【信息时代下的电子档案管理问题探析】 信息时代的三大特征

　　摘要：随着全球信息化脚步的加快，网络化的快速发展，计算机迅速普及，电子档案的出现成为一种必然，成为档案管理的重要组成部分之一。在当前的发展形势下，有必要加强对电子档案的认识，对提升其管理水平深入研究，促进我国档案电子化的发展。
　　关键词：信息时代 电子档案 管理问题
　　前言
　　今天是一个信息主导的社会，信息就代表着财富，计算机成为现代化办公的重要工具之一，信息技术迅速发展，电子档案迅速普及。所谓电子档案就是指在社会的活动中形成具有保存价值，利用电子计算机处理与承载的记录，其与传统的纸质档案存在着明显的区别，掀起了档案管理行业的革命，档案的从业人员必须加强对电子档案的了解，才能保证工作的质量。
　　1.电子档案的特征及优势
　　电子档案是信息社会高度发达的产物，与传统的纸质档案相比，其具有以下几个特征与独特的优势：
　　1.1 电子档案的特征
　　1.1.1 记录方式多样，具有一定的变动性
　　传统的档案管理工作主要由档案人员手工完成，相对效率较低，受到传统归档方式的限制，查阅与检索的难度非常大，档案的功能无法发挥，电子档案的出现恰恰弥补了这一不足，存储与查阅更加便捷。
　　1.1.2 具备一定的非直读功能
　　传统的纸质档案内容与事实相符，查阅的人可以直接阅读，但是电子档案不同，其需要一定的载体，光盘，磁带等，其无法直接阅读，而且电子档案的内容可以根据需要进行加密处理，只有利用专业的设备方能阅读其内容，这对于保密档案具有一定的积极作用。
　　1.1.3 对元数据及背景信息的依赖性强
　　电子档案的元数据需要依附文件信息存在，否则无法恢复电子文件的原型；同时，电子档案的前身是电子文件，主要利用网络传送，操作人员之间很可能互不相识，背景信息无法直接反应出来，事先必须提供充分的背景信息，严重不利于档案的使用。
　　1.2 电子档案的独特优势
　　1.2.1 降低了档案管理人员的工作压力，提高了工作效率
　　信息化飞速发展的今天，网络的普及大大增加了管理的效率与速度，降低了工作人员的压力，传统的立卷归档工作变得轻松，查找检索更加便利，增加了归档的质量与速度，减轻档案管理人员的工作强度，提高了人力资源的利用率。
　　1.2.2 电子档案更加便于文件的补漏增缺
　　传统的档案管理中一旦遇到档案残缺或者是漏掉的情况下，想要补漏增缺十分麻烦，一般都需要拆卷重新做，但是电子档案利用网络的优势，归档整理省事省力，可以随时补漏增缺，不易形成存积。
　　1.2.3 便于文档的保密功能
　　传统的纸质档案在查阅的时候需要整卷提供，极为不利于保密，但是电子档案则可以弥补这一不足，在查阅中可以发送单份文件，查阅人员仅能看到其所需的文件，大大提升了文件的保密性。
　　1.2.4 增强了档案管理工作的质量
　　档案最根本的功能在于查阅与使用，这就需要提供高质量的文档卷宗，传统的文书立卷是由人工完成的，很多都加入了立卷人自己的理解，受到立卷人自身的主观意识影响，无法保证标准的统一，对卷宗的质量必然会产生一定的影响，严重影响档案的利用。实现电子档案管理后，档案整理不再繁琐，降低工作人员的压力，可以有更多的实践与精力放在信息的开发与利用中，提高档案工作的质量与效率，保证文书档案可以发挥更大的价值。
　　2.提升电子档案管理质量的有效对策
　　2.1 建立健全管理体制，执行统一管理标准
　　首先要实行档案管理与文件管理领导与规划的统一，同步发展；其次将前期的文件管理纳入到档案的工作范围之内，保证从文件的形成到最终的利用在统一的监督标准下完成；再次必须要根据实际工作需求制定合理、科学统一的归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，对其信息内容的原始性与真实性进行鉴定。
　　2.2 控制电子档案的转换型，提升其安全性
　　电子档案根据不同的需求可以在不同的载体中同时出现，同时可以相互转换，其中也包括文件中的印章与签名，利用计算机可以实现复制、粘贴的目的，这在保证其真实的同时却缺少原始性的保证，但是我们可以利用新技术来实现电子档案的保护，可以更改模式为只读，可以加密等措施达到保护的目的。同时受到计算机自身特征的影响，对系统信息修改十分简单，修改后会形成新的文件，原始文件没有任何痕迹，此时没有备份文件，一旦被修改，将会影响信息的真实性，降低利用的价值。
　　2.3 在使用中做好控制与管理工作
　　在使用中最重要的是审核使用人的权限，设置使用的级别，在使用前进行权限的认定，登陆后方可使用；同时做好拷贝与回收工作，根据不同使用者的需求，确认其利用权限，然后进行拷贝处理，保证原始文件的有效性；增强在使用中的安全保护措施，根据不同档案的秘密级别进行不同的处理，在使用中最好可以进行全程跟踪监控，自动生成记录，便于后期的查证。
　　2.4 加强新时代的档案管理队伍的建设
　　随着信息楷书的逐渐完善，电子文件迅速发展，培养适应当前发展形势的档案管理人员十分必要，档案管理部门要重视与加强档案管理人员的培养，可以采用多渠道引进高技术，高水平的管理人员，增强其责任意识；同时也要加强现有的档案管理人员专业素质的建设，尤其是现代知识的更新与培训，使其可以适应当前的管理模式。随着电子档案的不断发展，对档案管理人员提出了更高的要求，所以，档案管理部门要根据实际发展的需要，优化人员配置，完善档案管理队伍的建设，培养高素质、高水平的电子档案管理队伍。
　　结束语：
　　电子档案的出现与发展是大势所趋，是信息化社会发展的必然结果，电子档案的出现也可以推动社会发展，实现档案数字化是必然的过程。在当前的发展形势下，结合电子档案自身的特征，注重硬件设备与软件设施的同时完善，建立健全管理体制，增强管理人员的综合素质，加强沟通，顺应时代发展的潮流，利用有限的资源实现电子档案管理水平的提升，促进社会主义现代化建设。
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