房屋产权档案分类法之比较研究|国企档案分类法

　　摘 要：近几年，随着中国房地产业的快速发展，房地产档案的数量也出现了激增，各地档案馆都出现了馆藏空间不足或不合理的现象，如何有效地利用档案馆空间，提高档案馆的相对存储量，成为档案馆工作的重点，对房地产档案分类法进行分析比较，可以确认哪种分类法更符合当前房产档案发展的新特点。
　　关键词：房屋产权档案；分类法；比较研究
　　随着社会经济的繁荣，城市建设节奏的加快，特别是房地产业和住房商品化的迅猛发展，房产交易行为日渐活跃，产权档案的数量及其利用率也与日俱增。如何在浩如烟海的档案中准确、快速地定位目标档案，成为档案工作的重中之重，由此，产权档案分类的重要性也日益突出。本文就当下通用的几种产权档案的分类方案进行了分析和比较。
　　1 产权档案是在房地产管理活动中形成的，具有保存、参考价值的文字、图表等不同形式的历史记录，是房屋权属确权的原始依据
　　近几年，产权档案主要呈现以下特点：
　　1.1 增速快。以A市房地产档案馆为例，从2006年开始，产权档案接收量总体呈现递增趋势。
　　1.2 同一房屋形成的产权档案数量剧增。近几年，商品房、二手房市场持续火热，交易量稳步攀升，个别房屋甚至在几年内出现了十几次交易记录。
　　1.3 利用率高。作为一类专门性档案，房产档案与民生联系甚密，因此，利用率也非常之高，尤其是随着国家和地方某项房产政策的出台，更会迎来房产档案利用的高潮。
　　2 产权档案的分类，是根据房地产产权档案的来源、内容、时间和形式特征，运用逻辑的方法加以分门别类的过程，并最终使其构成一类有机体系
　　我国幅员辽阔、城市众多，各地房地产产权档案整理的基础和认识不同，所采取的分类建档方法也不尽相同，目前，通用的分类方法归纳起来主要有以下几种：
　　2.1 依据产权人姓名进行分类。按照产权人姓名进行分类，主要是根据产权人姓氏的首字母，按照26个字母的先后顺序，来对产权档案进行分类排列。此类方法操作简单，能根据产权人姓名迅速定位产权档案的排放区域。缺点是当所属辖区范围比较大，库存产权档案比较多的时候，出现“同名同姓”的概率非常高，无形中，增加了产权档案调阅的难度，降低了档案利用的效率。此外，由于中国姓氏的分布存在覆盖面广、相对集中的不均衡现象，所以，随着房屋产权人的变更，某些姓氏下所包括的产权档案越来越多，而某些姓氏下的档案一直较少，导致档案存放的“马太效应”。为了协调馆藏，档案馆不得不耗费大量的人力、物力来进行倒架，而这正是档案工作开展的“大忌”。以南通市房产档案馆为例，目前，馆内产权档案约计60万册（卷），如果对某一类目下的档案进行倒架，势必对馆内档案排放的整体布局进行重新规划，工程量非常之大。而且，随着产权档案的快速增长，倒架也随之更加频繁，严重影响了产权档案的保管利用及档案馆日常工作的正常开展。
　　2.2 按照行政区域、街道、门牌号码分类。按照行政区域、街道、门牌号码分类，主要是根据行政区域将产权档案分类，每一区域的档案分别存放于该区名的位类之下，然后，再将各区名下的产权档案按照街道名、门牌号进行细分。该类方法要求相对较高，需要工作人员熟练掌握产权档案的相关信息，如，所属区域名称、街道位置等，些许的偏差都有可能造成死档。此外，随着城市建设步伐的加快，各行政区域范围、街道名称及门牌号码都在发生着变化，而这些变化，势必影响档案馆馆藏的整体格局，每一次的变更都需要档案馆对馆藏进行调整，极为不便。
　　2.3 按照丘地号进行分类。丘地号是指以图幅为单位，从左至右，自上而下用数字“1，2，……”顺序编号。此分类方法的主要特点是将同一区域、同一楼盘内所有产权档案集中到一起，能直观看出某一房屋的产权转移情况，实现房地产产权档案的动态管理。
　　和上述两种产权档案分类方法相比，按丘地号对产权档案进行划分排架的方法运用范围相对广泛。1990年，我国颁布了《城市房屋产权产籍管理暂行办法》，该办法对房屋产权档案的分类进行了分析，认为采用丘地号编制分类方案较为科学。所以，在我国范围内，按照丘地号对房产档案进行分类的房产档案馆相对比较多。
　　按照丘地号进行分类主要有以下优点：
　　①稳定性。每一幢楼房都有自身的丘地号，它既不随行政区域、街道名称的改变而改变，也不因产权转移、权证号码的变更而发生变动，能在一定程度上实现产权档案的动态管理。
　　②排他性。按照丘地号进行产权档案的分类，房屋与地号之间呈现一一对应的关系，各房屋之间互不交叉、互不相容，专指性比较强，能极大地方便档案的查询及利用工作。
　　③关联性强。这主要表现在两个方面，一方面，是同一楼盘内几幢房屋地号相近，产权档案在分类、排架时比较集中，这样，可以很好地把握楼盘的整体情况；另一方面，是指随着房屋的多次交易，产权人也会发生相应的变更。如果采用丘地号来排列产权档案，历次的产权转移产生的档案不会因时间的间隔而被人为隔离。各产权档案依旧排列在预设的丘地号之下，能清楚地看出某一幢楼内每一个房屋的产权变更情况。
　　但是，随着社会经济的快速发展，尤其是近几年房地产市场的持续火爆，房屋产权档案也呈现出新的特点，主要表现在商品房和存量房交易愈见频繁。对于前者而言，随着商品房数量的增加，档案馆需要添置大量的橱柜来存放新增地号类目下的档案，但是，地号的生成并不是依据大流水号，依大小、时间先后顺序等排列。所以，在实际工作中，经常需要在原有两个地号之间安插新的地号类目下的档案，如果预留空间不足，必须对原有馆藏档案进行倒架。对于后者而言，近几年，存量房交易日益火爆，以笔者所在南通市房地产档案馆馆藏为例，某套房屋在2001年到2010年期间，共计交易14次。房屋交易次数的增加，意味着产权档案的增加，档案馆一方面要为新增的档案编制新的卷内目录，制作新的档案盒；另一方面，也要进行倒架，确保上述档案有相应的存储空间。
　　此外，房屋产权档案的灭籍工作也随着城市建设的加快而日渐频繁，在确定某处房屋已被拆除之后，需要对该处房屋所属地号内的产权档案进行灭籍，即将产权档案移送至产权档案灭籍库房，从而空置出很多无法利用的空间。最后，导致档案馆整体呈现出部分空间过于拥挤，部分空间空置不用的局面，浪费了大量的资源，而且，随着房屋交易量的上升，这种状态还会越来越明显。所以，采用丘地号对产权档案进行分类排架，最致命的缺点就是其伸缩性不够好，无法方便处理库房档案的增减。