投标切忌“临门失脚”:临门脚是什么意思

　　 　　一些看似细微的失误，每一个都可以将投标方挡在门外，前期的辛苦准备则付诸东流。因此，企业在投标准备过程中，看细节、看局部、看整体三个步骤缺一不可。 　　
　　“一家本来很有优势的公司，因为标书有一页没有打印页码，就被宣布为废标。”
　　“有的投标人在截标时间之后才送来文件，迟到了一分钟，都被挡在门外。”
　　“在投标书上必须有投标人或其授权的代表签字，并加盖单位公章，但有的投标人忘了签字，造成不可挽回的错误。”
　　这些看似细小的失误，每一个都可以将投标方挡在门外，前期的辛苦准备则付诸东流。因此，在投标准备过程中，看细节、看局部、看整体三个步骤缺一不可。
　　
　　看细节――
　　谨防小处落网
　　
　　投标人接到招标通知后，应根据招标通知的要求制作招标文件（也称标书），并将其送交给招标人。这时需要仔细辨读招标书的各部分内容，注意招标人的特别要求，决定是否投标。比如在最近的一个“国务院发展研究中心计算机信息网络系统建设和配套设备采购项目”中，要求投标人须具有国家保密局颁发的涉及国家秘密的计算机信息系统集成甲级资质; 再如有的项目要求招标人必须具备系统集成一级资质，或注册资金在多少金额以上，参加国际招标的还必须有进出口经营权。因此企业先要自查是否符合要求，不要做无用功。
　　另外还要注意以下几项通常会被忽略的问题:
　　1. 投标文件不符合规定。如未按规定标记、密封; 未经法定代表人签署或未盖投标单位公章; 内容不全或字迹模糊、辨认不清; 另外，文件递交方式、时间、地点等要求也要看清。
　　2. 有的项目会要求产品制造商的授权书，授权书十分重要，但有的投标人没有此授权，或拿了授权书，但没有法人代表签字，也被看成不合格的授权书。
　　3. 套用别人的模板时忘记修改投标方或招标方名称，遗留了过去投标时的痕迹。
　　4. 货期明显与要求不符，使用单位不敢要这批设备。
　　5. 主要指标只要有一项不合格，也会被淘汰出局。
　　6. 投标保证金不足，或开立的银行级别太低，亦成为废标理由。
　　7. 在设备标中，如分几个包，投标人可投其中一个包或全部的包，但一个包内的配置一定要报齐。
　　8. 投标人应认真制作技术规格响应表，主要指标有一个偏离即会导致废标; 次要指标也应作出响应; 认真填写技术规格偏离表，优多少、差多少都尽量写明。
　　在标书制作方面，虽说要注重实质内容，不要过于看重形式，但也应尽量将标书制作得漂亮整洁，设置目录索引以便于查找。还要注意一些细节问题，如字体、字号、页面形式要求，甚至页眉页脚、页顺序编号等。一般招标书还会要求签字与加盖公章、正本每页需小签、报价不能缺项、正本与副本数量不能少、修改过的地方要签字等。
　　在商务分册编制中，最好包含表态文件，如感谢函和致客户信。感谢函以参与投标公司或部门的名义给客户项目主管领导，表达对客户邀请投标的感谢，并表态全力做好客户项目投标工作。致客户信以参与投标的企业领导的名义给客户单位项目实施做出保证及承诺。
　　将商务/技术分册中的核心内容和对客户招标书中的要点问题进行精炼概括，也能便于客户快速了解投标书中的总体情况。注意根据客户招标文件的差异化需求，选择补充相关内容，但要严格按招标文件规定的格式完成。
　　
　　看局部――
　　标书主体结构
　　
　　部分投标人标书内容与招标文件严重偏离、没有实质性响应招标文件，或招标文件编制不当，这些都会导致投标与招标实际要求不符。
　　投标文件一般包括商务标书和技术标书两部分。商务标书中有投标函(承诺、报价）、开标一览表、报价详细表（配置、数量、价格）、法定代表人授权函、厂商授权函、公司介绍及资质、项目组情况(项目成员资质、职责）、保证金（保证金回单复印件）、招标书要求等内容; 技术标书则为技术方案和其他要求的内容。
