干部人事档案管理信息化系统【增强高校人事档案管理信息化发展维度分析】

　　【摘要】信息化管理是人事档案事业发展的必然趋势。增强高校人事档案管理信息化发展维度，需要大力发展数据化，增强其保密性和安全性，提升人事档案管理队伍素质，健全规章制度，依法治档等。
　　【关键词】高校 人事档案管理 信息化
　　【中图分类号】G27 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2012）06-0007-01
　　《普通高校档案管理办法》要求：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”信息化是当今社会发展的一大趋势，信息化管理是人事档案事业发展的必然趋势。随着市场经济的发展，计算机、网络技术的普及，人才的需求和利用日益扩大，人员流动不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多。增强高校人事档案管理信息化发展的效度，提高人事档案管理水平，更好地发挥档案信息资源作用，提高工作质量，已成为档案管理人员研究的一个重要课题。
　　一、高校人事档案管理信息化的含义
　　《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。”高校人事档案是指记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现的，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校人事档案管理信息化，就是对高校人事档案管理信息资源进行处置、管理和提供利用服务，在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案管理信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案管理资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享,为高校干部人事工作提供及时高效的服务，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。
　　二、增强高校人事档案管理信息化发展的维度
　　信息化是处于规范化与信息化管理同时发展的过程。高校人事档案管理的信息化是不可避免的必然趋势，把新兴的技术手段引入人事档案管理领域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事档案管理工作的信息化建设是不可能一蹴而就的，而是一个循序渐进的过程。具体来说，可以从以下方面入手：
　　（一）大力推进人事档案管理数据化。要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理高校人事档案，实现人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。人事档案管理信息化是以人事档案管理标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。高校人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库,它主要包括高校人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况以及其他情况等。因此，要以档案的原始材料为依据，信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义；培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。运用信息维护系统，将人事档案的信息录人微机，建立完整、准确的人事档案信息数据库。同时，高校要采取积极有效的措施，构建通信稳定、数据传输快速、可靠性高的校园局域网，建立人事档案信息网络；保证计算机硬件及软件系统的更新换代。
　　（二）坚持人事档案管理的保密性和安全性。要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，一方面建立规范、严格、科学的信息化管理规章制度，从制度层面杜绝泄密及丢失数据的可能性；另一方面，要严格分配管理权限，定期备份，及时维护数据库，从技术手段上保证数据的安全性及保密性。
　　（三）提升人事档案管理队伍素质。要实现人事档案管理信息化，就必须要有一批高素质档案管理人员。信息化管理下的人事档案管理人员不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识,而且要有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。这就需要档案管理人员认真学习《档案法》和人事档案管理知识，加强政治素质和业务素质的培训，提高管理水平。有工作能力，掌握现代信息管理技术，使档案人员不断提高理论、业务、技术等自身素质，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，推动人事档案工作的顺利开展。
　　（四）健全规章制度，依法治档。人事档案管理信息化建设，需要健全的规章制度和相应的法律保护。因此必须要加强法律法规和规章制度的建设，依法治档。人事档案管理工作的特殊性决定了法律法规的重要性。高校相关部门必须及时按照国家档案局新颁布的《归档文件整理规则》，根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需求，结合自身工作的需要和特点制定人事档案工作发展规划，建立建全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有章可循，真正做到依法治档。
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　　作者简介：
　　陈小红（1967-），女，重庆万州人，重庆三峡学院人事处，馆员，主要从事人事档案管理。