成都医学继续教育信息化管理系统【略论继续教育管理信息化的内涵及作用】

　　一、继续教育管理信息化的内涵 　　 　　继续教育管理信息化是应用先进的计算机网络技术，采用先进的管理理念整合继续教育的教学、科研、社会服务等工作，以便对需求作出迅速的反应，从而加强继续教育的发展能力与竞争能力。这主要包括三个层面的意思：第一个层面是数据的电子化。即把继续教育内部的数据或文件以一定的格式录入到计算机里，可以随时查询和传输，这被称作为“数字化”的过程。第二个层面是流程的电子化。即把继续教育已经规范的一些流程以软件程序的方式固化下来，使得流程所涉及岗位教职员工的工作更加规范高效，减少人为控制和“拍脑袋”的管理行为。第三个层面是决策的电子化。即通过对那些电子化的原始数据进行科学的加工处理，运用一定的计算模型，从而起到对管理和决策的支持作用。信息化的发展将使继续教育把越来越多的可程序化决策纳入计算机系统，管理人员将有更多的时间用于没有办法程序化的决策上。继续教育管理信息化则是指在继续教育管理的各个活动环节中，充分利用现代信息技术，建立信息网络系统，集成和综合继续教育的信息流、办学资源流、工作流，实现资源的优化配置，不断提高继续教育管理的效率和水平，进而提高继续教育办学效益和竞争能力的过程。目前我国的继续教育发展面临着复杂多变、需求苛刻、竞争激烈的办学环境。但是我国继续教育的管理手段多半还比较落后，要把复杂的信息流、办学资源流、工作流及时准确地集成起来，传统的管理手段是根本无法做到的，经费占用不明，经费缺乏和浪费严重并存，考核、决策无依据，满足不了继续教育管理日益精细化的要求。况且传统的管理手段受各种人为因素的影响和制约较多，不少规章制度可能还只是挂在墙上，缺乏强有力的贯彻保障手段。
　　继续教育管理信息化可以借助计算机、网络等先进技术为代表的信息手段，加快继续教育管理信息的传递、加工的速度，使这些信息资源得到可靠的保存和有效的利用，将继续教育的办学及管理流程在线实现，并使教育管理层真正可以在线获得准确而明晰的“信息”，为决策提供依据，促进教育管理水平的提高。事实上，继续教育管理信息系统是继续教育管理思想、文化、理念、方法和机制的载体。管理信息化的核心是运用现代信息技术，把先进的管理理念和方法引入到管理流程中。在继续教育信息化建设过程中，必然会通过对办学流程的分析和梳理，有效地优化继续教育的办学流程和管理模式。继续教育所建立的各项管理规章制度不再停留在纸面上，而是被蕴含在管理信息系统中，被计算机强制性地执行。继续教育决策者和管理者可以通过对管理信息系统的调控，控制继续教育的各项办学活动，从而提高管理效率和水平，促进管理创新。
　　
　　二、继续教育管理信息化的作用
　　
　　(一)确保了数据的准确，使继续教育管理基础工作的质量大大提高
　　过去，即使在管理较好的继续教育机构也经常会出现这样的情况：同一个问题，不同部门所提供的答案不同。因为他们所依据的数据来源不同，加工方法不同，而且手工容易出错。在信息化过程中，对数据的来源、格式、加工方法会提出一系列规范化的要求，广泛使用的POS系统、EDI系统等，确保了数据的准确性和及时性，计算机处理数据的正确性更是不容怀疑。因此，信息化工作确保了基础数据的准确，使继续教育数据和信息实现一致性和共享性，从而使继续教育管理的基础工作的质量进一步得到保证。
　　
　　(二)提高了继续教育管理的工作效率
　　作为一个继续教育机构，它的各个组成部分之间是否能够有效沟通和协调一致是继续教育办学质量的决定性因素。传统的信息沟通方式既费时又费力，效率很低。继续教育管理信息网络的建立，使部门之间信息沟通更方便，工作衔接更主动，而且通过现代信息技术，继续教育管理人员及教师可以在任何地点、任何时间对任何信息进行处理，实现对信息资源及时、准确、充分的利用，这就使得各部门管理人员能很清楚地知道继续教育(或者自己所主管的那一部分)的当前状态，明确自己的任务，这就大大加快了工作任务的完成速度，提高管理效率。
