工会档案规范化建设【以教学工作水平评估为契机促进高校教学档案规范化建设】

　　摘要：高校本科教学工作水平评估是对高校办学水平和教学质量重要检测的一种强有力的手段。评估工作需要档案材料作凭证，但为评估而精心组织的评估档案，表现太强的功利性；依据评估指标体系组建的评估档案，打乱了原有高校分类和整理基础，也有悖于开展评估工作的意义。以评估为契机，促进高校档案规范化建设，深化检索，加强档案信息开发，满足各方面工作利用需求，才是高校档案建设的根本。
　　关键词：评估；档案；规范
　　
　　教育部新的五年一轮普通高等学校本科教学工作水平评估制度已于2004年正式启动，本科教学工作水平评估是我国高等教育教学建设和改革的重要组成部分。随着评估工作的开展，评估档案也随之产生了。评估档案主要是高校为评估工作而准备的迎评材料。从各类评估工作实践看，评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息，了解各项工作的状况，可以说档案资料是评估专家组对高校办学水平和教育质量做出评价的重要依据，如果没有系统全面的档案资料作为支撑和佐证，要对一所高校进行客观、公正、全面的评价几乎是不可能的。为了在有限的评估时间内顺利通过专家考评，部分高校对迎评所需材料进行了集中分类整合，形成评估档案。特意为评估而精心准备的评估档案，不但影响了评估材料的真实性，而且有悖于开展评估工作的意义。
　　
　　一、评估档案的弊端
　　
　　1、评估档案表现了极大的功利性。有的高校平时对应归档文件材料在形成阶段的建设重视不够，忽略原始积累，在着手对照评估体系指标时，发现许多工作没有留下文字材料或有些工作根本就没开展。为了顺利通过评估，不得不投入大量的人力、财力进行补充、加工、拼凑。补救过程中，有些材料是临时补做；有些甚至照搬其他学校评估材料，进行改头换面，精心包装成自己的评估档案；还有的以无视其他各种原始记录载体为代价，死板地按照评估指标体系的顺序，呈现给评估专家的是整理完好的、合理化了的、铁板一块的文件汇集，而这样的文件汇集在工作现实中恐怕从未存在过。评估工作结束后，这些评估档案也完成使命被束之高阁了。
　　在准备评估材料中，涉及高校职能部门产生的档案材料相对规范些。由于管理部门具有较强的职责分工性，工作职责本身比较详细地描述了行政工作范围和要求，从年度归档的档案中都能系统地反映其工作面貌，不需要特意包装。相比之下，高校教学单位产生的档案材料，有很大的非职责性。即这些材料都分别产生于不同专业、不同课程的不同教师工作环境中，分散在日常的点点滴滴教学工作和教学管理过程中，如果教师及教管人员档案意识较强，对本职工作中产生的材料就会自觉积累保存；如果其档案意识薄弱，做过的工作往往不留痕迹，或是有结果而没有过程材料。这种忽视档案材料的积累和归档的现象，在教学单位不是个例，而是相当普遍，为此才出现为了评估而临时补救拼凑评估案的做法。
　　
　　2、评估档案打乱了原有档案管理基础。在准备评估材料过程中，为使评估档案的齐全完整，有的材料从别处找来填补；有的不惜从学校原始档案中抽取出来，再按照评估要求的框架进行整理。整理的方法是按照评估指标体系的排列顺序，有的是按“一级指标+二级指标+观测点+具体项”分类整理；有的按“一级指标+观测点’具体项”分类整理；还有的按“二级指标+观测点+具体项”分类整理。这些分类模式都不符合高校现行的档案分类管理体系要求。根据《高等学校档案实体分类法》，高校文件材料的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，归档文件分为“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会”等类目；形成同一活动领域的档案应作为一个整体归入相同类别，才能便于高校档案的保管和利用。按照评估指标体系整理的评估档案，难以反映高校实际教学工作水平和教学管理的过程及状况，与高校原有档案管理体系难以实现有机衔接，也无法为高校日常工作的需要提供优质的利用服务。
　　
　　二、档案的规范化建设是评估工作的基础
　　
　　评估工作需要档案材料作凭证，这充分证明档案的价值。档案作为文件的转化物，是实践活动和行政管理中不含利害关系的副产品，是被动继承的、自然的或有机的元叙述。档案的本质属性是原始记录性，它的凭证依据价值也正是“原始记录性”所体现的。高校的教学档案都是随一定的专业教学活动而形成的，备课、授课、实验等教学工作中产生的看似零乱的材料，它们之间由于产生的时间、范围、学生对象等特征而形成有机联系，具有明显的成套性和系统性。若把这些文件材料笼统地按照评估指标体系进行分类整理，就会无意间破坏它们之间的有机联系，同样它们的原始凭证依据价值也将破坏。因此，收集齐全完整、整理科学规范的高校档案，是高校开展评估工作的重要基础。教学工作中产生的材料更是评估的重点，需要加强对教学专业档案的形成特点和管理规律的研究，真正落实“以评促建”的评估工作原则。
　　
　　1、依据高校教学规律做好高校档案。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案管理规范》视高校全部档案为一个有机整体，其二级类目的设置和细分标准，采用了按专业、学科、项目、产品种类、型号以及惯用的划分方法设置类目，充分考虑了高校档案形成的规律和特点。就教学档案而言，它是在专业建设、课程建设和教学实践过程中形成的，它直接记录了教学人员的教育思想、教学方法和教学成果，形成了自身的特点：第一、组成的成套性。教学单位一般都是以一个专业来安排教师工作任务的，一个专业也就是以一个独立教学项目为工作对象，把相关课程的教师组成一起，按照严格的科学的教学规律来开展教学工作，其过程中形成了相应的具有系统的、不可分割的有机联系的教学文件整体，从而决定了教学档案的成套性特点。