　　建议方案可分为基本版和标准版两类，基本版用于客户一般性、口头需求的答复，应答客户关注的基本问题; 标准版需较完整地编制建议方案，用于应答客户书面需求或主动针对客户发展编制建议方案。具体采用的建议方案类型可根据客户需求及有效性、针对性等综合因素来选择。
　　基本版包括概述、项目需求分析、整体解决方案、项目实施保障、项目报价、附录、编写方案格式要求、建议方案的编制与审批等八项内容。
　　概述需简要说明方案的目的、针对性客户及内容，以及本企业的总体情况和服务能力。要注意结合客户项目及客户最为关注的问题编写，不要无针对性地简单照抄样本。
　　项目需求分析应从客户实际情况出发，突出对业务的深厚理解，切忌用空话套话，凡客户不关注的方面可以省略。
　　以网络通信项目为例，整体解决方案包括网络通信、网络应用和整体服务解决方案。
　　网络通信解决方案: 以图、表、文字等方式简要描述根据客户需求编制的网络通信方案。该方案应包括客户网络拓扑结构、带宽、网络技术选择、主要网络性能指标、主要客户使用功能、安全可靠措施等; 还应视客户接入的复杂程度，增加接入技术、接入方式、接口标准等内容。
　　网络应用解决方案: 以图、表、文字等方式简要描述根据客户需求或潜在需求编制的应用方案。该方案可包括基于网络的电视会议、网络视频监控、安全远程办公、灾难备份、网络实时转播、网站主页等内容; 还可以包括与客户IT应用相关的增值应用，如建立或租用CRM、ERP、呼叫中心等。
　　网络整体服务解决方案: 根据用户分级提供差异化服务，例如5（天）×8（小时）、7（天）×24（小时）、远程服务、现场服务等区别。服务方案还应视客户需求提供系统集成、网络维护外包、视讯（监控）、呼叫中心外包、客户网管代管等服务。更进一步的，还可根据客户需求选择其他延伸服务，如专家咨询、发展研讨、共享资源、客户合作等。
　　项目报价简要分项说明报价包括的网络通信、网络应用及整体服务的价格结构（视项目情况也可组合捆绑报价），并说明优惠幅度，以及项目汇总价格，如果有根据规模及签约时间提供的总体优惠，可说明不同方案的报价选择。
　　在招标文件有关评标的规定中，对一些技术指标往往给出一个下限值，只要投标人在投标中表明能满足该值，即认为合格; 若投标的技术指标优于该值，在评标中并不给予任何评标奖励，如加分或减去一定比例的评标价格等，但达不到该值，则被认为是出现偏离。针对这种规定，投标人在制备投标文件时，应适当选择货源，使投标货物的技术指标恰好达到基本要求，既不出现偏离而影响评标结果，又不致因指标过优而抬高了报价，在另一方面影响评标成绩。
　　对于招标文件明确规定提供的货物和服务，应注意对具体货物和服务的名称、内容和数量方面不要多报; 也不要将规定范围以外的货物和服务列入明确规定提供的货物和服务报价中。处理好两者关系的目的是要使投标价格仅限于招标文件明确规定提供的货物和服务的范围内。
　　
　　看整体――
　　优化人力资源配置
　　
　　警惕投标“临门失脚”，有时不仅仅是要防止因一些细节疏忽导致失败，还应注重标书背后更深层次的人力资源配置。这是一个日积月累的过程，只有优化投标资源配置，才能聚集力量，在竞争中胜出。
　　以某集成公司的架构为例，它参与投标的人力资源配置如下。
　　1. 客户营销部门: 负责准确、及时了解客户需求及有关客户背景、发展资料，并协助售前支持人员收集有关编制方案、标书所需的资料; 认真分析客户方与项目决策有关的人员、信息资料; 及时准确了解项目进展过程中的有关信息、情报，特别是竞争对手的相关信息; 分层次建立、保持、巩固和发展客户关系，确保项目实施中有效发挥客户关系的作用; 负责提供建议方案或投标书商务部分的资料和策略，配合售前支持人员完成商务文稿。
