1齐刚财务制度设计:存货管理 存货管理的制度有哪些

泰兴啤酒有限公司存货管路财务制度设计

一、泰兴啤酒有限公司存货现状

（一）、公司情况

泰兴啤酒厂坐落于长江北岸的江苏名镇——刁铺，该厂前身是一家小型粮酒工厂，建于1956年。1975转产啤酒，经过20多年的艰苦创业，泰啤人用勤劳和智慧的双手造就了一座现代化国有中型企业。目前，全厂职工总数近800人，占地面积约76000平方米，固定资产7000万元，已成为国内贸易部系统、江苏省啤酒生产的骨干企业（省同行仅此一家），是国内贸易部系统的优秀企业，所生产的“环溪”“三泰”两大啤酒系列在评比中屡获殊荣，连续夺得省5届省部优称号，被评为“中国公众名牌产品”、“中国最佳明星啤酒”等。该厂设备能力排在全省第八位，而产、销、利在江苏40多个啤酒生产企业中位居上游。

（二）、存货现状

由于企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。公司组织对所属几家企业进行资产清查盘点工作，尤其在存货管理上暴露出许多问题，实际资产盘亏近50%，存货丢失损耗严重，账实不符，采购无控制、销售无监督，反映出存货占流动资产比率过高，存货周转速度缓慢，给企业造成的损失是不可估量的。由此可见存货管理对企业的生存与发展有着极其重要的影响。存货储量不合理，资金占用过大。根据分析提供的资料，泰兴啤酒的存货资金平均占用为流动资产总额的40%—50%。本企业从最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，无形中积压了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难。存货管理不规范，造成账实不符。泰兴啤酒有时只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；与部分相关联企业之间的货物转移，双方不签订代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数

二、泰兴啤酒存货存在的问题分析 （一）存货的收入、发出、结存缺乏真实记录

存货管理中记录材料领用、归集结转生产成本及费用的人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。泰兴啤酒江苏的2个分公司同时开工，月末核算记录显示的是其中的材料消耗极少甚至为零，而另一个的材料消耗多出一大块；原辅材料已经领用消耗，而实际上并未相应结转成本；原辅材料并未领用消耗，而实际上已经结转了成本；购入的材料已经领用消耗，购货发票未到，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。

（二）存货管理制度不够完善

本企业存货管理制度存在以下两方面问题：

1、未制定存货管理制度，或制定了这方面的规定，但没有按规定执行。

2、内部控制薄弱，特别是关键控制点未能发挥作用。存货的内部控制是企业内控的重要环节，但在材料采购、产品销售环节却往往由同一人完成，增加了营私舞弊的可能性。一旦出现纰漏，即实行罚款、降职、撤职，未能从根本上解决问题。

（三）存货的核算计量方面不够准确

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材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。泰兴啤酒在计算月度产量时，一直采用以实际盘点数据倒推出产量，计算公式：本期生产=上期结存+本期发货-期末结存，即实地盘存法，但月末盘存的目的是发现内部管理的薄弱环节。而实地盘存法将日常存货盘存过程中，因盘点误差、管理不善造成的损失，计入产品产量，掩盖管理漏洞或盘点错误。

（四）非正常存货储备挤占了正常的存货储备量

为控制流动资金占用额，尽量降低存货占用量，减少进货量，从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量。另一方面有些企业因为库存量大，导致流动资金占用额高，给企业的流动资金周转带来了困难。

（五）存货管理实现电算化管理的程度不高

泰兴啤酒实现电算化管理程度不高。存货种类繁多，核算的工作量大，影响工作人员的工作效率：影响存货核算的及时性和准确性，造成账面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失；对账不及时，不容易及时发现问题，不利于加强存货管理；人员不足或未具备一定的素质，也不同程度地影响存货核算的质量。