了解和掌握教学建设和教学运动的过程性和基础性材料的产生形成的规律，是教学档案能齐全完整收集保管的基础。高校教学成套性材料包括两方面：一是理论教学方面的材料：①专业建设：包括专业人才培养方案，教学计划，教学大纲，实验教学大纲等；②教学工作规范：包括教学过程的组织管理，教学质量管理；③学生学业成绩管理：包括学籍管理，考核管理，命题与试卷管理，成绩评定与记载，考场与监考规则等：④课堂教学：包括教师教学质量标准，课堂教学常规等；⑤课程建设：包括重点建设课程及优质课程、精品课程的建设等；⑥教材建设：包括教材建设与管理，教师自编教材使用等。二是实践教学方面的材料：①实验室建设与管理：包括实验室建设规范，实验教学管理规定，实验技术人员工作规范和岗位职责，仪器设备管理及使用办法，学生实验守则等；②实习实训基地建设：包括实习管理办法，实训基地建设与管理等；③毕业论文(设计)材料：包括毕业论文指导和评审办法，毕业论文管理意见等。以上材料都产生于教学各环节中，其中的每一份表格，每一页文字都是该套专 业教学档案不可缺少的组成部分，只要教学人员在工作中做个有心人，重视日常工作的文件制作和积累，才能形成教学档案的完整成套。第二、形成的阶段性。根据教学规律，一个学期、一个学年的教学任务是有阶段性的，但又是一环紧扣一扣，同一专业的教学工作，前期是后期的基础，前后不同学年的教学文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。每一专业的学生从入学到毕业每阶段都留下不同的被培养教育的学籍档案，为此也留存不同阶段教师工作的材料。因此，根据教学文件材料形成阶段性这一特点，教学专业档案要区分学期、学年，每一学期、学年产生的文件材料要及时收集，每阶段结束后及时整理、分类归档，并及时检查其阶段产生的材料是否完整成套。第三、内容的专业性。同一专业的教学档案，是由不同课程的教学人员分别展开具体的教学工作，又相互配合共同形成，是集体创作的过程。为此，教学档案文件材料其形成过程反映出很强的专业性特点。每一课程的教学过程都反映了专业教学实践活动的特点、要求和规律，培养学生的目标也是按专业来展开的，其今后对教学档案业务方面的利用也是有针对性地按专业来进行。因此，教学档案在收集、整理和编制检索工具时，都要考虑到文件材料的专业性，以及各课程问的联系特点；不同专业形成的教学文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类编号的结构层次时，要考虑文件材料所属专业与教学阶段之间的隶属关系。
　　
　　2、深化检索，满足各方面的利用。高校档案规范化建设最大的目标是文件材料的完整齐全和尽可能满足利用的需要，档案的齐全完整要靠平时的日积月累，评估专家对高校工作的评估过程，也就是对学校档案工作的检查和利用过程，这个过程工作的基础，不是靠临时组合而成的评估档案，而是靠学校档案的原有基础。档案基础扎实了，任何时候任何形式的评估都能经得起检查。具体针对某个专题的评估工作，也不需要临时再组合评估档案，只要对原有档案进行深度检索，依靠丰富的多种途径的检索工具来完成评估需要的利用档案工作。另外也可以按照评估指标体系的内容要求，编制一套专用的评估材料检索工具，如专题目录，主题目录，也可以是项目索引、文号索引等；既有通过传统的手工检索，更应有利用计算机进行检索。只要能将评估所需的依据材料从档案馆(室)藏中检索到，无论是保存在学校档案馆(室)还是保存在教学单位，提供的原件都能说明工作的原有基础和真实面貌。
　　档案利用工作是档案工作的最终目的，是对档案价值和档案工作水平的检验。提供档案利用的方式较多，接待借阅，举办档案资料展览，编纂出版档案史料，建立档案信息网站等，但要做到“便于”和“满足”各方面对档案的利用就不容易了。中共中央办公厅主任王刚指出：“整合档案信息资源，创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措”。高校信息资源是指高校活动中，经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。高校档案信息资源是高校发展的战略性资源，随着计算机技术、网络技术、数字化技术的深入运用，如何用好用活学校档案信息资源，是高校创新档案服务的思路。高校作为先进技术的传播者和研发者，有条件有义务运用先进的网络技术、计算机技术和多媒体技术进行档案管理和信息开发。以教学工作水平评估工作为契机，逐步建立并完善高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库，如教授成果数据库，科研数据库，特色教学档案数据库，重点学科建设数据库，历届毕业生数据库等等，尽早实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享。
　　
　　3、健全档案工作机制，保障档案工作规范化。高校教学工作水平评估工作既是对高校教学质量水平的检查，也是对高校档案管理水平的一次重要检验，可以反映出高校档案工作是否规范，材料是否齐全完整，档案检索和信息资源开发利用是否能满足各方面利用的需求等等情况。为此，高校档案工作要以评估为契机，完善档案管理机制，提高管理效能。一是完善档案队伍网络建设，从组织上保证高校档案队伍稳定和素质的提高；二是建立纳入机制，将高校档案工作纳入到高校发展的全局工作中，纳入到高校教学质量提高的大事中，领导重视，明确各部门的职责，从制度上确保档案工作有效落实；三是加强过程控制，从源头上重视文件材料的收集，做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。同时制定档案工作激励机制，定期开展各部门档案工作的检查评比和奖罚工作，以此为档案管理的日常运作机制提供质量上的监控和保证，避免把问题积压到评估来临前仓促应付解决。
　　
　　[责任编辑：杨裕南]