[论档案信息化建设的现状与对策]家居行业管理信息化建设的对策建议

　　摘要 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为企业服务能力的不可缺少的手段。本文就档案信息化建设现状进行分析，并提出相应的解决办法。
　　关键词 档案信息化；资源建设；安全
　　中图分类号G270 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）34-0027-02
　　1 档案信息化建设的主要内容
　　“档案信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。”档案信息化是信息化在档案领域的具体实现，其基本内涵与信息化的内涵是一致的，档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成。 2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确指出了档案信息化建设的基本内容。主要包括：
　　1）信息化基础设施建设
　　软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。主要任务包括：第一，提高应用计算机管理档案的普及率；第二，加强局域网建设（包括与当地政务网的联通）。
　　2）信息资源建设
　　档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的资源开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
　　3）管理应用系统建设
　　管理应用系统建设主要包括：档案管理软件系统的开发与推广、适应电子政务要求的机关文档一体化管理系统的建设、基于政务网的文件档案信息库建设、基于互联网和政务网的档案网站建设以及示范性数字档案馆建设。
　　4）信息化标准规范建设
　　信息化标准规范建设是对电子文件的形成归档和电子档案信息资源标志、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程，是档案信息化快速、有序健康发展的保障。它包含标准管理规范、业务规范和技术规范，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
　　5）信息化人才队伍建设
　　档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源，它不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。档案信息化人才队伍建设的措施主要有：对现有档案人员的教育与培训、人才引进、短期聘用或借用3种。
　　6）档案信息安全保障体系建设
　　档案信息安全保障体系建设主要包括：第一，组织建立档案信息安全保障体系框架， 逐步完善档案信息安全管理体制；第二，各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密事件的发生。
　　2 我国档案信息化建设的现状及问题
　　在档案信息化建设的进程中，从目前国内档案界来看，总体态度是积极的，但一定程度上在主观和客观两方面都存在一定的问题：
　　1）档案信息化建设观念相对落后
　　我国相当一部分管理人员的档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途。因此，档案事业难以得到应有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化重视不够，缺少服务意识。档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。
　　2）档案信息化建设的基础设施相对薄弱
　　档案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要配备计算机、建立局域网、需要大容量的服务器、建立数据库等，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入。目前，档案管理机构主要是吃财政饭，没有能力通过提供社会化服务增加适当收入。一旦国家未能投入，档案信息化建设有再好的蓝图也难以实现。
　　3）档案信息化建设中的管理人员素质问题
　　目前档案馆（室） 普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象。特别是档案室的档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。
　　4）档案信息化建设中的电子文件管理处于无序状态
　　随着计算机技术的发展，档案管理正在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的文件仍实行双轨制，即发送电子文件、纸质文件存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子文件的管理并不像纸质的管理那样规范。
　　5）档案信息化建设的标准滞后
　　档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面”。自1979 年以来，我国已颁布了不少档案工作标准，但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。
　　3 档案信息化建设的对策分析
　　针对上述所列档案信息电子化的现状和存在的问题，笔者认为对档案信息化的建设应采取以下对策：
　　1）突破传统档案管理思维看档案
　　过去陈旧的观念认为，档案就是一些纸质档案，整理档案就是简单的手工整理，建立目录与索引。这种观念必须摒弃，随着经济社会的发展，档案的定义与内涵已经有了极大的丰富与外延。过去的以纸质为主的档案正向包括纸质档案、数字档案并重的大档案概念转变，特别是随着信息社会的大跨越，将会产生数量巨大的包括图片、多媒体、数据及数据库等的数字档案。档案管理的方式和手段也从过去的以手工、馆库管理为主向信息化、网络化发展。这就要求我们要充分认识信息化的重要性，认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性，切实把档案资源信息化提到战略高度来思考，这是档案事业生存与发展的问题，也是创新与改革的方向。档案工作者应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理档案，适应时代发展的要求。在档案工作重心上，要实现从过去较多强调安全和保密（重于保管、积累史料）向以用户需求为主导的重心转变，要从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基点。
　　2）重视数字档案馆建设
　　档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，档案信息化建设的目的就是为经济、为社会、为企业提供全方位的优质服务。利用现代化的信息网络，使档案的信息资源得到共享，是档案管理现代化的必然选择。在信息时代，信息、能源、材料是当今人类社会最主要的三大资源，而档案机构作为信息服务机构，数字档案馆应属于国家数字信息基础工程。数字档案馆的建设要从多方面、分步骤进行。首先，建成完备的馆藏档案信息数据库，构建基于局域网络的档案管理系统，建立信息发布网络平台，实现档案信息管理数字化网络化。其次，构建档案信息传输平台，档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值。最后，运用网络互联技术，建成基于网络为传输通道的对全社会有限开放的交互式、智能型的数字档案馆，全方位满足国民经济建设或人文社会等多领域的档案信息利用的需求。
　　3）档案管理流程信息化
　　档案信息化建设不仅仅是技术问题，更首要的还是观念问题、组织问题与管理问题。档案的信息化建设必须与本单位的信息化建设统筹规划，追随本地电子政务的建设水平与步伐。在信息化建设中要把先进管理理念与方法引入档案管理流程，促使档案管理流程标准化、规范化，有序、有效、可控。保证档案管理有十分严谨的过程，同时减少档案管理中可能出现的安全、保密与道德等风险，建设一套可追溯的信息化管理流程。
　　4）建设信息网络以实现档案资源共享
　　必须打破档案部门各自为政的局面，建立统一标准的互联的档案信息网络，实现资源共享，充分发挥信息网络的辐射作用，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流，使分散在各地的档案信息得到更好的综合开发和利用，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。同时促使各档案部门能够朝着有侧重、有特色、专业的、系统的方向充分挖掘资源潜力，实现档案资源互补，提高馆藏利用率，形成整体效应和规模效应，以便充分、有效利用档案信息资源，更好地满足社会多方面需要。
　　5）依法制定档案信息化建设的标准和制度
　　档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律法规正逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现多样性，企业应根据国家的有关法律法规，结合企业的实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。首先，电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用都应制定相应的标准和办法，使其规范化。其次，加强档案信息开发的制度建设，随着电子文件、电子档案的出现，适时制定相应的标准规范体系，修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障档案信息化建设的实施。再次，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。
　　6）人本原则
　　人的因素是信息化建设成败的关键要素。培养和造就一支掌握档案管理专业知识和现代化科学技术，具有较高的政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质干部队伍，是适应档案现代化管理和信息化建设的需要。我们面临的是一个科技革命日新月异的新时代，档案工作的重点已转向档案信息深层次加工处理和信息处理的开发和研究。因此，档案管理人员、工作者，应是掌握尖端技术、通晓档案信息专业知识、有较强的规划能力、能够承担多项专业工作任务的复合型人才。
　　4 结论
　　总之，档案信息化是一项长期的任务，随着新问题的出现，需要新的解决办法，更需要新的复合型人才来担任这样的工作。相信随着各类问题的不断解决，这项新的工作会不断走向成熟，为社会的发展和人民的生活带来更多的益处。
　　
　　参考文献
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