信息技术的不断发展更新,对档案工作质量提出了更高的要求,档案工作怎么利用新技术,怎么适应新的社会环境,是档案工作者面临的最大的挑战。本文就是在此背景下,分析了目前我国档案管理信息化存在的问题,进而提出怎样继续走好档案管理信息化之路。
　　1 档案管理信息化的概念
　　有关“档案管理信息化”的概念,目前国内比较认同的观点是:“所谓档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一组织与规划下,在进行档案管理活动时,应用计算机信息技术,对档案信息资源进行管理、处置和提供使用服务。从而实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提高服务为重心的转变过程。”因此,从本质上说,档案管理信息化是指档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案管理信息数字化收集、存储、转送,以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。
　　2 事业单位档案管理信息化存在的问题
　　2.1 档案信息资源开发不足
　　档案信息资源开发和有效供给不足,档案信息资源采集和加工重复劳动很多,数字内容质量尚待提高。目前,我国档案开放的比例还比较低,据统计2009年全国各级综合性档案馆开放档案总计4521万卷,只占馆藏档案总数的22.7％左右。前面我们提过我国已建设了3000多个数据库,虽然一些数据库的建设取得了很好的成绩,但目前这些数据库中大部分都还是“死库”;现有数据库近1200种,占世界总数的10%,而容量仅为1%;其中可用的300多个大型数据库中,对外服务的仅占5%,庞大的信息资源并没有发挥用武之地。
　　2.2 档案信息内容安全还未引起普遍关注
　　档案信息不同于其他的信息资源,档案中包含很多带密级的文件,所以要注意保护档案信息内容的安全,但各级部门的档案工作者在信息化建设中却常忽略这个问题,造成了档案信息安全的隐患,主要表现在:档案部门一般考虑安全时只考虑外网和内外网间安全,很少考虑内网上应用系统的安全;档案信息共享会增大系统安全的风险;对上网档案信息的内容没有进行严格把关。
　　3 事业单位档案管理信息化的途径
　　3.1 加强对档案信息资源的建设
　　档案信息化的核心问题是档案信息资源建设,没有可提供利用的档案信息资源为基础,档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案的优势是信息,它的生命力是规模的信息。只有信息变成规模,才会有丰富的内容以及有一个庞大的观众和设计满足各种需求的服务。不然即使有一个好思路,新颖的创意,也不过是无本之木无源之水。所以,我们目前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上,尽快使档案信息内容形成规模。信息化建设必须以“资源的管理作为支撑”。所谓“信息资源管理的支持”,不过是只看重局部的应用或与网络为核心的理念,把到各部门信息资源在背景在进行统一管理。具体说来,应该从以下几个方面着手:首先,全面构建档案目录中心,将各事业单位相对分散的信息集进行整合优化。其次,加速档案信息资源数字化进程,通过新近发展起来的计算机网络技术、数据库技术与多媒体技术将档案信息资源数字化,充分提高档案信息管理的效率。第三,构建一个互联互通的网络环境,事业单位要加快构建档案信息网络系统,要在档案资源网的基础上,加入国家档案资源网建设,并与其他社会信息资源系统互联互通,整合资源,合作共建,并入国家政务公众信息网,在因特网上为广大的社会公众提供优质的服务。
　　3.2 大力推进档案管理信息化标准建设
　　信息标准化建设是档案信息化建设的重要基础。加强档案管理信息标准化的建设工作,对发展档案事业,促进档案信息化建设健康、有序、协调、稳步地发展,提高档案管理、利用服务的水平,加强档案工作与其它社会工作的交流与合作,增进社会、经济效益都具有重要意义。事业单位推进档案管理信息化标准建设应着力从档案管理信息化网络环境的标准化建设与档案信息资源标准化建设两方面进行,尽管制定和完善档案管理信息化的相关标准。
　　3.3 建立安全科学的管理制度
　　因为档案管理本身具有服务的性质,所以事业单位的档案馆要尽量地开发其档案信息,以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能,从而实现档案信息资源共享,其核心是要建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施,力争从各个环节上解决信息虚假的隐患。
　　3.4 要全面提高档案工作者的素质
　　信息化时代的到来,使得档案工作发生了显著变化。档案工作的领域拓宽了,档案服务的范围扩大了,档案工作的手段更现代化了,这就对从事档案工作的人员提出了挑战。档案信息化建设的关键是“以人为本”,档案信息化各项内容的建设都需要更多的信息技术专业人才,而事业单位档案管理部门中这类人才却十分缺乏,事业单位档案管理人员队伍存在着很大的缺陷。对于这个问题,一方面事业单位应该改变档案工作者现有的知识机构,建立由档案学专业、相关学科专业、外围基础学科专业知识和科学文化知识组成的合理的知识结构。另一方面,事业单位可以开展档案外包,档案工作者知识结构的调整,经过继续教育,可以在一定程度上适应技术操作的要求,但要其胜任文件管理系统的软件开发、档案网站设计与维护、数字档案馆构建等工作却有较大难度。将自己不擅长的业务外包给专业公司完成,利用社会资源弥补档案人员能力之不足,有利于专业技术人才缺乏的档案馆获取最好的最新的技术。
　　参考文献
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