三、加强企业存货管理的对策

（一）落实内部控制制度，严格存货流程管理

内部控制制度是企业经济活动的有效管理手段，是企业内部各种管理制度、办法的集合体，其目的是对企业资源进行合理利用，规避风险，减少浪费，达到企业利益最大化。目前，存货内控主要是通过严格存货流程管理来实现，而流程制度的制定应从以下几个方面加强：

1、从存货内部控制制度的设计上从企业的整体利益出发，遵从合法、适用、有效和可操作性原则，充分发挥存货内部控制制度的作用。

2、实施内部流程控制，注重成本与效益原则。内部控制的实施应注重实施成本与控制效益的最佳结合，避免完美控制带来的高成本。存货管理成本包括仓储成本、资金成本、管理成本等，与缺货成本和采购成本相比较达到最佳存量。

3、内部控制流程应注重实际，具有可操作性。控制流程与企业的业务紧密结合，与业务的流程步骤相吻合。

4、内部控制的完善与发展。根据不同发展时期内部控制的侧重点不同，适时做出调整。

(二) 细化计划管理，实行计划采购

每月20日前根据下月的生产检修计划，由生产车间或工段岗位提报下月的使用计划，汇总后统一报生产部设备检修主管，设备检修主管汇总审核后，交仓库部门核实库存情况，由仓库提报月度采购量，返回生产部，由计划主管汇总审批后，下发计划，采购部按计划采购，仓库按计划收货。这样可以有效避免物资超储积压，造成不必要浪费。

（三）加大检查和考核力度，避免管理零死角

企业应制定岗位责任制，明确岗位职责，使内部控制和岗位职责融为一体，明确存货管岗位流程内容，有效记录清晰明了，按内控要求及时组织盘点，实施有效的监督检查，并将监督检查结果同内部考核相结合，形成奖罚分明的内部管理制度。

存货管理的有效监督方法:存货盘点。存货的收发及保管、计量过程中，可能会由于计量错误、保管不当、自然损耗等原因，使存货发生短缺、溢余或毁损。为加强存货管理，保证存货的完整准确，必须定期对存货进行盘点，确定实际数量，与账面数量进行核对。由于啤酒储存等特殊原因，存货按法定所有权是否转移为标志确定，对已付款开票但未提货的的业务，月末暂调整为预收款，次月冲回，因此盘存日的账面存货理论上应等于实际库存。但实际盘存过程中，由于啤酒储存的特殊性，存放在库中的啤酒只能通过量库和经验比重来确定实际数量，- 2 -

量库点少，库内物料形状不好确定，有时测量误差较大，计算出来的数据准确性差。因此，存货盘点不能每月一次，应加大频次，减少盘存误差。

（四） 加强员工培训，去除陋习，提高业务素质

加强职工岗位培训，丰富业务内容，让职工活学活用，让职工理解掌握数据的由来，系统之间的关系，盘点的目的，同时除旧革新，破除不合规、不符合企业发展的陈规陋习，提高职工综合业务素质。

在啤酒企业中，用月末盘存倒推本月产量，是存货管理的陋习，应加以纠正，同现代管理接轨，适时将数据反馈到计算机网络，准确反映生产量，根据实际盘点数据来校验准确性，达到盘存目的。

（五）加强存货管理的信息化建设，完善存货管理信息系统

充分利用计算机等现代管理工具加强对存货管理，实现存货管理动态化，适时跟踪、掌控存货的购入、库存、领用和出产等环节，做到全过程监控，全过程管理，从而建立存货资产管理系统档案，挖掘存货管理的内在潜力。 如建立物流管理系统，同财务系统、生产数字化系统链接起来，做到不重叠、不交错。

四、泰兴啤酒有限公司存货管理财务制度设计

第一条：为了加强和控制公司物资资产的财务监管，使公司的物资实物管理和财务管理能够相互稽核、监督、牵制，保证公司实物资产的安全、完整，特制订本制度。

第二条：本制度仅财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定，对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。

