普通高等学校档案管理办法 [高等学校教学档案收集问题思考]

　　在高等学校中，教学档案的管理是高等学校档案管理工作的核心和重点，能够直观地反映高校的整个教学活动，是权衡一个高校教学管理水平高低的重要标志之一，直接影响到高校教学评估和教学研究的结果。收集档案材料是高校教学档案形成的起点和管理的基础性环节。教学档案收集过程中存在的问题，是影响教学档案收集内容、档案质量的关键问题，应针对这一环节存在的问题，采取有力措施，保证教学档案的收集质量和水平。
　　目前，国家教育部在全国范围内对新建本科院校的教学工作水平进行全面评估。明确界定了教学管理工作的评估指标体系，教学档案材料作为最直观的形式，理所当然地成为所有教学指标体系的支撑材料，因此，对教学档案的管理工作需要制定更加明确的规范化要求。
　　随着我国教育改革的不断深化，各高校产生的教学档案材料数量逐年递增。收集的教学档案的质量直接影响着档案的立卷、归档工作，制约着学校改革发展和对信息资源利用的要求。因此，做好教学档案的收集、立卷、归档工作，在高校本科教育教学评估工作中占有重要地位。
　　从高校评估的反馈信息看，教学档案的收集都不同程度地存在着不齐全、不完整的现象。在收集教学检查和评估材料的过程中，缺乏及时性和系统性，特别是课堂教学与教学实践材料，实验室建设与管理的材料的收集过程中，这些材料大多被有关部门、教师和工作人员单独保存。例如，授课教案、实验实践课分析报告、优质课材料、督导组成员检查及听课报告、教学反馈等原始材料，另外，还存在教学会议、教学进度的调整等记录不全，专业建设、教学规划、方案等“有头无尾”、“有终无始”的现象。
　　1 档案管理意识不强、认识存在偏差
　　受传统思想的影响，许多教学及管理人员对档案工作知之甚少，没有积累、保护档案的意识。特别是部分领导对档案收集和管理不重视，缺乏对档案管理工作的要求，使得教学及管理人员忽视了档案收集和管理的重要性。部分教师不清楚应该归档哪些材料或担心归档后会丢失、查找困难，不愿整理归档，导致许多精心准备的教学档案材料因不能及时收集整理而失落；还有部分教师及管理人员对档案资源重复利用的意识不强，仅仅是将档案材料归档，没有利用好归档的教学资源、发挥归档工作的最基本作用，因此，对归档工作不积极支持、配合，其结果就出现了学校的教学活动因缺乏过程记录、材料证明等，最后出现了无据可查的状况。另外，教学档案的收集是一项周期较长的工作，大部分教学材料从形成到归档，最终为教学工作服务，过程漫长。于是，就有人认为，档案工作是只投入、不产出的纯消耗性行业，不能立竿见影获得收益，认为在档案工作上花费大量的时间、人力、物力、财力很不划算，所以，工作不是主动配合，而是消极应付。
　　2 档案的收集方法存在问题
　　教学档案大多来自教学活动，种类繁杂，内容丰富，来源多样，具有动态性、多样性、分散性、复杂性、周期性等特点，决定了档案的收集工作是一个非常琐碎艰苦的工作，不下工夫，不讲求方法，是很难做好的。而在高校基层做教学档案管理的人员又多是由教学秘书兼任。教学秘书的职责是针对日常教学工作的，比较繁忙，没有时间去收集教学材料，更没有精力再去对收集的材料进行整理、归档。另外，大多数高校的教学管理工作是按教学年度进行的，日常教学管理活动中形成的文件材料大部分是可以按这种教学年度来定期收集，但在教学过程中，又随时都会产生许多典型的教学材料，其具有一定的随机性和分散性，需要及时收集、整理、保存，若不能及时做到这些，就会造成材料丢失。所以，只采用单一固定的定期归档方法，工作量大，时间紧，任务重，加上只有兼职人员来做这些，难免就会出现工作人员抵触的心理，草率整理，应付差事，导致部分归档材料混乱、不齐全、不准确的现象发生。
　　3 档案收集管理制度有待完善、落实
　　改革开放以来，我国档案立法工作有了很大进展，制定了《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，如何把这些规范所体现的一般行为规则，作为统一的标准、尺度落实到特定的、具体的人或组织身上，始终是依法治档的难题。具体操作起来缺乏配套、有效的执法措施。许多高校为此也制定了相应的管理制度，但往往缺乏明确的职责分工和相应的奖罚措施，约束力不强，使国家的法律法规难以落到实处。这种现象，反映了档案管理工作缺乏有效的制度管理，只能靠个人的素质，而不是制度的约束。
