错账更正方法 [对现行错账更正方法分类的改进建议]
［摘 要］ 在日常会计核算中，由于各种原因会使记账凭证填制出现差错，以至影响到账簿记录甚至使会计报表出现差错。《准则》中规定：账簿记录发生错误时，会计人员一般要采用划线更正法、红字更正法和补充登记法进行更正。笔者认为，现行有关错账更正方法的分类存在不足，并就此提出两种修改方案。
［关键词］ 错账更正；划线更正；红字冲销；补充登记
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 005
［中图分类号］ F231.6 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）17- 0010- 02
1 前 言
在日常会计核算中，由于各种原因会使记账凭证填制出现差错，以至影响到账簿记录甚至使会计报表出现差错。会计人员发现会计差错时，应当根据差错的性质，采用恰当的更正方法及时予以更正。《企业会计准则》中规定：在手工记账方式下，账簿记录发生错误的更正方法，一般采用划线更正法、红字更正法和补充登记法。具体操作是：记账后，发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法进行更正。记账后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误，从而引起账簿记录错误；或记账后，发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额，可以采用红字更正法进行更正。记账后，发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额，可以采用补充登记法进行更正。
笔者认为，上述有关错账更正方法的分类存在不足：一是对错账更正方法的划分不够科学。二是关于错账更正方法适用的前提条件的规定不够清晰明了。同时，对错账更正要求的讲解也不够具体。三是这种分类不便于初学者掌握，特别是红字更正法又分为两种情况，容易混淆。
为此，笔者建议应该对错账更正方法进行重新划分，主要有以下两种改进方案。
2 改进方案一
2.1 修改思路
一般账簿记录出现错误的原因有两类：一类是因记账错误引起的，另一类是因记账凭证本身编制错误引起的。因此，必须根据错误的原因，确定适用的更正方法。笔者建议对错账更正方法的适用范围重新界定：记账后，发现记账凭证正确，而账簿记录错误，如错记账户、错记借贷方向、错记金额、错结发生额或余额和文字笔误等，对这类错误要采用划线更正法。记账后，发现由于记账凭证编制错误而引起的账簿记录错误，则要采用红字更正法。
2.2 修改后方案
一是保留现行的划线更正法，二是将补充登记法并入红字更正法并对红字更正法进行完善，如表1所示。
将补充登记法并入红字冲销法的理由是：从现行补充登记法的适用条件看，补充登记法实际上是红字更正法中的一种特殊情况，不应作为单独的一种方法。同时，根据现行补充登记法规定的更正要求，使用补充登记法后，把原来的经济业务人为地割裂开了。例如，从银行提取现金２ ０００ 元，编制的错误记账凭证为借记库存现金２００元，贷记银行存款２００元，并已登记入账。根据现行补充登记法的更正要求，只要再编制一张借记库存现金１ ８００元，贷记银行存款１ ８００元的记账凭证，并登记入账即可。这样的账务处理使一笔完整的经济业务分别在两张记账凭证中反映，分两次登记入账，从而造成了不利于对账、不能完整和清晰地反映经济业务来龙去脉的后果。而红字冲销法经过完善后不存在这样的问题，所以，应该把补充登记法并入红字更正法。
2.3 具体操作步骤
2.3.1 划线更正法
采用划线更正法更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。更正时，对于文字错误，可只划去错误部分并进行更正；对于错误的金额应全部划销，不能只划去其中个别写错的数字。但划销时，不能涂抹掩盖原有记录，应使原有字迹仍可辨认，以备查看。
2.3.2 红字更正法
采用红字更正法更正时，先用红字（ 指金额用红字，下同）编制一张记账方向、会计科目、金额与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日第某号记账凭证”，并据以用红字登记入账，以冲销原来的错误记录；然后用蓝字编制一张正确的记账凭证，在摘要栏内注明“补记某月某日第某号记账凭证”，并据以登记入账。
3 改进方案二
3.1 修改思路
记账后，发现记账凭证编制正确，而账簿记录有误，纯属记账引起的账簿记录错误，采用划线更正法。记账后，发现由于记账凭证错误引起的账簿记录错误，需要分两种情况：属于金额错误采用增减补记法；属于记账方向、会计科目错误采用红字更正法。这种划分方法符合人们认识事物时由易到难、循序渐进的认知规律。
3.2 修改后方案
在这种思路下更正错账的方法应分为划线更正法、增减补记法和红字冲销法，如表2所示。
3.3 具体操作步骤
3.3.1 划线更正法
记账后，如果发现账簿记录有错误而记账凭证没有错误，纯属记账时的笔误，应采取划线更正法更正。具体做法是：首先将错误的文字或错误的整个数字划一条红横线，然后将正确的文字或数字用蓝字（或黑字）写在错误文字、数字上方，并由更正人员在更正处（错误文字、数字处）签章。同时要保证原错误文字、数字清晰可辨。
3.3.2 增减补记法
适用于记账凭证上的金额比所附原始凭证金额多记或少记的情形。增减补记法又可称为蓝字（或黑字）补记法和红字补记法。记账后，如果发现记账凭证中应借、应贷会计科目与记账方向都没有错误，记账凭证和账簿记录的金额相吻合，只是记账凭证所填金额小于应填的正确金额，在这种情况下，应采用蓝字（或黑字）补记法更正错账。具体做法是：将少记的金额用蓝字（或黑字）填写一张与原错误记账凭证账户名称与记账方向完全一致的凭证，表示增加原有金额，摘要栏注明“更正某月某日第某号记账凭证”字样，并据以登记入账，以补记少记金额。记账后，如果发现记账凭证中应借、应贷会计科目与记账方向都没有错误，记账凭证和账簿记录的金额相吻合，只是记账凭证所填金额大于应填的正确金额，在这种情况下，应采用红字补记法。具体做法是：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证账户名称与记账方向完全一致的凭证，表示减少原有金额，在摘要栏注明“更正某月某日第某号记账凭证”字样，并据以登记入账，以冲减多记金额。将这两种情形归为增减补记法，适用情形简单，易于理解和掌握：原记账凭证金额少写，蓝字（或黑字）补记；原记账凭证金额多写，红字补记。
3.3.3 红字冲销法
记账后，如果发现记账凭证上应借、应贷会计科目错误或记账方向错误，或二者兼有，或会计科目、记账方向与金额三者均错，且记账凭证同账簿记录的金额相吻合，这种情况下，应采用红字冲销法更正错账。具体做法是：先用红字（金额）填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日第某号记账凭证”字样，并据以用红字（金额）登记入账，即冲销原有错误的账簿记录，再用蓝字（或黑字）填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“订正某月某日第某号记账凭证”字样，并据以登记入账。
笔者认为，以上两种错账更正方法的改进方案较现行分类方法更科学合理，在实际教学中便于学生理解，易于掌握；在会计实践操作中更方便可行。