如何撰写高质量工作汇报邮件 工作汇报邮件
在实习或工作中,定期总结个人工作成果,向领导汇报,是重要的工作沟通能力.
本文总结了笔者长期撰写工作邮件的方法总结,内容大纲如下.
思维导图由mindmanager绘制.
2. 意义效果
汇总展示工作成果,纸面存档
日常的工作成果,如果不能及时总结整理,很容易流失湮没在琐事之中,造成成果流失.
有意识地撰写工作总结,实际上是一种成果管理的方式,让自己和团队的努力结果在纸面上固化.
邮件的形式方便转发和传阅,有利于工作成果获得更广泛认同.
与领导保持单向信息对称,推动进展
单向信息对称:你不需要了解领导在做什么,但必须让领导知道你做了什么.
领导要统筹全局,需要第一手的执行进展作为决策依据,及时、高质量的工作总结是推动团队工作的重要手段.领导可以在自己感兴趣、有时间的情况下查阅,一般的汇报不要详细的回复,“收到”和“同意下一步计划”足够.
工作备忘,请示下一步工作计划
邮件形式的工作总结,实际上是团队的工作备忘.
在现有工作成果的基础上,提出后续工作计划,获得领导认可后,即成为后续工作目标.
如此,以文字的形式达成目标共识,可以避免你做的不是我预期的窘境.
3. 内容结构
工作汇报邮件,实质上是非正式的公对公的业务信函.在形式和内容上不需要个性化的创新,越规范标准,效用越好.基本的结构分为三大板块:
工作进展 问题分析 后续计划
行文方式应当结构化、标准化.对于结构化的写作,最好的写作方式自然是markdown.
3.1 工作进展
工作成果的描述全部采用黑点开头的无序列表形式,简要展示重点信息.
若汇报团队大项目,可能采用excel表格汇总,整体信息添加附件.
成果描述的要点有:
时间,若先后完成多项工作,表明分别完成的时间； 过程,即采用什么方法,用了什么软件和技术； 成果,如建立桥梁模型、撰写会议总结、绘制5施工图等； 同事关系 上级负责人 同级合作者 下属
显然,成果的描述是核心.相关人员的描述是为了体现自己的团队角色,同时便于领导在兴趣的时候,进一步了解工作情况.
完整的成果描述如:
周二,用鸿业综合管廊2.0,建立滨河路综合管廊bim模型,由张主任安排,与王工一起完成；
简要的描述如:
建立滨河路综合管廊bim模型； 3.2 问题分析
实际工作中必然遇到一些问题和困难,需要请示.对于任何困难或问题,提出可能的方案a b,将问答题转换成选择题.问题描述和分析之后,让领导了解下一步可能采取什么行动,从而做出决策.如果不能给出备选方案,那么领导往往不会立即给出决策指示.表达结果为:
问题描述,当前遇到xx状况； 问题分析,这样的状况可能导致什么后果（质量下降、进度耽误）； 解决方案,a方案、b方案,分析可能的优缺点； 请示安排；
工作电脑故障请示
目前的主要问题是工作电脑配置太低,经常出现故障 运行autocad插件经常死机； 大型三维模型无法打开； 如果问题不能解决,工作进度会耽误,不能在周三按时出图； 可能的解决方法: 换电脑机位； 请设备人员配置我的个人电脑； 如果不能解决电脑安排,可以考虑将工作转交其他同事,以免耽误进度.请您考虑.
知识管理提议
程序开发后续有两项工作,1. 程序细节完善,2. 程序技术文档.
问题是时间有限,最多完成其中一项； 程序的功能需要长期完善,短期难以完成,技术文档整理更加紧迫. 如果不能尽快整理技术文档: 程序规模很大,后期难以维护； 程序代码难以交接,成果流失； 两害相权取其轻,建议先做技术文档.请您安排. 3.3 后续计划
后续计划是汇报邮件中最具建设性的部分,推动团队项目进展的关键.在工作总结和问题分析的基础上提出后续工作计划,更容易引起领导的重视,比贸然的提议更有价值更显成熟.
工作计划的表述模式为:时间节点+预期成果.最好对预期的工作成果量化描述,如:
8.15日,预期完成5张预应力钢束图绘制；
量化的工作描述优点在于:
个人评估工作计划的可行性； 便于领导把握总体工作进度；
主动提出后续计划是发挥主观能动性的最佳时机,借此机会可以将工作方向向自己的意向方向推动,主动承担和自己优势匹配的高价值任务,发挥个人优势.如:
考虑bim模型在实际工作中还不成熟.如果有必要,我希望继续深入bim技术实际应用:
建立三维可视化模型； 施工碰撞检查； 二维图纸输出；
具体工作,还请您决定.
4. 写作风格 简介扼要
正文总结关键要点, 详细的成果可以增加附件.不要出现过长的句子和段落,充分考虑对方的阅读体验 层次清晰
用小标题和列表结构展示出清晰的层次,让对方查阅一目了然,清晰地看到关键要点.
文档格式标准化,前后一致,用统一标准的形式表现内容,降低思维切换成本. 客观叙述
客观总结工作的成果和现有问题.
可以有自己对工作问题的思考判断,但不要有个人对其他主观评价,尤其负面评价.
如果需要表达主观意见,最好见面交流,而非邮件.
简而言之,工作汇报邮件应当是“公对公”的话语风格.检验的标准即为:这封邮件能否不加修改,直接抄送其他相关同事.
5. 邮件汇报示例
实际操作中还有一些需要注意的问题.
6.1 时机
最好的时机是:
阶段汇报,工作日下班前； 一周汇报,周五下班前；
尽可能在公共工作时间发送邮件,以免打扰.具体情况视领导的工作习惯.
6.2 摘要
如果邮件内容过长,简单总结摘要或关键词,务必领导在手机一屏之内了解你的要点.
6.3 标准化
固定自己的写作表述方式
形成高效习惯,快速完成工作总结 节省领导的切换成本 6.4 图形化表达
过多的文字会造成阅读负担,要提高表达效果,可以采用思维导图,将结构内容可视化.
详细、具体的问题采用附件描述.
附件文件较少的情况,直接发送文件,不要发送压缩文件,以便对方在手机快捷打开文件.
6.6 请求建议
请对方给出工作建议,指出自己的不足.
6.7 效果预览
重要的邮件先发给自己,检查有没有错误,在手机预览效果.
iphone 6的中号屏幕不要超过三屏内容,如果超过,果断删减.
7. 总结
对于一个企业,工作总结邮件的价值在于:
保证信息对称 提供决策依据 推动业务进展
企业生而为盈,个人对于企业价值无非
降低成本 创造价值
高质量的工作总结邮件同时推动了这两个方面.