　　４ 加强教学档案收集工作的措施
　　４.1 加强档案观的宣传教育。教学材料收集难的主要原因在于对档案缺乏足够的重视、思想观念滞后。对于学校领导来讲，必须高度重视档案管理工作，树立正确的档案观念，加强教学及管理人员的档案观念的意识教育。利用学校报刊、宣传栏、网络等媒介，宣传、教育广大师生及时上交档案材料，收集归档是相关部门和人员的工作义务和职责，充分认识教学档案在高校教学管理、学生管理中的重要作用，是学校档案的主体和核心，是学校教学、科研工作的参考依据，是应对各类教学检查和评估、提高办学管理水平的宝贵资料，蕴藏着社会需要的有价值的信息资源。通过收集大量利用档案所取得的学术效益、经济效益、社会效益及其他典型事例，以各种形式的宣传，使广大教职工耳濡目染，提高对档案工作重要性和必要性的认识。也可运用高校教学评估中反面教材来教育广大的教职工，使广大教职工树立发展意识，与时俱进，改变传统的收集方法，重视现代信息技术的运用，提高工作效率。
　　４.2 加强档案队伍建设，提高档案员素质。档案员是教学档案收集工作的直接承担者，他们的政治素质和业务能力直接关系到收集工作的水平与质量。因此，必须加强人员培训，提高档案员素质。要选择那些热爱档案工作，敢于坚持原则，有良好的职业道德和高度的责任感的人员来承担档案管理工作。要切实关心其工作和生活，改善其工作条件及职称评定难的问题。对档案人员可采取如外出学习、举办讲座、办培训班、现场工作指导等灵活多样的培训方式，重点培养其敏锐的职业嗅觉、较强的档案价值鉴别能力，熟练的档案管理技术、自动化操作技术，着重方法、技巧上的传授，突出实用性，使其一学就会，学而能用。
　　４.3 改变单纯采用定期收集档案的方法，采用定期与不定期相结合的收集方法。教学档案的收集工作应同计划管理相结合，做好定期收集工作。要随时掌握教学活动动态，抓住有利时机，及时主动地收集档案材料。例如，在评聘职称、教学评估、教学质量评比、成果鉴定、优秀教学成果奖评选等活动中，会产生大量的有价值的信息材料，一定要抓住时机，将各单位及广大教师提交的论文、专著、成果以及有关的各种材料，经过分类、整理、归档保存。对那些容易遗漏的档案材料，如学习培训人员带回应归档的材料，有关人员外出开会及调动应归交的材料等，随时发现随时收集，不能拖延。尤其是在教学活动中频繁使用不断修改的文件材料，档案员应注意资料的积累、保管，待材料形成完型后归入档案室，对于过程性材料待补充成套后，再编目立卷归档，保证档案的完整性。
　　４.4 强化档案制度建设，建立权责分明的档案收集管理制度。高校的教学档案管理工作需要制定一套完善的运行机制，保证档案收集工作分工明确，职责分明。要有一个切合实际的、有效力的、有约束力的教学档案管理制度。明确相关人员的职责范围，保证管理人员、教学人员、学生三方面的档案材料的渠道畅通，建立高效的教学档案管理网络。高校档案的负责部门要保证教学档案的管理合理到位，建立档案工作与各项职能活动同步管理的运行机制，发挥教学档案管理制度的起草制定、宣传贯彻、监督执行职能，在实际操作的过程中不断地完善制度，起到监督与指导的作用，更好地服务于教学及管理人员。负责部门要把档案收集作为一项重要工作，明确档案管理关键点的职责，有效地落实档案检查措施，设定明确具体的考核指标，特别是移交档案时间、案卷质量等。应要求形成教学材料的部门明确档案工作的负责人，根据高校制定的档案管理制度，负责人应收集、整理日常教学文件材料，并及时立卷、归档，将档案管理的考核业绩作为档案负责人的年终评比、考核的依据，这样，就会形成了一套权责分明、运行高效的教学档案管理制度，为高校的教学改革提供有力的支撑。
　　高校教学档案收集过程中存在的问题，是影响教学档案质量和水平的关键因素。档案收集中，要从思想上提高对档案工作的认识，靠完善的制度从根本上保证档案工作的顺利进行。
　　（作者单位：河南城建学院教务处 来稿日期：2012-02-10）