高校二级学院办公室 浅析如何提高二级学院办公室管理效能
摘要： 高校开展校院管理体制改革后，二级学院办公室的职能及任务大大增加，本文针对目前二级学院办公室管理工作中面临的新挑战，提出了提升高校二级学院办公室管理效能的对策与方法。
Abstract: After the reform of university management system, functions and tasks of secondary school office are greatly increased, which is facing new challenges in the office management. We put forward measures and methods to enhance management efficiency of the secondary school office.
关键词： 高校；二级学院办公室；管理效能
Key words: university；secondary school office；management efficiency
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）24-0256-02
0 引言
二级学院办公室是高校综合性办公机构，肩负着二级学院教学、科研和教职工管理等各项工作，其管理水平直接关系到学校的办事效率与整体风貌。随着高校改革的不断深人，学校为适应发展，都实行了校、院的二级管理，学校的权限不断下放，二级学院的发展面临很大的机遇和挑战。在新的形势下，二级学院办公室的工作也需要与时俱进，适应新时期的发展，优化管理模式，提升二级学院办公室的管理，促进二级学院的发展。
1 二级学院办公室管理面临的新挑战
1.1 办公室职能与目标方面的挑战 随着管理权限的下移，二级学院办公室正面临着认清职能和完成职能方面的挑战。一些看似与二级学院办公室无关的新的工作不断涌现出来，办公室工作人员还未及时理清工作思路，而一些看似归二级学院办公室管理的工作，实质上又不属其管辖范围之内，使得办公室工作人员又越俎代庖。办公室工作涉及范围不断增大，复杂性不断增强，二级学院办公室工作目前还处于被动状态，受限于高校二级管理体制改革前已有的老经验，办公室人员的思想观念还没能完全转变过来，还没有二级学院自主管理的意识，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成办公室角色定位不清晰，不适应新形势下二级学院的发展。
1.2 办公室管理制度不断完善的挑战 办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。首先岗位职责还够不明确，办公室的工作要做什么，做到什么程度，办公室工作人员各自要完成什么目标，都缺少一定制度的规范，工作中存在拖拉推诿现象；其次日常管理制度也不够完善，各种日常工作缺少相应的制度规范，并且对突发事件预计不足，考核评价标准模糊，奖惩制度也尚未明确，都已不能满足当前实际工作需要。
1.3 工作任务不断增重的挑战 二级学院以往都是接受学校各职能部门下达的相应工作，权责较小，随着权责的加大，二级学院办公室不仅要做好为师生服务的工作，也统筹承担了人事、财务和后勤保障等各项管理工作，另一方面还要做好学校办公室和学校各职能部门下达的相应工作，成为全校各项任务下达的终端和基层各项信息的最初反馈部门，工作任务不断增多，人员编制逐显紧张，使二级学院在工作量上也面临极大挑战。
2 二级学院办公室管理效能的优化
2.1 树立正确的管理理念 二级学院要树立新的管理理念，转变原有校级职能部门为主的管理模式。二级学院办公室工作人员要在学校宏观政策的指导下，进一步明确职能部门与二级学院之间的权责关系，树立正确的校、院二级管理意识。通过相对的自主管理，强化沟通协调功能，做好师生的服务工作，有效地为学校领导的各项决策当好参谋，促进二级学院的发展。二级学院办公室作为管理的基层窗口，要科学定位办公室角色，界定办公室职能，转变观念，根据工作实际，改被动服务为主动服务，发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性，提高管理效率。在新形势下学院办公室工作人员要在工作的各方面、各环节都树立以人为本的观念，从教师、学生的角度出发分析和解决问题，为办公室管理工作走上良性循环建立一个良好的起点。
2.2 构建完善的管理制度 二级学院办公室要依据学校的规章制度，结合学院自身学特点，建立一套完善、详实、明确的日常管理制度，以此来规范学院各项工作，使办公室的工作有章可循，从而纳入科学化的轨道，既有利于确保工作件件落实，又能够为日后工作提供查询依据，以达到科学管理的目的。这其中包括公文收发、会议接待、信息管理、考勤奖惩、财务管理等二级学院办公室的日常基本工作，要严格执行管理制度，使学院的各项工作有一个强有力的保障。在明确权责的基础上，科学划分二级学院办公室各岗位的职责，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，保证各项工作目标明确，量化工作标准，合理分配人