【论高等学校档案管理的创新思路】高等学校档案管理规定

　　 [摘要]：档案管理是高等学校协调、有序、高效运行的重要保证。分析了目前高等学校档案管理工作中存在的问题，提出了加强档案管理工作的几点思路。 　　[关键词]：高等学校 档案管理工作 问题 思路
　　档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，高等学校的档案作为学校的全部信息资源的重要组成部分，在辅助一线教学科研、支持学校行政后勤等部门的工作以及记录学校历史、宣传树立学校良好社会形象等方面，发挥着重要作用。因此，建立一个系统、科学、民主的档案管理制度，是高校协调、有序、高效运行的重要保证。
　　一、高校档案管理的现状
　　1.对档案管理工作的不够重视
　　受传统思想的影响，相当一部分人认为，档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和上级部门的检查就行。有些单位对国家《档案法》《档案管理办法》等有关法律法规学习和贯彻力度不够、认识不足，不知道档案是国家宝贵的历史文化财富，档案工作是国家的一项重要事业。由于长期的认识不足，导致各单位对档案管理工作不重视，制定的各项措施执行不到位，档案管理工作混乱。
　　2.档案管理的基础设施较差
　　由于长期对档案工作的不重视，资金不足，导致许多单位的档案管理设施落后，甚至个别单位没有专用档案室。有些单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
　　3.档案管理人员素质较低
　　有些单位不重视档案管理工作的重要性和专业性，档案人员变动频繁。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。甚至有些单位的档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
　　二、高校档案管理建设原则
　　1.规范、灵活相统一原则
　　各单位档案的管理制度要严格按照国家标准来执行，这样有助于制度执行的标准化、规范化，但不是说所有单位的档案管理制度千篇一律。高等学校因规模、类型、层次的差异，应根据自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。
　　2.职责、权益兼顾原则
　　在档案制度的制定过程中，一定要明确领导干部和档案管理人员的工作职责范围及权限，同时也应保护其合法权益。当前高等学校忽视管理人员的权益，这极大地影响管理人员的工作热情，也影响到整个学校的发展。建立高校档案工作制度必须把明确职责和保护权益放到同等重要的地位。
　　3.制定、执行并重原则
　　制度建设的首要工作是根据本单位的实际情况，制定出一系列系统、科学、合理的档案管理制度。然而检验其制度是否适合单位发展、是否可以调动工作人员积极性，关键在于制度的执行。因此，各单位应更多地关注各项制度的落实情况，在实践检验的基础上不断完善，使制度更加人性化、规范化、合理化。
　　4.静态、动态相结合原则
　　制度一经形成，便在一定时期内保持不变，具有相对的稳定性。但是，制度并不是一成不变的。随着时代的发展、社会的变化，档案管理工作制度也应逐步和国际接轨，走国际化道路，应当积极学习世界先进的档案管理方法和经验，并结合自身特点，不断完善现有的档案工作制度。
　　三、高校档案管理的创新思路
　　1.模式创新
　　目前，高校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。
　　2.思路创新
　　（1）管理理念创新
　　档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去封闭的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会和学校的需求作为档案管理工作的目标，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。
　　（2）管理内容创新
　　档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。应该有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
　　（3）管理方式创新
　　档案管理的好坏，往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。
　　（4）人才资源创新
　　要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力。
　　3.手段创新
　　（1）加强知识管理的核心是以人为本管理
　　发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。
　　（2）加强信息资源建设
　　开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
　　（3）建立档案管理人才竞争机制
　　鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
　　总之，档案工作者应该不断更新观念，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化、科学化。