现代档案馆功能建设与完善的思考:数字档案馆 思考

　　人们谈到某种事物的“功能”时，总是会联想到该事物的作用、价值、能力、内部结构及其与环境之间的和谐程度等等相关的概念。当事物的内部各个组成部分或要素之间匹配合理且与环境之间保持一种和谐的“能量”和“信息”交换状态时，该事物的各项功能便会通过各种形式的积极作用和价值形态显现出来；但是如果情况相反，则事物的功能就会受到压抑，甚至消亡。档案馆的功能建设是一个需要给予足够重视的研究课题。若想使档案馆的功能达到一种合理的状态，就必须搞清楚以下几个关键性问题。
　　一、档案馆的新功能建设的路径问题
　　档案馆的新功能可否通过建设得到增加呢?这个问题，笔者认为是可以给出肯定回答的。从某种意义上说，任何一种人造物，人们都可以通过改变它的内部结构要素的方式来改变其功能。实践表明，一个组织的新功能往往可以通过如下途径来产生出来：途径一，在组织中增加新的要素(包括新思想与新观念、新资源、新机构、新的管理机制、新的制度、新工作流程等)；途径二，组织已有要素重组；途径三，与其他组织联合。
　　档案馆如果想通过上述第一个途径实现增加新功能的目标。可按照如下思路开展工作。首先，引入新思想或新观念。进一步明确档案馆建设的新目标。从实践角度来说，新思想、新观念是实现档案馆新功能建设目标的必要因素，如果没有它的引领，就不可能有良好的结果出现。例如。在建设和谐社会的时代，档案馆应具有为社会公众提供能够维护其合法权益的有效法律证据的能力，但如果我们的服务观念落后，不能在利用服务实践中坚持“档案公开原则”，那么无论档案馆拥有多么丰富的现行文件和档案资源，也是无济于事的。其次，增加新资源。没有资源支撑的功能建设目标，对于档案馆来说都会成为现实的“泡影”!例如，要使档案馆成为“公民利用政府现行文件信息的中心”，如若没有相应的现行文件(特别是政府规范性文件)资源的保证，那么就很难说档案馆已经具备了为公民提供现行文件信息服务的功能。再次，新功能的建设必须与档案馆的机构建设、新制度建设、新管理机制建设协调一致，如果缺乏这些要素的保证，也会严重制约档案馆新功能建设目标的实现。例如，要想使档案馆具备“电子文件存储中心”的功能。就应该在组织建设上给予必要的保障，成立相应的内部管理机构，同时还要配备相应的资源及管理制度、管理流程等要素。因此，通过增加档案馆的“新要素”的方式，可以实现档案馆功能建设的一些目标。
　　二、档案馆已有功能的改善
　　每个档案馆都应当能清楚地知道自己目前已经具有的功能有哪些，预期需要达成的新功能有哪些，即做到“知己”。同时，档案馆还应当清楚地认识到目前已经具有的功能的实现情况，是充分实现了还是勉强实现了某种功能的一部分，未能充分实现某种功能的原因是什么。改善的途径和方法是什么等。多数档案馆的实践表明，我们一方面应注意对档案馆新的功能建设目标的选择和培育，另一方面也要注意对已有功能的改善，只有学会了两条腿走路，才能更有助于档案馆整体建设与发展目标的实现。
　　三、档案馆功能建设需要确立的指导思想
　　第一，公平、公开、公正的服务思想。档案馆的对外服务的各项功能建设，应该体现以人为本的时代精神诉求，依据国家的法律和有关政策，为社会公众提供公开、公平、公正的信息服务。
　　第二，及时有效的服务思想。档案馆的功能建设应该
　　注重及时性和有效性等方面的要求，即区分不同的功能建设需要，按照各项功能建设的轻重缓急情况，合理安排资源(人、财、物)的使用，使那些社会公众急需、与政府服务职能密切相关的功能建设目标能够尽早实现。
　　第三，集成管理的系统思想。对档案馆的功能建设，每个档案馆都应有总体构想和规划，对每一项功能都应进行仔细分析，并在此基础上，制订能够有助于各项功能实现的目标和保障措施。档案馆的功能建设一定要避免盲目性，“东一榔头、西一棒”的做法。只有做到目标明确、措施得当、保障充分、分步实施，才能使各个档案馆都能够根据自身的条件和所处的社会环境，集成使用有限的资源，实现档案馆功能建设的综合目标。
　　第四，结果导向的目标控制思想。开展功能建设。管理者必须有比较明确的结果预期，不能采取“头痛医头、脚痛医脚”的做法。档案馆的管理者和领导者在组织开展档案馆功能建设的实践中，应该明确告知参与功能建设的所有人员，通过系统的、整体的功能建设和完善。档案馆的社会地位和社会贡献力会有什么样的改变。
　　四、实现档案馆功能建设新目标的策略和手段
　　第一，档案馆应按照时代发展的要求，确立档案馆功能建设的总体目标。现代档案馆的功能建设总体目标，可以概括为资源丰富、公众满意、保障有力、制度规范、组织合理、技术先进的服务型档案馆。
　　第二，档案馆应按照构建和谐社会的要求，制订符合科学发展观要求的中长期发展规划，努力明确不同社会历史发展阶段档案馆功能建设的基本任务、主要项目和保障措施。
　　第三，档案馆应明确改革的基本思路和指导思想，按照《政府信息公开条例》和“两办”发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(〔2004〕34号)的精神，积极组织馆藏信息资源的开发利用工作，坚持“档案以公开为原则，不公开为例外”的基本原则，树立“资源闲置就是最大浪费”的新观念。
　　第四，档案馆应确立现代人才观念，努力吸收那些能力强、事业心强的优秀人才加入档案人员队伍，为现代档案馆的功能建设提供必要的人才保证。
　　第五，档案馆应重视自身的组织机构建设和制度建设，按照服务型档案馆的总体建设目标，调整传统的组织管理模式和制度内容。
　　第六，档案馆应重视对现代信息技术的应用和推广，不断提升自身的数字化、网络化和信息化水平，为社会公众和政府各职能部门及有关社会组织提供现代化的档案信息资源服务。