　　2. 业务协调部门: 负责调查、收集、整理建议方案或投标书所要求的资源状况，以及完成项目所需增量投入及时间进度等情况资料，拟定初步实施计划。该部门应根据客户个性化的需求，提出解决方案，必要时组织或协助配合营销部门开展测试、试验等工作; 协助售前支持人员完成相关建议方案、投标书与项目资源状况及实施进度计划有关的文稿。
　　除此之外，业务协调部门还要负责建议方案及投标书的整体编写工作，按流程组织建议方案或投标书的送审、批准、组织印制校对、装订及交付等; 并将建议方案或投标书的相关资料、电子介质及文本资料编号归档。
　　3. 技术支持部门: 通过技术交流，及早了解用户和用户主管部门对招标采购的总体设想或具体计划、安排以及详细要求（包括供货范围或工作范围、技术规格及性能要求），尽可能掌握用户和用户主管部门意向性或倾向性意见（如希望购买哪个厂商的产品）。落实售前支持项目经理，负责组织召开小组会议，明确目标、任务、各部门职责、进度计划。
　　各个组织结构间紧密合作、积极联动，才是制胜关键。
　　
　　小贴士
　　授标前的变通之道
　　在开标后到授标前，投标者应充分利用一切可能的机会与用户进行沟通工作。按照通常的规定，在开标后，投标者不得主动与招标者联系，或者影响评审专家的评判，否则可能会导致投标的废除; 但仍允许投标者就其投标书进行澄清。那么，此阶段工作应在其澄清投标所允许的情况下进行。
　　首先，投标者要积极做各方面工作，争取应邀参加投标者澄清活动。对于复杂的货物，一般招标者会在评标的过程中，有选择、有重点地邀请一些投标者澄清投标，而且被邀请参加投标澄清的厂商是比较具有竞争性的，中标者往往从这些投标者中选择。所以，在澄清投标时，应做出认真的令人满意的解答，澄清招标者（包括用户）提出的各种问题，争取进一步向招标者介绍投标货物的技术规格及性能和价格构成。
　　另外，投标者还可能通过澄清投标方式在投标价格上做文章。按照公开开标的原则，在投标后修改投标价格是不允许的。因此，在保持投标价格不变的情况下，调低投标价格可考虑下述办法:
　　1. 提高货物规格和性能，而不增加费用。提高货物规格和性能是需要增加费用的，若增加费用没有在投标价格中体现，实际上等于降低了投标价格。提高货物技术规格和性能而不调高投标价格，不仅使招标者在合同价格上实际少支付了费用，而且从长远工作运行角度而言，由于货物性能好，可以大大节约运行费用，获得更好的经济效益。
　　2. 免费增加供货范围和服务项目。一是对在评标中考虑的设备、备件、工具和服务，免费增加提供。二是对在评标中不考虑的任选设备、备件、工具和服务，免费提供。任选设备、工具、备件和服务是由招标者在签订合同时根据情况选定，其价格应另列入合同价格中。
　　3. 延长货物保修期而不增加费用。在货物保证期内投标者对属于其责任的货物损坏、缺陷，承担免费修理、更换的义务。货物保修期延长，投标者的责任可能增大，费用会增多，但对招标者会产生利益，从而使投标书具有更大的吸引力。
　　投标者可以考虑在开标后采用上述办法，既保持其投标价格不变，又可在评标中改善自己的地位。
　　
　　链接
　　投标行为规范
　　●投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。
　　●投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。投标人少于三个的，招标人应当依照本法重新招标。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收。
　　●投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。补充、修改的内容为招标文件组成的部分。
　　●投标人根据招标文件载明的项目的实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。