第三条：依据管理体系的要求，仓库管理不直接隶属财务部门管理，但应接受财务部门正常的监督管理，并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库部门应按照物资管理规定建立台帐对保管的物资进行记录，应将物资的品种、规格、数量（收、发、存）记录清晰。

第四条：财务部门应按照财务核算的要求，对存货资产实行“数量、金额式”的分品种的明细核算，并于每月结帐日及时结算出各品种存货资产的结存数量和金额，以便与仓库管理部门台帐进行数量上的稽查、核对。

第一章 购货与付款循环

第五条：根据公司管理计划性的特点，采购活动之前必须实行计划审批，由采购部门、仓库部门或生产部门签发“请购单”或“订购单”，列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况，并按照公司内部关于采购审批的规定进行必要的审批程序。

第六条：采购人员凭审批手续齐全的“请购单”或“订货单”，与有关供应商进行采购交易谈判，并将采购的相关条款明确后签订《购销合同》，《购销合同》应按照《合同法》的规定将主要条款如：品名、规格、数量、质量、单价总额、交付地点、验收依据、违约责任等填写齐全。

第七条：采购物资运抵公司后，首先应由公司的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测，检测的依据是《请购单或订货单》、《购销合同》和公司内部质量管理要求，在确认无误后，质量检验部门填写《验收单》，并签名盖章。

第八条：采购人员凭《请购单或订货单》、《购销合同》和《验收单》，将采购的物资送交仓库部门办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据重点对物资的实际查收数量、品种、规格进行查验，并将查收情况填写在公司统一印制的“外购物资入库单”上。

第九条：采购人员应将收集到的、审批齐全的《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续，财务部门按照公司内部付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。

第十条：财务部门应对采购人员提交的付款资料（《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等）进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、

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单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、验收单、外购物资入库单等资料核对一致。在审核无误后再办理付款手续。

第十一条：财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记帐凭证，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记帐凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付帐款”分类明细帐中。

第十二条：会计经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的物资已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。

第十三条：财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。

第二章 生产领用循环

第十四条：财务部门应按照公司制订的财务会计核算政策，确定存货资产的计价方法（以在加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法选定一种），计价方法确定后应保持不变。

第十五条：公司生产环节需要领用存货物资时，应先由领用部门填写公司统一印制的“领料单”，将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交生产部经理审批，凭生产部经理审批同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。

第十六条：每月月末，生产车间应对生产所耗用后结存的“领用材料”进行盘点，并向仓库部门办理“假退料”手续，即结存的材料实际不退回给仓库，但仓库办理验收入库手续，并出具“外购物资入库单”，但在次月月初仓库再等额开具“出库单”给生产车间，作为生产车间下一月的领用。

第十七条： 每月财务部门根据仓库提供的“领料单汇总表”“外购物资入库单汇总表”和所有领料单、外购物资入库单，按照成本核算的方法，及时将各材料的耗用情况登记到“存货”及“生产成本”明细帐上。并将“领料单汇总表”“外购物资入库单汇总表”和所有领料单、外购物资入库单与所有领料单作为会计凭证的附件加以装订成册予以保管。

第十八条： 生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，必须需要公司质量管理部门先行进行质量检测，并出具质量检测报告书，只有检测合格的产品或半成品才能移送到仓库管理部门。

第十九条：仓库部门根据质量管理部门签发的“质量检测报告”和生产部门移送来的产成品或半成品，在清点数量和计量无误的情况，应办理验收入库手续，并填制“产品入库单”。

第二十条：财务部门应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确的进行相关的财务处理，并登记“存货”及相关的会计科目的明细帐上。并依据仓库提供的资料和财务核算的结果，编制“生产耗用材料汇总表”和“产品、半成品月度统计表”给各生产部门，并与生产部门进行核对，以便于发现问题和考核生产部门的产出耗材比率。

第三章 销售发出循环

第二十一条：产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度，重点是确认销售价格是否审批、销售收款是否稳健，尤其是对赊销业务，必需要得到公司销售部门、总经理的审批后，财务部门才能在销售部门签发的“销售提货单”签字盖章，否则一律不允许财务部门在赊销业务的“销售提货单”签字盖章。