　　
　　(三)管理工作更加规范化、制度化
　　俗话说，“没有规矩，不成方圆”，传统管理中，继续教育机构花了不少精力订立各种各样的管理制度，诸如教学制度、财务制度、设备管理制度、日常用品管理制度、教学质量监控管理制度等等。然而，在传统管理手段下，制度主要靠教师干部自觉遵守和职能部门的监督，许多情况下由于人为的原因被束之高阁，成为有名无实的东西。继续教育管理信息化可以把继续教育的规章制度、工作任务处理过程中有明确处理方法的程序性决策蕴含在管理信息系统中，被强制性地执行。这样，可以避免许多人为的干扰，继续教育管理工作更加规范化、制度化。而且管理人员将有更多的精力用于研究暂时还没有被程序化或无法程序化的问题，提高了管理工作的质量。
　　
　　(四)决策更加科学
　　正确的决策来源于对学校内外情况的充分了解和正确判断。由于现代信息技术带来了畅通无阻的信息资源，使得继续教育高层管理者在决策时有了更加丰富的依据。继续教育的信息化全面系统地保存了大量的信息，能及时全面地按不同要求、不同细度进行查询和综合，以快速地分析和解释现象，及时产生正确的结论。继续教育的信息化为决策提供了充分的信息支持。借助决策支持系统，管理人员可以更加容易地运用现代管理方法进行决策，保证了经营决策的科学性。
　　
　　(五)优化继续教育的工作流程和管理组织
　　继续教育的管理过程就是信息的流转和控制过程。信息的流转和控制过程又总是与继续教育的组织结构紧密相依的。纵横交错的信息网络改变了信息传递方式，使其由阶层型变为水平型。与信息传递方式紧密相依的组织结构也从尖顶的“金字塔”型变成扁平的“矩阵”型，原来分工细化的管理组织已不适应发展需要，起上传下达重要作用的中层组织的作用被削弱，甚至走向消失，这必然引起对工作流程的分析和梳理，重组工作流程，为继续教育的办学和发展建立一个科学、规范、先进、适用的工作流程和与之相适应的管理组织，提高继续教育的管理效率。
　　
　　(六)提高继续教育管理系统的运行质量
　　首先信息化提高了工作质量。信息化确保了数据的准确性和及时性，使继续教育机构的领导对机构当前的情况都能做到心中有数，及时处理，提高了领导层的工作质量；信息化将优化继续教育的工作流程和管理组织，强制性执行程序化的规章制度，工作规范，业务性决策，提高了执行层的工作质量；由于信息的公开化，所有部门、所有岗位的工作成绩都将公之于众，原因或责任也都将迅速查明，这就使得全体教职员工更加自觉地、主动地做好本职工作，提高全体教职员工的工作质量。其次，信息化将缩短信息传递和处理问题的时间等等，从各方面降低时间成本；信息化将减少文件资料积压，减少流动资金占用等等，从各方面降低经费使用成本。降低时间成本和经费使用成本，必然导致办学效益的提高。
　　
　　(七)提高教职员工的素质，增强教职员工的主人翁意识
　　首先继续教育机构的教职员工为适应信息化后的工作岗位，必须努力学习有关知识，提高自身的工作能力，规范自己的行为，产生自我管理的效应，积极主动地去适应继续教育信息化的要求，潜移默化中提高了教职员工的素质。其次继续教育机构可以在信息网络上为教职员工提供与本校有关的各种资料，供他们学习，帮助他们更新知识、更新观念，从而影响教职员工的思想，使教职员工对继续教育当前所开展的各项工作产生认同感，积极主动地参与，自觉地对学校产生一种向心力。再次，信息化的继续教育有可能通过信息网络让教职员工更多地了解本校的情况，直接与高层管理沟通，发表自己的意见建议，参与继续教育的办学管理，增强教职员工的主人翁意识，营造良好的工作文化。总之，信息技术的迅猛发展，既为我国继续教育带来发展的契机，又使我国继续教育面临严峻的挑战。未来的社会是一个信息社会、网络社会，谁在这场信息革命中领先一步，谁便能在未来的办学竞争中占据优势。继续教育机构唯有实现继续教育信息化，才能赢得在继续教育市场竞争中的主动权。
　　作者单位：广东商学院高教室
　　[责任编辑：姜雪]