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第二十二条：所有销售业务，必须先由销售部门依据《销售合同》签发“销售提货单”，然后由销售部门将“销售提货单”送交财务部门，待客户与财务部门结算完销售货款结算后或取得赊销审批后，由财务部门在“销售提货单”上签字盖章。

第二十三条：财务部门依据审核确认的“销售提货单”和收妥销售货款后，开具发票给客户，为了降低开具发票过程中出现遗漏、重复、错误计价的情况，确保发票的正确性，出票时应执行下列程序：

① 检查是否存在装运凭证和相应的经批准的销售提货单；

② 应依据已授权的商品价目表或销售合同开具发票；

③ 检查销售发票计价和计算的正确性；

④ 将销售提货单上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。

第二十四条：仓库发货部门应依据经过销售部门、财务部门签字盖章的“销售提货单”进行发货，并在发货过程中尽责勤勉，减少发货的差错率，并实行差错责任追究制度。发货完成后仓库部门应签发“销售发货单”，并要求客户在“销售发货单”上客户查收栏签字。

第二十五条：财务部门应根据“销售提货单”、和“销售发货单”及时进行财务核算，编制会计凭证、登记“存货”及相关会计科目帐册，并于月末及时结算出“存货”的结存数量和结存金额，以备实物盘点时核对使用。

第四章 销售折让与销售退回

第二十六条：财务部门应审核“销售折让”是否经过公司各管理层的授权批准，是否与销售合同一致；在审核确认的前提下才能在“销售提货单”上签字盖章。审核销售退回是否查明原因，是否经过批准，退回的商品是否已经被本公司仓库管理部门查收入库，并已取得“销售退回入库单”。

第二十七条： 财务部门应加强对销售折让和销售退回业务的发票管理，并区别下列不同情况进行处理，并根据经批准的贷项通知单（表示由于销货退回或经批准的折让而引起的应收销货款减少的凭证）及开具的红字发票，进行折让或退回的帐务处理，并将上述资料附在凭证后面。 ①、 购买方在未付货款并且未作帐务处理的情况下，须将原发票和税款抵扣联索回，注明“作废”字样；属于折让的，应按折让后的金额重开发票；

②、 在购买方已入帐，发票无法退回的情况下，向购买方索取其当地主管税务部门的开具的进货退出或索取折让证明单，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用发票，红字专用发票的记帐联作为公司当期扣减收入、销项税的凭证；然后再重新开出正确的商业发票给对方。

第五章 存货的盘点

第二十八条：公司仓库管理部门应至少每月一次对所保管的物资进行盘点工作，并与其编制的“领料单汇总表”、“外购物资入库单汇总表”和“产品销售发出汇总表”、物资台帐相互核对，以保证仓库管理的准确性和实物资产的安全性，并确保实物资产与仓库记录数量相互一致。 第二十九条：公司应每隔半年或一年组织仓库、财务部、车间、业务部等部门对存货资产进行全面盘点；存货盘点时应由上述部门抽调人员组成盘点小组，负责公司存货资产的盘点工作。并将盘点工作记录于盘点工作报表上，装订成册进行保管。

第三十条：财务部门应根据财务帐册上核算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析，编制“盘点情况汇总表”，列明差异情况和差异原因及相关责任部门的责任原因，提交给公司管理层。

第三十一条：公司管理层应根据财务部门编制的“盘点情况汇总表”进行分析讨论，确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。财务部门根据公司管理层的决定再对存货的盘盈、盘亏按照会计核算的要求进行处理。

第三十二条：财务部门应将盘点工作表、盘点情况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间

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顺序装订成册，作为会计档案进行妥善保管。

第六章 附则

第三十三条：本管理制度的制订、修改、解释权属于公司董事会。

第三十四条：本管理制度经过公司董事长签字审批后生效，修改时亦同。

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